仕事の報告が上手いといわれるようになる方法
こんにちは。AOです。
「仕事を進めていく上で報告は大事ですよね。そんな日頃から当たり前のように行う報告をせっかくなら「報告がうまい」と言われたいな」
今日の記事では、そんな思いを抱くあなたに「報告がうまい」といわれるようになる方法を伝えます。
こんな人におススメ！
・日頃から上司に報告する機会が多い人
・上司に報告してもあまりいい反応をもらえず悶々としている人
それでは、進めていきましょう。
目次
1, 「報告がうまい」って具体的にどんな事？
結論からお伝えします。上司を満足させてあげる事が出来る報告です。
一般的によく使われる報告って誰にしますか？
親・兄弟・友達・先輩・後輩・上司・部下など広い目で見れば報告するべき対象はきりがありません。
そんな中、一般的に報告する対象は「上司」と考える人が多いのではないでしょうか。
その通りです。仕事を進めていく上で報告する対象はほぼ確実に上司にするものです。
仕事を与えてくれるのも仕事の責任を取るのも上司です。
「少々のミスはこっちに任せて全力でやってこい！」
と思わずほれてしまうような最高の一言を上司から引き出せるかどうかもあなたの報告の仕方次第です。
お互い気持ちよく仕事を進めていく為に報告について学んでいきましょう。
2, 「報告がうまい」と言われる例と「報告が下手」と言われる例
「報告がうまい」と言ってもらうようになる為にはどのような事例がうまい報告なのか知っておく必要がありますね。
それではどんな報告が「うまい」と表現されるのか・・・その答えは以下の3点になります。
それでは一項目ずつ具体的に説明していきますね。
1), 結論から伝える
やり取りの基本ともいえる「結論から伝える」事が大事です。
上司に一瞬でも「ん？何の話だ？」と思わせてはいけません。
それだけで上司の思考力を奪っている事につながり上司と話題が共有できていないまま話を進めていけばストレスを与えてしまい結果的にまともに話を聞いてもらえなくなります。
報告を始める時には「○○の件ですが、完了しました」とストレートに伝える勢いで結論から入りましょう。
2), ネクストステップを伝える
完了したことを報告する場合にはネクストステップは不要ですが、悪い方向や進捗報告の際には必ずネクストステップを伝えましょう。
悪い報告の場合には「○○の件ですが、計画に対し1週間遅れが発生していますが○○の作業を切り詰めて遅れを解消させよう計画しています」などと具体的にどのような手段を取るつもりか伝える事で上司は安心します。
ネクストステップがなく漠然と悪い報告しただけでは上司は
「遅れている事はわかった。で？今後どうするの？遅らせたまま進めて最後は私に謝れってこと？」
などときつい言葉をかけてくるかもしれません。
上司は責任を取る立場ですから最後にどのように責任を解消するかそこに焦点を当てている以上失敗を回避する事で頭がいっぱいになっています。
上司の不安を取り除いてあげる為にもネクストステップを常に意識して行動しましょう。
3), 「1分以内」に伝えきる
そのままの表現になりますが、報告は「1分以内」に完了する意気込みで行いましょう。これまでの頑張りをり伝えたい気持ちが出てきても強く気持ちを抑えましょう。
気を付けなければならないのが意識し過ぎて「短すぎて伝わらない」事態にならない事です。
短いに越したことはありませんが極端すぎて相手に全く意味が伝わっていなければ本末転倒です。それこそ上司に考える時間と労力をかけさせてしまう事態になりますので「短く！わかりやすく！」を心がけましょう。
こっそりコツを伝えさせてもらうと・・・「○○の件・・・以上のような結果になりました」と結論を伝えた後に「何か問題はございますか？」と一言聞くことで基本的に上司にしゃべるバトンを渡した状態になりますので報告の区切りを作る事ができます。
このようにする事で上司も気分がよくなり話を聞き入れやすくなってくれているのは間違いありません。
お互い気分よく仕事を進められるように上手に進めていきましょうね。
3,報告がうまいといわれるようになる方法
ここまでに「報告がうまい」と言われる例について説明してきました。それではこれからどう行動する事が報告がうまいといわれるようになるのか、具体的に説明していきます。
1) 時系列で仕事の進捗をまとめる習慣をつける。
報告の基本は「進捗」です。計画通り進んでいるか、いないか、上司が一番が関心を寄せるポイントはここです。
上司が必要としている進捗を報告するには常に出来事を時系列にまとめておく事をお勧めします。
報告する際に非常に重要な仕事の進め方になるからです。
きっと誰もが経験があると思いますが、結論を報告した後に上司から「なぜこうなった？」と聞かれます。
その時に重要になるのが正確な事実を報告する事です。
人間は常に記憶を更新していく生き物ですから記録を残しておかないと抜け漏れだらけの情報になってしまいます。
事実に基づいていない情報ははっきり言って無価値ですから上司から「いい加減な報告をする奴だ」というレッテルを貼られてしまい結果的に重要な仕事を任せてもらえなくなってしまいます。
そのような残念な結果にならないようにメモ紙でもなんでもいいので「出来事と日付」は最低限残す習慣をつけましょう。
2) こまめに報告を心がける
もう一度言いますが上司に報告する事は「進捗」がメインです。進行中に少しでも問題につながる出来事があった場合にはすかさず上司に報告しましょう。
中には「そんなこといちいち報告しなくても」などと思う人いるかもしれませんが、その考え方こそが危険です。
問題は小さなうちに潰しこむ事が仕事の基本です。問題が大きくなってしまうと必ず比例して「損失」が増えます。
問題が大きくなる前の「火種状態」を早期に発見できるかどうかも立派なビジネスマンの能力です。
上司に問題を報告する事で上司も準備を整える事になり更に自分では気づかないアプローチの方法を展開してくれてスキルアップにつながる可能性もあります。
こまめに報告する事を心がけましょう。
もしも上司が「そんなことはいちいち報告しなくてもいい」と言ってきた場合は上司自身が仕事が全くできないかあなたの報告の仕方が悪い可能性もあります。
他人から言われた言葉は落ち込まず自分の仕事の進め方を見直す教材として有効利用しましょう。
3) 事前に台本を書きあげる
最後にとても重要な事をお伝えします。
台本を簡単に紙に書きあげる事です。
台本と言っても一字一句全て読み上げる為の文字を並べるのではなく以下の事を並べるとOKです。
POINT
1, 案件
例：客先との日程打ち合わせの件
2, 結論
例：こちらの要望である1週間の納期遅延を承認してもらえて猶予が確保できました。
3, ネクストステップ (引き続く場合)
例：納期遅れの根源となっている技術部門にはこの事実を伏せたまま引き続き急がせます。
「そんなこといちいち書かなくても頭で覚えてるから大丈夫」と考えている人も多いと思いますがこれをやってみると効果を実感できます。
書いて文体として認識する事で客観的に自分の思考が整理でき本当にその内容が正解なのか？と自問自答する事ができます。
上司に報告する時に反応が悪かったり先手必勝で全く他の案件の話をされた場合などに整理していたはずの思考が乱れてしまい、いざ自分が報告しようとしたときに「あれ？何を言おうとしたんだっけ？」という状態になってしまう事があります。
そんな思考になってしまった瞬間、報告の質が下がってしまい「報告がうまい」ｔ思ってもらえなくなってしまいます。
何が起きてもぶれずに整理した情報を報告する為にも簡単に上記をまとめておいて報告に臨むことで「報告がうまい」と周りから思われることになります。
4, 私の失敗談
私がこれまで培ってきた報告のスキルの中で一番「役に立った！」と思えたのは「事前に台本を書きあげる」ですね。もうこれ一択です。
このやり方を身につける前の私は「行き当たりばったり」という言葉を体現する事で見本を示していたといわれても仕方がない進め方をしていました。
情報を整理しないまま上司に話を持って行くものですから当然上司を目の前にして「えっと・・・」などという言葉を連発させ「言いたいことをまとめてからまた来てくれ」と言われたこともあります。
その時には私自身子供だったこともあり「少しくらい待ってくれてもいいのに」や「ここまで言ったんだからあとは汲み取ってくれればいいのに」などと自己中心的な考えで報告のスキルを磨く気など全くありませんでした。
しかし、そのような報告の仕方ばかりやっていた為上司と問題を共有できず失敗した時には上司から「なんで早いうちに報告しなかったんだ」とよく言われていました。私の中では「え？言ったじゃん」と考えていますから全く意思疎通できていない状態が続き当然成果も上がりませんでした。
そんな中、大きな問題に遭遇した事のない人がいる事を知り私は「大した仕事を経験したことがないんだ」程度の思考しか持っていませんでしたがよくよくその人の仕事の進め方を観察してみると必ず「こまめに相談し、上司から意見をもらう」という事をひたすら行っていた事を知り私はそこでやっと気づきました。「この人は運が良くて問題が起きた事がないわけじゃない。自分で問題を抑え込んでいるだ」と。
