仕事の報告が上手いといわれるようになる方法
こんにちは。AOです。
「仕事を進めていく上で報告は大事ですよね。そんな日頃から当たり前のように行う報告をせっかくなら「報告がうまい」と言われたいな」
今日の記事では、そんな思いを抱くあなたに「報告がうまい」といわれるようになる方法を伝えます。
こんな人におススメ！
・日頃から上司に報告する機会が多い人
・上司に報告してもあまりいい反応をもらえず悶々としている人
それでは、進めていきましょう。
目次
1, 「報告がうまい」って具体的にどんな事？
結論からお伝えします。上司を満足させてあげる事が出来る報告です。
一般的によく使われる報告って誰にしますか？
親・兄弟・友達・先輩・後輩・上司・部下など広い目で見れば報告するべき対象はきりがありません。
そんな中、一般的に報告する対象は「上司」と考える人が多いのではないでしょうか。
その通りです。仕事を進めていく上で報告する対象はほぼ確実に上司にするものです。
仕事を与えてくれるのも仕事の責任を取るのも上司です。
「少々のミスはこっちに任せて全力でやってこい！」
と思わずほれてしまうような最高の一言を上司から引き出せるかどうかもあなたの報告の仕方次第です。
お互い気持ちよく仕事を進めていく為に報告について学んでいきましょう。
2, 「報告がうまい」と言われる例と「報告が下手」と言われる例
「報告がうまい」と言ってもらうようになる為にはどのような事例がうまい報告なのか知っておく必要がありますね。
それではどんな報告が「うまい」と表現されるのか・・・その答えは以下の3点になります。
それでは一項目ずつ具体的に説明していきますね。
1), 結論から伝える
やり取りの基本ともいえる「結論から伝える」事が大事です。
上司に一瞬でも「ん？何の話だ？」と思わせてはいけません。
それだけで上司の思考力を奪っている事につながり上司と話題が共有できていないまま話を進めていけばストレスを与えてしまい結果的にまともに話を聞いてもらえなくなります。
報告を始める時には「○○の件ですが、完了しました」とストレートに伝える勢いで結論から入りましょう。
2), ネクストステップを伝える
完了したことを報告する場合にはネクストステップは不要ですが、悪い方向や進捗報告の際には必ずネクストステップを伝えましょう。
悪い報告の場合には「○○の件ですが、計画に対し1週間遅れが発生していますが○○の作業を切り詰めて遅れを解消させよう計画しています」などと具体的にどのような手段を取るつもりか伝える事で上司は安心します。
ネクストステップがなく漠然と悪い報告しただけでは上司は
「遅れている事はわかった。で？今後どうするの？遅らせたまま進めて最後は私に謝れってこと？」
などときつい言葉をかけてくるかもしれません。
上司は責任を取る立場ですから最後にどのように責任を解消するかそこに焦点を当てている以上失敗を回避する事で頭がいっぱいになっています。
上司の不安を取り除いてあげる為にもネクストステップを常に意識して行動しましょう。
3), 「1分以内」に伝えきる
そのままの表現になりますが、報告は「1分以内」に完了する意気込みで行いましょう。これまでの頑張りをり伝えたい気持ちが出てきても強く気持ちを抑えましょう。
気を付けなければならないのが意識し過ぎて「短すぎて伝わらない」事態にならない事です。
短いに越したことはありませんが極端すぎて相手に全く意味が伝わっていなければ本末転倒です。それこそ上司に考える時間と労力をかけさせてしまう事態になりますので「短く！わかりやすく！」を心がけましょう。
こっそりコツを伝えさせてもらうと・・・「○○の件・・・以上のような結果になりました」と結論を伝えた後に「何か問題はございますか？」と一言聞くことで基本的に上司にしゃべるバトンを渡した状態になりますので報告の区切りを作る事ができます。
このようにする事で上司も気分がよくなり話を聞き入れやすくなってくれているのは間違いありません。
お互い気分よく仕事を進められるように上手に進めていきましょうね。
3,報告がうまいといわれるようになる方法
ここまでに「報告がうまい」と言われる例について説明してきました。それではこれからどう行動する事が報告がうまいといわれるようになるのか、具体的に説明していきます。
1) 時系列で仕事の進捗をまとめる習慣をつける。
報告の基本は「進捗」です。計画通り進んでいるか、いないか、上司が一番が関心を寄せるポイントはここです。
上司が必要としている進捗を報告するには常に出来事を時系列にまとめておく事をお勧めします。
報告する際に非常に重要な仕事の進め方になるからです。
きっと誰もが経験があると思いますが、結論を報告した後に上司から「なぜこうなった？」と聞かれます。
その時に重要になるのが正確な事実を報告する事です。
人間は常に記憶を更新していく生き物ですから記録を残しておかないと抜け漏れだらけの情報になってしまいます。
事実に基づいていない情報ははっきり言って無価値ですから上司から「いい加減な報告をする奴だ」というレッテルを貼られてしまい結果的に重要な仕事を任せてもらえなくなってしまいます。