それから私はその人の仕事の進め方を観察したり、本やインターネットで色んな人の考え方を勉強しこの度紹介した「報告が上手くなる方法」を身につけました。
私の失敗を含む実体験から紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。
5, 終わりに
組織で仕事を進める以上「報告」は必要不可欠です。
楽しく気持ちよく仕事をしながら高い成果をあげるためにもこのスキルを大事に育ててみてください。
一人の力なんてたかが知れています。
組織として力を存分に発揮する為には周囲とのコミュニケーションをいかに密にとるかが重要なカギとなります。
報告はその一つのツールですので身につけて決して損はありません。
ぜひこだわりを持ってみてください。
日本の経済発展の為に一緒に成長していきましょう！！
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部下の感情をコントロールし、組織のレベルの底上げをする方法
こんにちは！AOです。
仕事を進める上で、以下のような疑問を持つことがあると思います。
「部下がいるが、どのように接していけばいいんだろう？」
「どうすれば部下がうまく育つのだろうか」
この記事では、以上のような疑問にお答えします。
こんな人におススメ！
1, 部下の育成に力をかけたい人
2, 部下にやる気を持たせて自発的に動ける人材に育てたい人
この記事を読んでもらう事で、「部下を成長させる」事ができるようになります。
それでは、進めていきましょう。
目次
1, 部下に期待する役割
結論から申しますと、「会社の利益を上げる戦力」になってもらう事です。
会社員として入社してくる以上、上記は最低限、心がけておくべき本質です。
あなたは部下に、どのようになってほしいと考えていますか？
あなたが自分で会社を経営していて
「従業員は利益を考えずに、ただ会社にいてくれるだけでいいよ」
という方針を示していれば話は別ですが
一般的に従業員は会社の利益を増やすために働くという考え方が常識です。
新卒で入社してきた人材には、まずはその部分をインプットしてもらう事から教育を開始する事をお勧めします。
それでは、最初の心構えを理解いただいた所で、次の項では、「部下モチベーションが下がってしまう対応」について説明していきます。
2, 部下のモチベーションが下がる対応
部下にいち早く戦力になってもらう為には、まずは「やる気」を持ってもらう必要があります。
精神論に聞こえるかもしれませんが、実際にやる気の大きさが「吸収力・成果」に大きな影響を与えます。
これまで一生懸命に仕事に打ち込んできたあなたは、肌で感じる事ができるのではないかと推測します。
それでは、やる気をなくす具体例を大きく3つに分けて、紹介していきます。
1, 結果を認めない
あなたは、指示した仕事を終わらせ、報告にきてくれた部下に対し、結果を認めて、ほめてあげていますか？
「はい、ご苦労さん」
と、感情がこもっていない言葉だけで終わらせたりしていませんか？
信頼関係を築いていく上で、お礼は、最低限必要ですが、それだけでは、部下は次第にやる気がなくります。
その時の部下の心境としては
「特に何も言われないけど、自分がこなした事が本当に会社の役に立っているのかな？」
と自分の行動による成果が気になります。
真面目な部下ほど、考えるかもしれませんね。
会社の利益を上げる事のできる有能な社員に育てないのであれば、まずは、仕事を好きになってもらう必要があります。
仕事を好きになる為には、やはり達成感を覚えてもらう事が第一歩になります。
あなたからすればただのルーチン作業に近い簡単な作業でも、指示を受ける側は、重要な任された仕事です。
自分だけの視点で、仕事を考えず、部下に達成感を持たせるように、色々な場面で工夫しましょう。
2, 必要以上にコミュニケーションを取り、不快にさせる
あなたは、部下とのコミュニケーションの取り方をどのように考えていますか？
部下は、会社が雇った人材であり、人事部がその人が、一番輝けると思われる職場を能力から見定めて、配属されます。
そのような目線で見た場合、部下とは、働く仲間であり、兄弟でも、友達でもありません。
よく見られる光景として立場を利用して部下の事を「こいつ」と呼んだり、プライベートな話を持ち出してからかったりする人がいます。
そういう人って「コミュニケーションの一環だ」と自分がやっている行為を正当化しがちですが、部下が不快に思っているのなら、ただのパワハラです。
そのような状態がずっと続くと、
「こんな人とずっと付き合っていかないといけないのか」
と、部下は落胆し、やる気がなくなる時が必ず来ます。
もう一度伝えますが、部下は一緒に働く仲間です。
勘違いせず、適切な距離感を持って、接する事をこころがけましょう。
3, 手柄を奪う
これは一番最低な行為です。
部下が自発的に提案・行動し、成果をあげたのにも関わらず
「私がこのように指示をしました」
と、最初から自分の指示で、部下が行動し、成果を上げたと報告します。
このような言い方をする人の中には
「部下に責任をなすりつけるわけにはいかないから自分がやったと報告している」
などと、これまた自分の行動を正当化する人もいます。
上司が部下の行動に責任を持たなければならない場面は、部下が失敗した時です。
部下が自発的に行動し、成果をあげた場合は、「行動してくれた」などと、少しでも部下が自発的に動いたという事を、明確に周囲にアピールしてあげる事が、部下のモチベーションアップにつながります。
目の前の小さな成果ばかりに目を向けるのではなく、長い目で、会社全体の成果をあげられるように部下を育てるようにしてみてください。
以上3点が、部下がやる気をなくす行動の代表例になります。
せっかく一緒に働くのですから、お互いポジティブに、楽しく仕事を勧めたいですよね。
それでは、次の項では、部下がやる気を出す対応方法について、紹介していきます。
3, 部下のモチベーションが上がる対応
1, 自分たちが所属する部門の立ち位置を明確に説明する
これをやっている会社は少ないと思います。
最低限でも以下の4点は、しっかり部下に説明したいところです。
- 自分たちが現在どの立ち位置にいるのか
- 与えられた仕事を完了させることで、会社にどのような貢献をしているのか
- また、自分たちが仕事を完了させなければどのような事態が待っているのか
以上4点を説明し、いかに自分たちの存在が大事かを認識させます。
そうする事で、自分たちは必要とされているという「存在意義」を持つことができ、やりがいを感じさせることができます。
2, 成果を見える形で知らせてあげる
働いた成果を知らせてあげないと、部下は
「いくら一生懸命やっても一律の評価しかしてもらえないし、体力温存して遊ぶために、仕事は適当にしよう」
と、向上心をもたなくなる危険性があります。
どんな小さな成果でも、必ず部下に伝えてあげる事が、大きな成果につながる基本です。
更に
「〇〇が頑張ってくれたおかげで、こんな成果が出た」
「〇〇はよく頑張ってるって、△△さんが言っていたぞ」
などと言葉を添えてあげることができればさらに、部下はやる気を出し、大きな成果に向けて行動を続けてくれるはずです。
また、会社の全体像を見ながら、会社の業績が上向いているときなどに「ここでこんな働きを見せたから会社の発展に貢献できているんだ」などと、伝える事ができれば、強い組織が完成します。
3, どんな結果であれ、怒らずに、まずは共感してあげる事
部下が仕事の結果を報告してきてくれた場合に、絶対にやってはいけない事があります。
それは、結果に対し「感情に任せて怒る」事です。
「あれだけ言ったのになぜできてないんだ！」
「なんでこんな結果になるわけ？どうするんだよ？」
などといった高圧的な言葉は絶対厳禁です。
このような事をしていると、部下は嫌気がさし、真実が報告できなくなり、うそをつくようになります。
部下がそのような事態になってしまうと、周囲は
「そのくらいで嫌気がさす部下が悪い」
ではなく
「そんな状態にさせたあなたが悪い」
という判断をします。
しかし、そうはいってもこちらがいくらアドバイスをしても、なかなか聞き入れない部下も必ずいます。
何度言っても「悪い報告を隠し、上司にいい顔を見せる」性格の部下もいます。
「聞き入れる」「理解する」能力には個人差があります。
まずはそこを理解してあげる事から始める事をお勧めします。
そして、部下が思わしくない結果を報告してきたときには、どうすればよいのか。。。
思いを伝えたい時にも必ず冷静に「やってほしい事」だけ伝えるようにしましょう。
そして、伝えるときには、必ず周囲に誰もいない状況を作ってあげましょう。
周囲の目が気になると部下が感じた瞬間に、話に集中せず、場合によっては逆恨みをしてくる人もいますから。
面倒だと思う人もいるかもしれませんが、人間関係の構築の為にも、ここは絶対に耐えるべきところです。
組織は人の集まりです。また、信頼関係で組織は成り立っています。
信頼関係のない組織は、必ず崩壊します。
人の人生を台無しにしたり、あなたの人生を台無しにすることのないように行動してみてください。
4, 私の失敗談
私は、自分でいうのもなんですが、真面目な性格です。
仕事に取り組む姿勢から、他部門とのやり取りの方法など、職場に対しての不満を常に持っていました。
「もっとこうすれば、全員が楽ができるようになる」
「こうすれば組織としてもっと強くなる」
常にそのような考えをもって、仕事を進めていたため、仕事の一つ一つの結果にすごくこだわっていました。
そのこだわりを、自分の後輩にあたる人間に押し付けてしまっていた時期があり、その時の私の対応は、「一字一句、違和感を覚えた瞬間指摘する」ようになっていました。
要は、私の価値観を押し付けていたような形です。
言われる側はそんな状況を面白いと感じるはずもなく、その相手はどんどんやる気を失っていきました。
結果、その後輩が大きく伸びる事はなく、年齢に応じた成長をさせる事が出来なかったという苦い経験があります。
私はその時に、1から10まで教える事が正しいわけではない事を深く知りました。
人間・信頼関係もそれなりに築いている事ができていると感じていたため、ショックも大きかったですが、私の対応の仕方が悪かったと、現在では、受け入れています。
以上のような経験から、私は「教える事がすべてではない」と考え、「失敗させて真の価値観を身に着けさせることも大事」と考えるようになりました。
5, 終わりに
あなたは部下の存在をどのように考えていますか？
部下は、同じ組織で働く仲間です。
たまに立場を利用して、手下かなにかと勘違いしているような振る舞いをする人を見かけることがありますが
あなたは大丈夫でしょうか。
生年月日と入社が早かった事でたまたまそのような関係になっているだけです。
上司は部下が一人前になるまで、育てる義務があります。
雇ったのは、会社です。従業員が好き勝手に扱えるような存在ではありません。
どんなに期待が見込めない人材でも、周囲がきつい当たりをしていても、いつか必ず花が開いて、自分の仕事を引き継いでくれることを願い、部下の育成に取り組んであげてください。
どうしても手が付けられず、上司の方が身が持たない「モンスター部下」であった場合は、速やかに上司に相談し、教育担当から外してもらう努力をしてみましょう。
部下の存在がすべてではありませんから。
「仕事が早い！」分類へ仲間入り！成果積み上げスピードUP！！
こんにちは。AOです。
仕事を進めていく上で、こんな状態になる事ってありませんか？
「やってもやっても仕事が溜まっていくばかりだ。自分なりに一生懸命こなしているはずなのになぜだろうか。。。」
今日の記事では、そのような疑問にお答えします。
こんな人におススメ！
・仕事量が多く、どんどんためていってしまう人
・自分の仕事をこなすスピードが遅いと感じている人
この記事を読み進めてもらう事で、仕事を素早く処理し続ける考え方が身につき、実践し続ける事で誰よりも早く成果を積み上げ続ける人というように周囲に思われる存在に近づけます。
それでは、進めていきましょう。
目次
1, 「仕事が早い人」になる事で、得られるメリット
日々、仕事を進めていく中で仕事が早いという言葉をよく聞きますよね。
仕事が早いとは、誉め言葉です。
仕事が遅いよりも仕事が早い方が、印象が明らかにいいですよね。
それはなぜだか、考えたことはありますか？
結論をお伝えすると
計画通りに事を進める事ができるからです。
当たり前の話ですが、「仕事が遅い」と、計画を遅らせてしまい、お客さんにとって一番の迷惑となる納期遅れの原因になります。
以上のように時間を価値の対象として、捉える使い方をするのが一般的です。
実際に感じた事のある人も多いのでは？という内容ですよね。
「仕事が早い」事で得られるメリットは、実はもう一つあります。
それは、経験を多く積める事です。
理屈は超シンプルで、30分かかる仕事を10分で終わらせる事ができると単純計算で、3つ終わらせる事が出来ますよね。
仕事は経験の積み重ねです。極端な話、積み重ねた経験がそのまま実力として反映されていきます。
完全に思考停止して、こなすだけでは、すぐに「経験ではなく、無駄な時間の浪費」になっちゃいますが、結果を求めて取り組んだ経験は、必ず血肉として、蓄積されます。
- かける時間を最低限に抑え、労働コストを抑える
- 計画を遅らせない事で組織に貢献する
以上2点は、仕事が早い人の考えであり、組織にとって、とてもありがたい存在です。
このような人材になるためにも、まずは実力を付ける必要がありますよね。
この記事を読んでいただき、少しずつ仕事が早い人について理解を深めて、実際に人材になっちゃいましょう。
それでは、次の項で仕事が早いと言われる人の特徴について、紹介します。
2, 「仕事が早い」と言われる人の特徴
1, 常に整理整頓できている
仕事が早い人は、例外なく整理整頓を意識しています。
では、具体的にどのような整理整頓をおこなっているのか。。。
代表例でいうと、以下になります。
- 公私問わず、「持ち物」を最低限に抑えている
- 現在持っている仕事の状況を把握しやすいように情報を整理している
- 仕事の仕組みなどの情報などを、すぐに引き出せるようにしている
共通点はすぐに取り出せるようにしている事です。
それでは、1つずつ深掘りしていきます。
1, 「持ち物」を最低限に抑えている
結論からお伝えすると、「不要な物は持たない」事です。
持ち歩く物は「このタイミングで絶対に使う物！」と言い切れる物以外は、持ち歩かない事が賢明です。
「使う事があるかも」などの『かも』など、確定ではない表現をするような物は、持ち歩く必要はありません。
今すぐ持ち物を整理しましょう。
ここでいう不要とは持ち歩く必要がないという表現です。
「使う事があるかも」レベルの物は、置場所を決めて保管しておきます。
また、持ち物において、最強レベルの無駄は「予備でもないのに、同じ物を2個以上持っている」状態です。
これは、はっきり言いますが「無駄」という言葉を形にして表した状態と言っても過言ではありません。
もしこの状態になってしまっている場合には、今すぐ処分しましょう。
2, テンプレート化を徹底している
結論からお伝えすると、「繰返し作業を効率化」しています。
ルーチン作業など、定期的に行う形式ばった作業について、「やり方」を明確に決め、作業に取り組む上で迷う事がなくなる仕組みを作っています。
「これってただこなすだけの思考停止状態と言えるんじゃないの？」
と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、それは違います。
定期的に行う形式ばった作業とは、繰返し作業です。
記載する言葉や数字が少し違うだけで作業の流れが全く一緒の作業を行うのに、その都度「考える」事をするのは、時間と、脳の体力の無駄遣いと考えるようにしましょう。
以上が、仕事が早い人の特徴です。
無駄な作業を徹底的に排除するように日ごろから考えて行動すれば、自然に仕事が早い人になっていきます。
それでは、次の項で、具体的にどのように行動すればいいのか、お伝えします。
3, 「仕事が早い」といわれる人になる為のマインドセット
1, 適度にさぼる
結論からお伝えすると、完璧主義を捨てましょうという事です。
ここでいうさぼるとは、『完成度を下げましょう』という意味で使っています。
「仕事をしないで遊ぶ」の意味ではないので、誤解のないようにお願いします。笑
完成度を高める事を追究する事は、スキルアップにもつながりますし、色々な気付きを得るきっかけにもなり、非常に素晴らしい事です。
しかし、一つの事にこだわっていると、その分どうしても時間が必要になっちゃいますよね。
仕事量が多い場合には、勇気を出して「完成度80%」程度を狙って、区切りをつける事も考える必要があります。
極端な話、1つしか仕事をストックしておらず、時間を気にせずに取り組める内容であれば、時間をかけて、完璧を求めて仕事を行ってもOKです。
しかし、この記事を読まれているあなたはそんな状況ではないですよね。
仕事がどんどんたまる状況を回避する為には
「完璧主義を捨て、完成度を下げて、時間確保を優先する」
この考えを大前提に持ちましょう。
2, 「締め切り」を設定して、制限時間を設定
結論からお伝えすると締め切り感覚を利用することでダラダラ仕事を回避することが目的になります。
誰もが経験したことのある「締め切り」に追われる感覚は、結果的にスピードを高める効果があります。
「締め切りに追われるって小学生じゃあるまいし。そもそも締め切りに追われる事自体しんどくない？」
と言いたいあなたへ、お答えします。
何も精神的にダメージを受けるほど自分を追い込む必要はありません。
要は明確な作業時間と、目的地を把握した方がスピード向上に役に立ちますよ。という事をお伝えしたいのです。
締め切りという言葉は、確かに子供じみた言い方に聞こえるかもしれません。大人の社会では「期限」という言葉の方がよく使われますよね。