そのような残念な結果にならないようにメモ紙でもなんでもいいので「出来事と日付」は最低限残す習慣をつけましょう。
2) こまめに報告を心がける
もう一度言いますが上司に報告する事は「進捗」がメインです。進行中に少しでも問題につながる出来事があった場合にはすかさず上司に報告しましょう。
中には「そんなこといちいち報告しなくても」などと思う人いるかもしれませんが、その考え方こそが危険です。
問題は小さなうちに潰しこむ事が仕事の基本です。問題が大きくなってしまうと必ず比例して「損失」が増えます。
問題が大きくなる前の「火種状態」を早期に発見できるかどうかも立派なビジネスマンの能力です。
上司に問題を報告する事で上司も準備を整える事になり更に自分では気づかないアプローチの方法を展開してくれてスキルアップにつながる可能性もあります。
こまめに報告する事を心がけましょう。
もしも上司が「そんなことはいちいち報告しなくてもいい」と言ってきた場合は上司自身が仕事が全くできないかあなたの報告の仕方が悪い可能性もあります。
他人から言われた言葉は落ち込まず自分の仕事の進め方を見直す教材として有効利用しましょう。
3) 事前に台本を書きあげる
最後にとても重要な事をお伝えします。
台本を簡単に紙に書きあげる事です。
台本と言っても一字一句全て読み上げる為の文字を並べるのではなく以下の事を並べるとOKです。
POINT
1, 案件
例：客先との日程打ち合わせの件
2, 結論
例：こちらの要望である1週間の納期遅延を承認してもらえて猶予が確保できました。
3, ネクストステップ (引き続く場合)
例：納期遅れの根源となっている技術部門にはこの事実を伏せたまま引き続き急がせます。
「そんなこといちいち書かなくても頭で覚えてるから大丈夫」と考えている人も多いと思いますがこれをやってみると効果を実感できます。
書いて文体として認識する事で客観的に自分の思考が整理でき本当にその内容が正解なのか？と自問自答する事ができます。
上司に報告する時に反応が悪かったり先手必勝で全く他の案件の話をされた場合などに整理していたはずの思考が乱れてしまい、いざ自分が報告しようとしたときに「あれ？何を言おうとしたんだっけ？」という状態になってしまう事があります。
そんな思考になってしまった瞬間、報告の質が下がってしまい「報告がうまい」ｔ思ってもらえなくなってしまいます。
何が起きてもぶれずに整理した情報を報告する為にも簡単に上記をまとめておいて報告に臨むことで「報告がうまい」と周りから思われることになります。
4, 私の失敗談
私がこれまで培ってきた報告のスキルの中で一番「役に立った！」と思えたのは「事前に台本を書きあげる」ですね。もうこれ一択です。
このやり方を身につける前の私は「行き当たりばったり」という言葉を体現する事で見本を示していたといわれても仕方がない進め方をしていました。
情報を整理しないまま上司に話を持って行くものですから当然上司を目の前にして「えっと・・・」などという言葉を連発させ「言いたいことをまとめてからまた来てくれ」と言われたこともあります。
その時には私自身子供だったこともあり「少しくらい待ってくれてもいいのに」や「ここまで言ったんだからあとは汲み取ってくれればいいのに」などと自己中心的な考えで報告のスキルを磨く気など全くありませんでした。
しかし、そのような報告の仕方ばかりやっていた為上司と問題を共有できず失敗した時には上司から「なんで早いうちに報告しなかったんだ」とよく言われていました。私の中では「え？言ったじゃん」と考えていますから全く意思疎通できていない状態が続き当然成果も上がりませんでした。
そんな中、大きな問題に遭遇した事のない人がいる事を知り私は「大した仕事を経験したことがないんだ」程度の思考しか持っていませんでしたがよくよくその人の仕事の進め方を観察してみると必ず「こまめに相談し、上司から意見をもらう」という事をひたすら行っていた事を知り私はそこでやっと気づきました。「この人は運が良くて問題が起きた事がないわけじゃない。自分で問題を抑え込んでいるだ」と。
それから私はその人の仕事の進め方を観察したり、本やインターネットで色んな人の考え方を勉強しこの度紹介した「報告が上手くなる方法」を身につけました。
私の失敗を含む実体験から紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。
5, 終わりに
組織で仕事を進める以上「報告」は必要不可欠です。
楽しく気持ちよく仕事をしながら高い成果をあげるためにもこのスキルを大事に育ててみてください。
一人の力なんてたかが知れています。
組織として力を存分に発揮する為には周囲とのコミュニケーションをいかに密にとるかが重要なカギとなります。
報告はその一つのツールですので身につけて決して損はありません。
ぜひこだわりを持ってみてください。
日本の経済発展の為に一緒に成長していきましょう！！
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