しかし、学生時代は「締め切り」という言葉の方が使われており、その感覚からか「期限」よりも「締め切り」の言葉の方が緊張感が増す人も多いです。
個人差のある言葉遊びになりますが、それで仕事のスピードを高める事が出来るのなら、利用しない手はないですよね？
3, 優先順位を決める
色んな場面で使われる優先順位という言葉ですが、これほど奥の深い言葉はないですよね。
ビジネス書などを読むと「緊急度」「重要度」の2つの軸で・・・などとよく記載されていますが
ここは難しく考えず、もっとシンプルな考え方をお伝えします。
優先順位の付け方は、以下です。
- 期限を遅らせてしまうと、組織に迷惑がかかる事を最優先で行う (メール返信含む)
- 業務効率UPなどの、すぐに行う必要のない仕事は、「1日最低30分」無理やり時間を確保などの「行動目標」を立てる
- すぐに行う必要のない仕事は「月単位」で締め切りを設定する。(1か月後など)
以上が、非常にシンプルな考え方です。
私は実際に以上のように考えています。
「組織に迷惑がかかるか、かからないか」これが一番重要なポイントです。
しかし、目の前の仕事ばかりにとらわれていると、業務効率がいつまでたっても上がってこず、何年も同じやり方で、仕事の質が向上されない事態になります。
なので「1日最低30分」は無理やり時間を確保し、業務効率UPなどの優先順位が低い物に取り組む習慣をつける事が大事です。
一生懸命仕事に取り組んでいる人にとっては、非常に勇気が必要な決断だと思いますが、会社の将来を考えると、必ず行う必要のある仕事です。
全体のバランスを考えて、仕事を組み立てていきましょう。
4, 私の失敗談
上記の「優先順位を決める」の項で触れた「目の前の仕事にとらわれて、業務効率が上がらない」事について、経験から学んだ失敗談をお伝えします。
文章の通りなのですが、本当に目の前の仕事をこなす事にとらわれて、同じことを繰り返していました。
具体的には
- 類似作業をテンプレート化しない
- 反省をまとめない。(過去に起きたトラブルを再発させる)
- 情報、道具を整理整頓を後回し
特に「整理整頓」は、忙しければ忙しいほど後回しにしていました。
「今の考えと、この焦りの感覚を失いたくない」
という思いから、そのような行動を取っていましたが、大間違いでした。
いくら忙しくても、状況と道具を整理しながら仕事を進める事で、驚くほど落ち着きが保てて、思考が整理されます。
「整理整頓は仕事ではない」と考えている人は、まずその考えから改める事をお勧めします。
以前は、会社がそういう体質であった事もあり、私も近い考えを持っていましたが、頭がごちゃごちゃなまま仕事を進めても失敗ばかりする感覚に疑問を感じ、周囲の反応や声を無視して、整理整頓を徹底しました。
すると二度手間になる回数が明らかに減り、結果的に仕事のスピードと質が向上した事を体感できるほどになりました。
私は、会社の仕事を進める際に、自分より若い世代には「整理整頓」を勧めています。
「整理整頓は仕事を進める上で必要な事」という感覚を持ってほしいからです。
目の前の仕事に集中するという意味と取り組み方を間違えると、いつまでたっても業務効率は上がらず、スピードが落ちる結果となりますので注意してみてください。
5, 終わりに
冒頭でもお伝えしましたが、仕事が早いという事は、「仕事の経験がより多く積める事」が一番のメリットです。
実力をつけ、成果をあげるには、「経験を積み重ねて、業務効率UP」を継続する必要があります。
この記事の色々なところで「取り組み方を間違えなければ」と表現していますが、非常に重要なポイントです。
「目の前の仕事をがむしゃらにこなし続ける」事は、新人には大事な事ですが、監督者レベル以上にはふさわしくない考え方です。
会社全体の仕事の流れを見て、自分が属する組織がどの立ち位置で、どのようにふるまうべきか、自分なりによく考えて、業務効率UPに取り組みましょう。
私も引き続き、会社と自分の為に、業務効率UPに取り組みます！
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「段取りの組み方」を知るだけで成果が上がる！周囲と差がつく考え方
こんにちは！AOです！
仕事を進めていく上で、こんな悩みを持ったことはありませんか？
「計画を立てて進めているはずなのに、なぜか途中から行き当たりばったりのような感じになって、ストレスや疲れがすごく溜まってしまう。上手に仕事をすすめる方法ってないのだろうか？」
今日の記事では、そのような悩みにお答えします。
こんな人におススメ！
・仕事が多く、普段から「時間が足りない！」と感じている人
・仕事を進めるモチベーションを維持し続けたい人
この記事を読むことで、段取りの組み方が身につき、時間に余裕をもって、仕事を進めることができるようになります。
それでは進めていきましょう。
目次
1, 段取りとは、道を作る事！
結論からお伝えすると、段取りとは道を作る事です。
道の目的地は成果を生む作業です。
いかに最短ルートで、障害を回避しながら目的地へたどり着くことができるか？
過程を左右するのが段取りです。
あなたは仕事を進める際に、「段取り」を組む習慣がありますか？
ないのであれば、今日から習慣づける事を強くお勧めします。
それでは早速、次の項で、「段取りを組まずに仕事を進めた場合に発生する問題」を紹介します。
2, 段取りを組まない事で発生する問題
結論からお伝えしますと
「計画していた時間通りに仕事が終わらず、結果的に次から次へと仕事がたまります」
段取りを組まずに、仕事を進めていくと、目的地である「成果を出す作業」に行きつく前に、色々な障害にぶつかります。
主な障害は、以下になります。
- 作業開始前に「必要な道具が準備されていない」事に気づき、貴重な作業時間を準備で消費する
- 作業時に一緒に仕事をする人が「作業内容を理解していない」事がわかり、貴重な作業時間を説明で消費する。
代表例に絞ると以上2点になりますね。
「そんなミスって新人しかしないだろ！？障害って大げさじゃない！？」
と思われる方も多いと思いますが、断言します。
新人のようなミスをする人、結構います。
上記2項に共通している点は準備不足で、しっかり準備すれば、事前に回避できる内容です。
正直、こんな事で貴重な作業時間が削られるのは非常にもったいないです。
「成果を生む作業」に集中する為にも、段取りを組む事は常識としてとらえ、当たり前のこととして取り組むべきです。
ここまでを読んで「ドキッ」として方がいれば、もう安心です。
この記事を読み進めてもらい、この後紹介する方法を実施していけば、上記のようなミスはなくなります。
問題点を把握した所で、次に、段取りを組む事で得られるメリットについて、紹介していきます。
3, 段取りを組む事で得られるメリット
1, 計画通りに仕事を終わらせる事が出来る
段取りの目的である「成果を生む作業」を目指し、以下の考え方で計画を立てるようになる為、結果的に計画通りに終わらせる事が可能になります。
全ての仕事には、以下の2点の要素が存在します。
- タイミング
- 作業時間
要は、今がチャンス！といえるベストな時があるわけです。
チャンスを逃すと、時間損失・機会損失につながります。
「成果が上がりやすいその時」に合わせて計画を立てて集中できる環境を作り、計画通り作業をこなせば、確実に成果が出ます！
以上の目線で作業を進めるので、結果的に計画を守る事ができるようになります。
2, 長期間の計画を立てられるようになる
1つ1つの短期的な仕事を計画通り終わらせる事で、長期的な計画が立てられます。
聞けば聞くほど「当たり前の事なんじゃないの？」と思われるような内容ばかりです。
しかし、その当たり前の事を続ける事が難しいのは、実際に行動に移している人ならだれでもわかる話です。
組織で進めるプロジェクト案件などは、1つの部門の1つの計画遅れが、じわじわと全体の遅れを生みます。
この後紹介する段取りの組み方を使って、仕事を計画内に完了させる事で、長期的な計画が確実に立てられるようになります。
3, トラブルを事前に想定し、予防できる
「段取りを組む」過程の中で、事前に「懸念点」を確認する事が出来る為です。
まず、段取りを組む際には、仕事のプロセスを全て正確に理解する必要があります。
プロセスとは、以下のような事です。
- 計画を立てる
- 準備する道具を選定する
- 関係者に情報を展開し、共有する
- 作業に取り掛かる前に実際に道具を準備する
- 関係者と詳細の打合せをする
- 目的の作業に取り掛かる
- 後片付けをする
- 効果の確認をする
- 作業実績をまとめる関係者及び上司に報告
最低限、以上のプロセスを踏む必要があるわけですね。
トラブルが生まれる可能性があるのが以下の2点です。
「2,準備する道具を選定する」
「3,関係者に情報を展開し、共有する」
この2点の精度をどこまで高める事が出来るかで、段取りの精度が決まります。
成果の差は、まさにここで出ます。
必要な「道具」「関係者」が不足していると、実際に作業に入った時に
「あっ！しまった！！」と気づき、貴重な作業時間中に、「準備」「連絡」をする事になり、少しずつ時間を蝕まれ、結果的に計画から遅れてしまいます。
上記のような「やる事リスト」を簡易的に準備し、「抜け漏れ」のない計画を立て続ければ、事前に懸念点を洗い出せて、トラブルを未然に防ぐことができます。
以上が、段取りをしっかり組むことで得られるメリットになります。
主に「時間の有効活用ができる」というところに焦点を当てています。
企業人に限らず、この地球上の生物に与えられた時間は有限で平等です。
楽しく、有意義に生きていく為に重要な要素の一つは「時間」ですよね。
無駄なく、使っていくことで、成果を上げていきましょう。
それでは、次の項にて「具体的な組み方」について、紹介していきます。
4, 段取りの組み方 3つのやるべき事
1, 「仕事完了」のゴールを明確にする
ゴールから逆算して、段取りを組むことにより、各作業の完了目標時間を決める為です。
その為にも、まずは作業の完了の定義を明確に決める必要があります。
例えば、あなたが作業者として「コピー機に部品を取り付ける」という仕事を受けているとして、何をもって「完了」にしますか？
簡単に例を挙げるとすれば・・・
- 部品を取り付ける
- 部品を取り付けた後、動作を確認し、問題なく動くことを確認
- 問題を見つけて、源流部門にフィードバック
以上のような感じになりませんか？
どれも「完了」と表現できる内容ですが、作業時間が明らかに変わりますよね。
ここでお伝えしたいのは、
「時間を把握する為にどこまでやるか決める必要があるよ」
という事です。
段取りを組む上で、この考え方は一番重要と言っても過言ではありません。
やるべき作業が決まった時点で
「この仕事の目的は何だ？」
「どの作業を行う事が成果につながるのだろうか？」
と考えて、作業の完了の定義を決めます。
2, 時間に余裕を持つ・・・見積時間は、スムーズに終了する作業時間の「1.5倍」
段取りを組む際に重要な事は正確な時間配分を行う事です。
見積時間を間違って、作業時間が明らかに不足してしまうと、計画遅れが生じ、時間を意識し過ぎて、作業に集中できなくなります。
そして結果的に成果が出ないという、最悪の事態に発展します。
このような仕事の進め方が続いてしまうと、進めている本人は、常に仕事に追われている感覚から抜け出せなくなり、自信喪失してしまいます。
モチベーションが下がり続け、仕事の質は低下する一方です。
このような負のスパイラル状態になる前に、全てを把握し、必ず時間に余裕を持った計画を立てましょう。
作業時間の見積は通常通り仕事を進めた場合に完了する時間の1.5倍で見積ります。
作業時間に余裕を持つことを「悪い」と考える人は、「最高のコンディションと最高の環境」で臨んだ場合の時間で見積を立てる傾向があります。
ここで伝えている「1.5倍の時間」の考え方は「体調不良や、他部門の協力者の都合による遅れ」などの「不測の事態」を加味した時間の見積を取る必要があるという事です。
この考え方は、計画を立てる際の基本になります。
気持ちよく仕事を進める為にも、時間の見積には余裕を持つ習慣をつけましょう。
3, 関係者と密に連絡を取り合い、「これでもか！」というほど計画に「抜け漏れ」の無い状態にする
「複数人の計画遅れを防ぐ」事で多大な時間損失を防ぐ為です。
組織で仕事を進める上で、必ず意識する必要がある事は
「2人以上で作業をする際は、最短時間で終わらせる事」
が非常に重要です。
1つの仕事の遂行に「2人分の時間」がかかっているわけですから、長引けば長引くほど、かかる時間費用は2人分そのまま増えていきます。
また、協力して進める仕事というのは、呼吸を合わせて仕事を進める事にもなります。
ダラダラと一つの仕事をずっと続いてしまうと、呼吸が乱れ、体力の消耗が激しくなり、また、人間関係悪化につながりますので、特に気を付けましょう。
その為にも、これまで紹介した「ゴールの設定」「時間の見積」のほかにも「役割分担」も必要になるケースもあります。
作業内容を明確に把握し、適切な役割分担を事前に行う事で、無駄な時間浪費を事前に防ぎましょう。
5, 私の考え方
私は、仕事を進めていくうえで、大切にしている感覚があります。
それは「かっこよく仕事を進める」という自己満足感です。
「・・・はっ！？」って思われましたかね？
しかし、この自己満足って結構大事な感覚だと思っています。
モチベーションをキープするのに一番有効なのは、「褒められる事」ですよね。
何気ない誉め言葉のおかげで、気持ちよく仕事を進める事が出来た経験ってありませんか？
しかし、いくら頑張っても、周囲がいつも自分をほめてくれるとは限りません。
それでも、いつもあなたをほめてくれる人はいます。それはあなた自身ですよね。
段取りをうまく組んで、計画通りに仕事を完了させた時って、なんとも言えない達成感を感じますよね。
そんな時に
「こんなにスムーズに仕事を進められたあなたはえらい！誰にでもできる事じゃないよ！！」
と自分で自分をほめてあげる事で、自信がつきますし、何よりもモチベーションを保つことが出来ます。
モチベーションを保ったまま、高い成果をあげ続ける事ができるように仕事に取り組んでみるといいと思います。
5, 終わりに
段取りを組める事は、「できる人」と言われる最低条件です。
計画を立てずに仕事を進めてしまうと、準備が行き届かず、あっち行ったりこっち行ったり、急に色んな依頼を周囲の人にしまくったりと、バタバタしながら仕事を進めなければならない状況が続き、全くと言っていいほど、集中できない事態100%なります。あなたの周囲にもこんな感じの人、いませんか？笑
そのような仕事の進め方で、成果が上がるはずなんてありません。
もし、現段階で、段取りを組む習慣がついていない方は、段取りの重要性を理解していただき、今後の仕事の進め方を見直していただければ幸いです。
必ず生産性は向上しますので、ぜひ、参考にしてみてください。
私も、これからも、段取りにこだわり続けます！
仕事の円満解決方法！その名は議事録！
こんにちは！
仕事を進めていくうえで、以下のように疑問に感じたこと、ありませんか？
「せっかく関係者で会議や打合せをして、担当や納期を決めたのに、その通りに行動する人の方が少ないけど、これが普通なのかな～？」
今日の記事では、そのような疑問を解決します。
結論からお伝えしますと、普通と思ってはいけません。
関係者で決めた事は、必ず守るべきです。
でないと、仕事中、時間をとって集まって話した時間が全て無駄になります。
こう言ってしまうと
「そうは言っても、自分がいくら決定事項を守っても、周りの人間が同じ考えで行動してくれないから困ってるわけじゃないか！じゃぁどうすればいいんだよ！具体的に案を出してくれ！」
という意見が出てきそうですね。
ここで、活躍するのが、議事録になります。
議事録とは、会議・打合せの文字による記録です。
今日は、議事録を作る目的と、作成方法を紹介していきます。
ぜひ参考にしていただき、日々の仕事に役立てていってください！
こんな人におススメ！
・組織をまとめるリーダー的存在の人
・他部門と仕事を進める職場で働く人
目次
1, 議事録の目的は？それはプロジェクトの道しるべ！
まずは目的から紹介します。
- 会議の備忘録
- 情報の共有
- 決定事項の証拠・・・(「言った、言わない」の無駄な議論を予防)
以上3点が、議事録を作成する目的です。
あなたは、会議や打ち合わせを行った後、議事録を取る習慣はついていますか？
まだついてない場合は、今日からつけていくことを強くお勧めします。
なぜなら「議事録のない打合せ・会議は、ただの雑談」と言われるくらい、議事録のない会議はやった意味がなくなるからです。
勘違いしている方が多いのですが、「会議や打ち合わせは、実施したら終わり」ではありません。
「議事録を作成⇒関係者へ配布」して初めて完了です。
以上を大前提として読み進めてみてくださいね。
次の項より、作成するメリットを紹介していきます。
2, 議事録を作成する事で得られるメリット
1, 取り決め事項を、関係者で共有する事で、行き違いを予防できる
議事録内に「今後行うべき項目」「担当者」「期日」を残す事で、やる事が明確になりますよね。
こうする事で、関係者全員が、同じ方向を向けます。
更に「誰が、いつまでに」が明確になっている事で、組織として、仕事の進捗を管理する事が可能になります。
組織の進捗を個人で管理するのは、負担が大きいですからね。
トラブルが起きた時に、周囲や上司に助けを求めたくても
「もともとどういう話だったのか？ちゃんと事前に話し合っていたのか？」
と若干攻められ気味で終わりになる事は目に見えています。
逆に、議事録で「誰が、いつまでに、何をする」という流れを明確に表現しておくと、周囲の助けを得る事が出来ます。
いざという時に備えて、しっかり準備しておきましょう。
2, 「言った、言わない」の無駄な論争を予防する為の証拠になる
この経験、あなたもあるのではないでしょうか。
「この前の打合せでこう決まったはずです」
「いやいや、そんな事ない。俺はこう言ったはずだ！」
「いやいやいや。そもそもそれはそっちの仕事だろ」
・・・もはや子供のケンカです。
このような言い争いは、高確率で「声の大きい人」「無責任な人」が勝ちます。
しかし、結果的に「言った、言わない」は、お互いめちゃくちゃストレスがたまります。
そして、落としどころが作れません。
その後の人間関係にも影を落とす危険性もあります。
そんな事態を未然に防ぐことができるのが「議事録」になります。
この記事を読んでいるあなたには、今後、この言葉を徹底していただきたいです。
「口頭だけでの連絡は、言っていないのと同じ」
忙しい時間を割いて打合せを行っているわけですから、その時間を無駄にしないためにも、議事録を作成し、意見を共有した上で仕事を進める方が、何倍も生産性が高まります。
私は、会社で、部下や後輩に、必ず打合せした後は
「議事録を残せないんなら、せめてメールかチャットで関係者をccに入れて、決まった事を必ず送信して文面に残そう」
としつこく言い続けています。もちろん、私も徹底しています。
どんな形でもいいので、文面で残しておけば、このような事態は起きません。
必ず関係者を巻き込んで送信し、証人を作りましょう。
3, 記録に残す事ができる為、過去の資料の参考として活かす事が出来る
会社で仕事を進めていくうえで、「過去の資料をさかのぼって調べる」という作業をやったことがある方も多いのではないでしょうか。
「過去の資料」を使う場面としては以下のようになります。
- 仕事の振り返り
- 新人教育
- 似通った案件の仕事を請け負った時
いずれにしても、とても役に立ちます。
特に新人教育に適していて
「どの部門がどんな意見を持っているのか」
「会議を行う際には、どのような目線で議題をあげるのか」
「ケース毎の具体的な書き残し方」
など、場面を想定した教育を行う事ができます。
また、似通った案件の仕事を請け負った際にも
「他部門とのやり取り」
「全体日程の落とし込み方」
など、具体的な他人のやり方を参考にすることもでき、1から調べ直すなどの手間を省くことが出来、時間を効率よく使う事ができるようになります。
4, 会議・打合せに参加してない人たちにも内容・決定事項を共有する事が出来る
会議や打ち合わせに参加したくても、都合が合わず、参加できなかった人に、内容を伝える事にも役立ちます。
また、自部門を含む各部門の担当者の上司にも
「このようなメンバーで、このように打合せを行い、今後、このように進めていきます。フォローをお願いします」
というメッセージを送る事が出来ます。
何をするにも目に見える「文面による記録」を共有しながら進める事が、無駄なトラブルを省き、質の高い仕事結果に結びつけることができます。
3, 議事録作成のポイント
STEP1 最低限、必ず書き残す内容
- 会議名
- 場所
- 日時
- 参加者
- 会議の目的 (簡単に)
- 決定事項
- 新たに出た議題 ・・・ (必ず「今後の動き」「担当者」「納期」を書く)
- 今後の動き、活動方針
- その他の補足情報
- 次回会議予定
以上10項目は全て重要な内容です。「最低限、必ず書き残しましょう。
STEP2 表現は箇条書きで行う。
ご存知の通り、議事録は日記ではなく、あくまでも「決定事項」を記録する為の文書ですよね。
読み手を疲れさせないように、可能な限り短く、完結に表現します。
更に適度な余白を設けて、見やすさを追究し、伝わる資料として活かす事ができれば完璧です。
それを実現させるための表現方法が箇条書きですね。
文字ばかり並んでいると、読み手は非常に疲れます。
議事録で仕事仲間の体力を奪うようなことにならないように気を付けましょう。
少々強引に、箇条書きにしても問題ないので、簡潔にまとめる事を心がけましょう。
STEP3 目標「会議終了後、1時間以内に即配信」それが無理なら「24時間以内」
参加者の頭に「会議の中身が残っているうち」に配信する事で、ダメ押しとなる記憶の定着化を図ります。
とはいっても、色々な仕事を抱えている場合、会議後に別の仕事に移らざるを得ない事があるでしょう。
そんな時には24時間以内ならOKという考えを持っておく事をおおすすめします。
ちなみに私は、議事録を作成した後は、基本的に最低3時間はわざと寝かせます。
その間は他の仕事を行い、忘れたころに議事録の表現方法を見直します。
私の場合は、急いで作ると、「解りにくい表現」になってしまうので、「他人の目」を自ら作り出し、議事録を見る事で、完成度を高める様にしています。参考にしてみてください。
STEP4 議事録作成は主催者側で行う事。
主催していない他部門の人が作成した場合、好き勝手な事を書かれてせっかくの取り決めが台無しになります。
会議を行う場合、なぜわざわざ会議を行うのか？と考えた時、目的があるから会議を行うわけですよね？
「情報共有」「今後の仕事の方向性の決定」「承認をもらう」などなど
繰返しになりますが、会議の目的を果たせても、その後の記録がきちんと残っていないと、やった意味がなくなってしまいます。
会議招集した人が、議事録を作成するのは当然の事として、取り組みましょう。
STEP5 会議終了後は、簡単に打合せた内容を箇条書きにし、合意をもらう
「言った、言わない」を完璧に封じ込める為です。
会議終了に伴い、手書きでもなんでもいいので「決定事項」「今後の動き」など要点を箇条書きで簡単にまとめて
「この内容で議事録を発行します」と説明し、「直筆のサイン」をもらいます。
サインをもらう事で確実に内容に合意した証拠になります。
そして、会議終了後、内容を整理し、清書して関係者に配布。
という流れになります。
方法として、その場で議事録を書きあげて、そのまま配布する方法もあります。
議事録としてはそれが本来の姿という人もいますが、詳細の内容が書き残せなかったり、まとめている間、参加者を待たせる事になるので、私はお勧めしません。
4, 私の失敗談
失敗談の紹介に入る前にまず一言
「会議主催者が議事録を取る気がないなら、こちらで議事録を取った方がいいです」
これまでは、会議主催側の視線で、作り方のポイントを紹介しましたが、今回は、会議に招集される側の視線から、経験談を紹介します。
過去、私自身、子供のケンカに巻き込まれた痛い経験があります。
打合せに参加し、議事録を作成する立場の人間が全く作成せず、「議事録を作成して展開してくれ」とお願いし続けて半年間、結局配布されないまま仕事が進み、これまで見た事のない「迷宮入り」を経験する事になります。
- 大量の未完了タスク
- 大量すぎてもはや納期を決める事もできない
- 次のプロジェクトが始まり、対応できる人間がどんどんいなくなり、役割分担が崩壊
「あの時の話では、このように話しましたよね？」
「議事録が残っているわけじゃないから、よくわからない」
このようなやりとりの連続です。
いちいち最初から説明して、納得させる必要があるので、めちゃくちゃ時間がかかります。
私自身、経験から言うと、間違いなく「倍以上」時間がかかっています。
そんな状況が続いた私は、相手が作る気がなかったら、必ず「議事メモを自分で残そう」と決めました。
議事録を作成する事って、学校で習わないので、会社の中で、仕組み化されていない場合、作成しない人が多数存在します。
主催者でもないのに、作るなんて、それこそ時間の無駄に感じますが、そのあとの「倍以上時間がかかる」事に比べれば、ちっぽけなもんです。
議事メモを使ってしっかり合意を取りながら仕事を進める事が、無駄な時間を無くす一番の方法になります。
ぜひ、成果をあげる為の参考にしてみてください。
5, 終わりに
議事録を残す事で、仕事の効率は格段に上がります。
私の経験談から、間違いありません。
議事録を取らずに仕事を進める人は、「仕事をした気になっているだけ」と私は思っています。
議事録を取らない人は「会議をした事に満足」してしまい、目的が変わってしまう傾向があります。
重要なのは、仕事のゴールに向かって進む道筋を決める事です。
私のようなサラリーマンは「労働力・時間・成果」の対価として、会社から給料をもらっていますよね。
会社にいるだけの時間も、会社からすればお金を払っている事になります。
それが、「個人⇔会社」の構図だと言われればそれまでですが、貴重な人生の時間を使っているわけですから、個人にとっても、会社にとっても、有意義な時間になるように努力した方が、いいと私個人は思っています。
今回は、議事録についてのみ、考えを述べさせていただきましたが、今後も、仕事の取り組み方について、考えを発信していきます。
これからも、成果を伸ばし続ける事が出来るように、頑張っていきましょう！！
できる人が持っている「仕事をやり切る力」で、成果をUPし続ける!!
こんにちは！AOです。
社会人として、仕事を進めていく上で、こんなふうに考えた事ってありませんか？
「成果を出し続ける人って、いったいどんな考えで取り組んでいるんだろう？」
今日は、そのような疑問にお答えします。
こんな人にオススメ!!
・今の仕事が好きで、日ごろから向上心を持って取り組んでいる人
・仕事で成果を上げ続けたい人
それでは、進めていきましょう。
目次
1,高い成果をあげる為に必要な物・・・それは、「仕事をやり切る力」！
仕事において、成果を上げるために、必要な物とは何か、あなたは知っていますか？
「歩く百科事典のあだ名をつくほどの知識」
「100人を超える組織をひと声で操作できるリーダーシップが神レベル」
「国立大学出身の肩書を持つ高学歴」
全部違います。
仕事において、成果をあげるために必要な物は「やりきる力」、これだけです。
やりきる力というものは何なのか、考えた事はありますか？
あなたの周囲を見回してみてください。
- 「この人、評判良いよな」
- 「この人が関わる仕事はいつもスマートに完了するな」
と何となく感じる人、いませんか？
その人は、以下のような特徴がありませんか？
- 仕事に情熱を持っている
- 言い訳をしない
- 地道な作業を積み重ねている (ルーチン作業含む)
以上のような特徴を兼ね備えている人は、仕事をやりきる力の持ち主です。
成果をあげ続ける人には例外なく上記3点の共通点があります。
次の項で、具体的に説明していきます。
2, 「仕事をやり切る力」を感じる具体的な場面
1, 仕事への情熱を感じる
結論からお伝えすると自身が働く目的を、意識しながら行動に移している人です。
働く目的は、色々ありますよね。
例えば・・・
- 会社の経営理念から、トップダウンして個人レベルに落とす
- 会社での成果を、社会貢献につなげる
みたいな感じですかね。
この意識を見失わないように、普段から、発言、行動をしています。
「この人の言葉には重みがあるな」とか「すんなり入ってくるな」などと感じる理由は、明確な目的意識を持って行動しているからこそ、深い説得力がにじみ出てくるのです。
2, 全ての出来ごとに言い訳をせず、受け入れる事ができる。
どんな失敗をしても、言い訳をせず、受け止める人って周囲が協力したくなりますよね。
ちなみに、言い訳をする時ってどんな場面か、思い出してみてください。
失敗した時ですよね。
結局言い訳とは、「自分のせいではない」とアピールしている訳です。
やりきる力を持つ人が失敗した時は
ただ事実を受け止め、原因を分析し、再発防止を真っ先に考えます。
目の前の出来事だけではなく、全体の結果を俯瞰してみている事から
少々の失敗は必ず起こると考えていますので、寛大に受け止める事ができます。
3, 地道な作業を積み重ねる
「やりきる人」は目の前の大きな仕事だけをこなすのではなく、地味な仕事にも丁寧に対応します。
仕事の全体を俯瞰して見て、必要な作業を把握している為です。
出世を優先して考えている人は、大きな成果が見込める仕事しか見えていない為、小さな仕事は、他人に投げます。
そんな調子で、目の前の「小さいけども重要な仕事」の状況も把握しないまま、大きな事ばかりに手を出す為、小さなトラブルが、大きなトラブルに発展し、失敗に終ってしまうケースが多いように感じます。
「目の前の大きな結果だけにとらわれない事」が大事という事ですね。
4, 責任感を強く感じる
組織で仕事を進める際に、ありがちなのですが、責任の擦り付け合いで、全体の仕事が止まってしまう事態に遭遇した事、ありませんか？
特に、これまで経験のない仕事などはトラブルのオンパレードです。
こういう時、以下のような考えを持つ人も出てくると思います。
- 「責任をかぶりたくない」
- 「自分の領域はここまで！これ以上はやらないよ」
- 「自分が対応すれば、済む話だけど、みんなやらないし、自分のせいにされたら困るからほっとこう」
などなど。
ルール、規定でいくら組織の仕事の流れを定めても、必ず「穴」は存在します。
その穴にはまった時に、上記で紹介したような考えの人たちが行動を止め、組織全体の仕事が止まってしまうわけです。
やりきる人は上記のようなしがらみも全て理解した上で、行動します。
「本来、自分がやるべき仕事ではない」と考えながらも、組織の仕事が止まらない事を優先します。
また、コミュニケーション不足による情報の行き違いなどにも細心の注意を払い、「そこまでやる？」と思われるくらい、細かく情報伝達をします。
「言った、言ってない」の口頭連絡や「やってくれてると思ってた」などといったやりとりははっきり言って「子供のケンカ」です。
口頭連絡を入れた後、必ずメールやチャット、LINEでもいいので、記録に残る連絡をする事が重要です。
「やりきる人」が考えるのは、あくまでも「全体の仕事が止まらない」事ですので、未然に防げるトラブルは徹底的につぶし込みます。
連絡について、方法を以下のリンク先にまとめていますので、参考にどうぞ。
3, 「仕事をやりきる力」がない人の特徴
ここまで「やりきる人」について、紹介してきましたが、逆に「やりきる力がない人」とは、どのような人の事を言うのか、特徴をまとめていきます。
1, すぐに人のせいにする
以下は、誰でも、見た事、聞いた事のある発言です。
「○○さんがこう言ったから」
ミスやトラブルが起きて、状況確認をすると、誰も聞いていないのに、真っ先に第三者の名前を出す。
これは人のせいにしている代表的な対応です。
明らかに「自分の意思ではない」アピールをしています。
自分の意思で動いていない人が、仕事を全うする事ができるはずがないですよね。
人のせいにする人は「仕事の結果」よりも「自分をよく見せたい」という思いが先行している為、成果もあげられません。断言します。
以上の理由より、人のせいにする人をやりきる力がない人の特徴のトップバッターとして紹介しました。
次に紹介する内容も、似たような特性ばかりです。
2, 責任逃れが上手い (屁理屈が多い)
何かと屁理屈を言って、正論をふりかざし、自分のせいではない事をアピールします。
「○○さんがもともとあの仕事に手を出したんだから、責任はあっちにある」
「今まであそこの部門がやってきたから今回もあそこがやればいい」
以上のような屁理屈な言葉を平然と繰り出して、周囲を混乱させます。
そしてそのまま、逃げる事がとても上手なのが特徴です。
よく聞く「口だけ」なのですが、その根拠のない自信に騙される人もいます。
ちなみに私は、本当によく騙されるタイプです。笑
本当に泥臭く手を汚している人は誰なのか、あなたは見誤る事のないように、屁理屈を言う人に騙されないように気を付けてください。
組織で仕事を進める以上、大なり小なり必ずトラブルが発生します。
それは完璧な仕組みを作る事は不可能だからです。
人間は一人ひとり性格も能力も必ず違いますので。
正論をかざすのは誰でもできます。言葉に惑わされず、行動を見て判断しましょう！
3, 一つ一つの作業に目的意識がなく、達成するまで煮詰めない
一つの作業には全て目的がありますよね？
例えば・・・以下の2点の作業については
整理整頓は「効率UP」が目的ですよね。細かい内容として表現すると・・・
- 不要な思考を頭に整理するため
- 誰が作業をしても、同じスピードで行えるようにするため
連絡は「情報共有」が目的ですよね。細かい内容として表現すると・・・
- 遅れ具合を知り、フォローしあう
- 現在抱えている問題点を共有し、解決方法を共同で考えながら仕事を進める
などなど。
仕事をやりきる力がない人は、上記のような目的を意識せずに、ただ目の前の仕事を、感覚でこなしています。
何が目的なのか、分かっていない為、問題が起きても、自分が原因だという事に全く気付きません。
そんな状況で、仕事がうまく進むはずがありませんよね。
「なんのためにこの作業をやるのか？」と、常に自問自答し、組織における自分の立ち位置をよく理解した上で目の前の作業に取り組むと、真の目的が見えてくると思います。
目的がはっきり見えるようになると、中途半端な状況で仕事が終わることが許せなくなるはずです。
以上3点が、「やりきる力のない人」の特徴になります。
共通点は「責任感がない」事です。
仕事を完遂させるには、必ず「責任感」が必要になります。
目的意識と責任感をもって、自分が持っている仕事に取り組みましょう！
4, 終わりに
「やりきる力」を身につけるには、学力はまったく関係ありません。
もちろん、成果をあげるにも、学力はまっっったく関係ありません。
唯一、成果を上げる方法は
「仕事に情熱と責任をもって、やり遂げる」
のみです。
仕事に愛情を注ぎ、目の前の作業の目的をよく理解して取り組み続ける事で、かならず「やりきる力」は自然と身につきます。
職場、組織の雰囲気が悪い場合
「あまり真面目にやっていると、周囲との温度差ばかりが広がって、余計働きづらくかるからいやだ」
と思う人もいると思います。
その気持ち、非常によくわかります。
私も、昔、そうでした。しかし、安心してください。
情熱をもって仕事を続けると、周囲の人間にいい影響を与え、必ずあなたの味方になる人間が現れます。
実は、仕事に情熱を持っているのだけど、「あまり目立ちたくない」と考えている人が必ずいます。
勇気をもって行動を続けると、その人は必ず台頭します。自分の考えや気持ちを信じて、行動してみましょう！
今日からでも、「やりきる力」を身に着けるために、紹介させてもらった考え方を実践してみください。
これからも頑張っていきましょう！
合せて読みたい！
頭すっきり！スピード重視のアウトプットの考え方！これで仕事はたまらない
こんにちは！AOです。
仕事を進めるうえで、こんな悩みを抱えたこと、あると思います。
「一生懸命仕事を進めているのに、仕事がたまっていく一方だ」
「自身のスキルアップなど、やりたい事がたくさんあるのに全く手が出せない！」
今回の記事では、そんな悩みを解決する方法をお伝えします。
こんな方におススメ！
・仕事を溜めたくない
・色んな事に挑戦する時間を確保したい
それでは、進めていきましょう。
目次
- 1, スピード重視マインドで、ひたすらアウトプットし、仕事をためない体質を作る
- 2, スピード重視マインドを身につけて、挑戦する機会を増やしましょう
- 3, スピード重視マインドになる為の考え方
- 4, 私の失敗談
- 5,,終わりに
1, スピード重視マインドで、ひたすらアウトプットし、仕事をためない体質を作る
仕事をためてしまう人の特徴として「アウトプットが遅い」事がよく挙げられます。
私もご多分に漏れず、そうでした。
アウトプットが遅くなってしまう考え方としては
「もっとキレイに仕上げよう」
「もっとわかりやすく表現する方法ないかな？」
「誰が見ても一目で完璧にわかるように仕上げる為に、これをやってあれをやって・・・」
など、まぁよく言われる「完璧主義マインド」が、アウトプットを遅らせる要因となり、結果的に仕事がたまってしまう原因となっているようです。
仕事がたまってしまうと悩んでいるあなたも、同じ考え方で仕事を進めていませんか？
完璧主義による、仕事の進め方は、決して悪くないのですが、「仕事がたまる」原因になってしまいます。
「仕事をためない」為には、まずは、ひたすらスピード重視に切り替えて仕事を進めましょう。
しかし、こんな事を急に言われても、これまで一生懸命取り組んできたあなたからすれば
「いやいや、スピードばかり重視していたら、中身の品質が上がらないだろ？」
「早くできたって使い物にならなかったら意味がないじゃないか！だからスピードよりも完成度を重視して仕事を進めているんだ！」
と、噛みつきたい気持ちになると思います。非常によくわかります。
私も実際に、最初は
「スピードばかり意識していたら、見かけだけで中身がなくなってしまう」
そう思っていました。実際にそんな人多いですからね。
しかし、少しずつこのように考えを改めました。
「逆に完成度100%と、80%では何が違うんだろう？そこにこだわって本来5個できる仕事が、1個しかできない場合自分にとって、最良の選択と言えるのだろうか？」
このように考え、完成度を考慮しつつ、スピードを早める仕事の進め方に変えていきました。
次の項で、仕事がたまってしまう事で損している部分を紹介していきます。せひ、参考にしてみてください。
2, スピード重視マインドを身につけて、挑戦する機会を増やしましょう
上記で説明したように、私自身、完成度などにこだわって、仕事をためてしまうタイプでした。
仕事をためてしまうと、以下のような不都合が生じませんか？少なくとも私にはありました。
1, 集中できない
1つの作業を行っている間に「次はこれをやらなきゃ」や「あっ！あれもやっとかないと」と、作業中に他に納期が迫ってきた仕事が頭に浮かんでくる経験、あなたにもあると思います。
次から次へと納期が迫る仕事に気づき、結果的に色んな仕事に手を出さざるを得なくなり、集中できずに、仕事が処理できない状態が続きます。
1つの作業に集中できない理由は、仕事量の整理ができていない事も要因の一つとして挙げられます。
2, 計画が立てられない
色んな事にこだわって、次から次へと思いつくままに手を出したり、取り入れたりすることで、結局処理時間が増えてしまい、ずるずる作業が続きます。
このような進め方をしてしまっている場合、「計画は、あってないような物」になってしまいます。
時間を意識して行動している人は「一度決めた事は、方向性をブラしません」
よって、よっぽどの事がない限り、作業途中で思い付きで色んな事に手を出すという事はほぼないと思います。
3, 新しい事に挑戦できない
一番はここです！
会社の設備や費用を利用して、スキルアップできるチャンスを、時間確保ができず、手放してしまう事になります。
非常にもったいないと思いませんか？
忙しい中でも、スキルアップなどの自己研鑽する時間を確保する努力は常に必要です。
まずは、仕事をためない事が大前提になります。
以上が、「仕事をためこんでしまう」人が持つ不都合な部分になります。
一つの仕事を極めることも、非常に良い考えですが、いつまでも同じところで立ち止まらず、次のステップに進む為に新しい事に挑戦する事も大事です。
成果も成長もあまり見込めない仕事をひたすらこなすのではなく、成果も成長も見込める新たな分野の仕事に積極的に挑戦してみませんか？
あなたの価値を高めて、人生の選択肢を増やすためにも、スピード重視のアウトプットを心掛け、時間を確保する事に力を費やしましょう。
次の項では、「スピード重視になる為の簡単な方法」をお伝えします。
3, スピード重視マインドになる為の考え方
もともと私自身「仕事をためこむ人」でありましたが、これから紹介する3つの事を心がける事で、少しずつ作業スピードが上がってきたと実感しています。ぜひ、参考にしてみてください！
STEP1 着手するスピードをあげる
とにかく早く手を出しましょう。
「これ、今やるべきなのかな？」と悩んでいる暇はありません。
納期が決まっているのであれば、すぐに納期に対する対応の日程を立てて、どこまでやるかを明確に決めます。
納期が決まっていないのであれば、勝手に決めちゃいましょう。
相手がいる場合には「〇〇までに提出するように計画します」と一言連絡します。
相手がいない、つまり、自分の改善や自己研鑽が対象の場合は、手帳・スマホなどのあなたが普段使っているスケジュール管理ツールに、即完了目標日を設定します。
あとは愚直に「80%」の品質を求めて、作業を続けるのみです。
考える暇があったら、すぐに行動！のマインドをセットしてみてください。
※ここでお伝えしている「考える暇」というのは、「実施しようか迷っている状態」の事です。
「日程・手法」については、事前に考える時間が必要ですので、そこは作業の一環と捉えていただき
差別化して考えてみてくださいね。
STEP2 まずやってみて、困った部分のみ、その場で調べて、知識をインプットする
「事前準備」に時間をかけすぎるパターンも、立派な「仕事をためてしまう」行動の一つです。
何を準備すればいいのかわからない場合には、完全に無策でもOKなので、まずはやってみましょう。
失敗しても、その経験が、次に成功に必ず一歩近づけてくれます。臆することなく取り組む習慣をつけましょう。
完全無策の挑戦をこれから始めるあなたに、私からぜひ取り組んでいただきたい事があります。
それは「メモをとりながら作業する」です。
作業内容を順番に、細かくメモを取りながら作業する事で、失敗した時の原因と、次に取り組む時の対策として役立ちます。
更に、今後、同じ作業を行おうとしている人に向けての「手順書」として、その後の活動に活きてきます。
少々面倒な作業になりますが、失敗の次につながる効果が大きくなるのであれば、やった方が得ですよね。
あなただけがわかる言葉で構いませんので、かならず記録に残すことを心がけましょう！
STEP3 目標を明確に定める
アウトプットを行う際には、かならず「提出期限」「提出先」の目標を決めます。
STEP1で紹介した、「納期に対する対応日程」を決める際に「何を、いつまでに、どうする」というレベルにまで落とし込んで考えます。
なぜこのような事をする必要があるのかというと。。。
目標が明確に決まった時点で、「一旦思考を停止して、目標点まで作業を行えばいいから」です。やる事を絞れば、作業スピードもぐんと上がります。
作業中、色々とアイデアが思いつく事が必ずあります。そんな時はメモを取り、とりあえずスルーしましょう。
そして、一度目標のポイントまえ作業を完了させた時点で、完成度を高める為に、作業実績内容と、メモを見返します。
その時に思いついたアイデアを取り込む事ができるのであれば、そのタイミングで折り込みましょう。
完成度がグンと上がるはずです。
途中で思いついたままに作業をしていては、必ずぶれて、計画が崩れます。
ぜひ、参考にしてみてください。
以上が、スピード重視マインドになる為の考え方になります。
まずは、簡単な内容のみ記載しておりますので、今日からでも使える内容になっているのではないかと思います。
4, 私の失敗談
私のこれまでのサラリーマン生活16年で、経験してきた考え方を告白します。
「なるほどね～。確かにこんな考え方ならそりゃ仕事もたまるよね！」と思っていただき、あなたの今後の行動にいい影響を感じていただければ幸いです。
ここまでで、何度か私も「仕事をためてしまうタイプ」だったとお伝えしてきました。
私なりに自分の行動や思考を分析した結果、仕事がたまる原因は以下のような考え方になろうかと思います。
「目の前の仕事の質を上げる事で、評価をあげようと思っていた」
この考え方に尽きますね。
「せっかく資料を作るのだから、使える資料にしないと意味ない」
そう考えて、仕事をしていました。
言葉だけを見ると「そんなの当ったり前だろ？」と思われたと思いますが、この言葉の中に隠された「使える」というのは
- 言葉をきれいに使う (教科書のような表現)
- 絵のレイアウトをきれいにまとめる
- 過剰な付加価値をつけて、周囲の資料に対し、差別化を図る
どの考え方も、正直、仕事を進める上では、ある程度は必要な事だと今でも言えます。
しかし、会社、組織で仕事をする場合、「自分だけの時間」はあまり存在しません。
次から次へと舞い込んでくる仕事を、タイムリーに処理しなければ、周囲の部門の仕事が止まり、組織が成り立たなくなります。
納期を間に合わせる事ができなければ、どんなに質の高い仕事をしても「無駄」になってしまいます。
つまり、必要以上に質を上げる事は「仕事ではなく趣味」と表現する事ができるわけですね。
私は、仕事がどんどんたまり、最終的に納期に間に合わせる事を目的とし
結局質をそこまで上げ切れずに仕事を終わらせるようになっている事に気づきました。
そこで初めて「自分の仕事が趣味の世界に入っている」事実に気づき、かなりショックでした。
今となっては気づく事ができてよかった！と心から思っていますけどね！
それからは、まずは最低限の質を確保しつつ、必要以上に質を求めないように、スピード重視の考え方に変えてきました。
要は全体を見て行動しなければいけないという事を知りました。
5,,終わりに
スピードにこだわりすぎて、重要な品質をおろそかにするようでは、また手直しの仕事がたまってしまいます。
最終的にはバランスが大事という結論になるのですが、今回の記事では、「質にこだわりすぎて仕事がたまってしまう」状態を改善する考え方を紹介させていただきました。
目の前の仕事を確実にこなし、積み上げることで、あなたのスキルも上がってくることは間違いではありませんが、本当にやるべき事、やりたい事はなにか、見直す事も非常に重要だと思います。
これからも一緒に頑張っていきましょう！
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