「仕事が早い！」分類へ仲間入り！成果積み上げスピードUP！！
こんにちは。AOです。
仕事を進めていく上で、こんな状態になる事ってありませんか？
「やってもやっても仕事が溜まっていくばかりだ。自分なりに一生懸命こなしているはずなのになぜだろうか。。。」
今日の記事では、そのような疑問にお答えします。
こんな人におススメ！
・仕事量が多く、どんどんためていってしまう人
・自分の仕事をこなすスピードが遅いと感じている人
この記事を読み進めてもらう事で、仕事を素早く処理し続ける考え方が身につき、実践し続ける事で誰よりも早く成果を積み上げ続ける人というように周囲に思われる存在に近づけます。
それでは、進めていきましょう。
目次
1, 「仕事が早い人」になる事で、得られるメリット
日々、仕事を進めていく中で仕事が早いという言葉をよく聞きますよね。
仕事が早いとは、誉め言葉です。
仕事が遅いよりも仕事が早い方が、印象が明らかにいいですよね。
それはなぜだか、考えたことはありますか？
結論をお伝えすると
計画通りに事を進める事ができるからです。
当たり前の話ですが、「仕事が遅い」と、計画を遅らせてしまい、お客さんにとって一番の迷惑となる納期遅れの原因になります。
以上のように時間を価値の対象として、捉える使い方をするのが一般的です。
実際に感じた事のある人も多いのでは？という内容ですよね。
「仕事が早い」事で得られるメリットは、実はもう一つあります。
それは、経験を多く積める事です。
理屈は超シンプルで、30分かかる仕事を10分で終わらせる事ができると単純計算で、3つ終わらせる事が出来ますよね。
仕事は経験の積み重ねです。極端な話、積み重ねた経験がそのまま実力として反映されていきます。
完全に思考停止して、こなすだけでは、すぐに「経験ではなく、無駄な時間の浪費」になっちゃいますが、結果を求めて取り組んだ経験は、必ず血肉として、蓄積されます。
- かける時間を最低限に抑え、労働コストを抑える
- 計画を遅らせない事で組織に貢献する
以上2点は、仕事が早い人の考えであり、組織にとって、とてもありがたい存在です。
このような人材になるためにも、まずは実力を付ける必要がありますよね。
この記事を読んでいただき、少しずつ仕事が早い人について理解を深めて、実際に人材になっちゃいましょう。
それでは、次の項で仕事が早いと言われる人の特徴について、紹介します。
2, 「仕事が早い」と言われる人の特徴
1, 常に整理整頓できている
仕事が早い人は、例外なく整理整頓を意識しています。
では、具体的にどのような整理整頓をおこなっているのか。。。
代表例でいうと、以下になります。
- 公私問わず、「持ち物」を最低限に抑えている
- 現在持っている仕事の状況を把握しやすいように情報を整理している
- 仕事の仕組みなどの情報などを、すぐに引き出せるようにしている
共通点はすぐに取り出せるようにしている事です。
それでは、1つずつ深掘りしていきます。
1, 「持ち物」を最低限に抑えている
結論からお伝えすると、「不要な物は持たない」事です。
持ち歩く物は「このタイミングで絶対に使う物！」と言い切れる物以外は、持ち歩かない事が賢明です。
「使う事があるかも」などの『かも』など、確定ではない表現をするような物は、持ち歩く必要はありません。
今すぐ持ち物を整理しましょう。
ここでいう不要とは持ち歩く必要がないという表現です。
「使う事があるかも」レベルの物は、置場所を決めて保管しておきます。
また、持ち物において、最強レベルの無駄は「予備でもないのに、同じ物を2個以上持っている」状態です。
これは、はっきり言いますが「無駄」という言葉を形にして表した状態と言っても過言ではありません。
もしこの状態になってしまっている場合には、今すぐ処分しましょう。
2, テンプレート化を徹底している
結論からお伝えすると、「繰返し作業を効率化」しています。
ルーチン作業など、定期的に行う形式ばった作業について、「やり方」を明確に決め、作業に取り組む上で迷う事がなくなる仕組みを作っています。
「これってただこなすだけの思考停止状態と言えるんじゃないの？」
と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、それは違います。
定期的に行う形式ばった作業とは、繰返し作業です。
記載する言葉や数字が少し違うだけで作業の流れが全く一緒の作業を行うのに、その都度「考える」事をするのは、時間と、脳の体力の無駄遣いと考えるようにしましょう。
以上が、仕事が早い人の特徴です。
無駄な作業を徹底的に排除するように日ごろから考えて行動すれば、自然に仕事が早い人になっていきます。
それでは、次の項で、具体的にどのように行動すればいいのか、お伝えします。
3, 「仕事が早い」といわれる人になる為のマインドセット
1, 適度にさぼる
結論からお伝えすると、完璧主義を捨てましょうという事です。
ここでいうさぼるとは、『完成度を下げましょう』という意味で使っています。
「仕事をしないで遊ぶ」の意味ではないので、誤解のないようにお願いします。笑
完成度を高める事を追究する事は、スキルアップにもつながりますし、色々な気付きを得るきっかけにもなり、非常に素晴らしい事です。
しかし、一つの事にこだわっていると、その分どうしても時間が必要になっちゃいますよね。
仕事量が多い場合には、勇気を出して「完成度80%」程度を狙って、区切りをつける事も考える必要があります。
極端な話、1つしか仕事をストックしておらず、時間を気にせずに取り組める内容であれば、時間をかけて、完璧を求めて仕事を行ってもOKです。
しかし、この記事を読まれているあなたはそんな状況ではないですよね。
仕事がどんどんたまる状況を回避する為には
「完璧主義を捨て、完成度を下げて、時間確保を優先する」
この考えを大前提に持ちましょう。
2, 「締め切り」を設定して、制限時間を設定
結論からお伝えすると締め切り感覚を利用することでダラダラ仕事を回避することが目的になります。
誰もが経験したことのある「締め切り」に追われる感覚は、結果的にスピードを高める効果があります。
「締め切りに追われるって小学生じゃあるまいし。そもそも締め切りに追われる事自体しんどくない？」
と言いたいあなたへ、お答えします。
何も精神的にダメージを受けるほど自分を追い込む必要はありません。
要は明確な作業時間と、目的地を把握した方がスピード向上に役に立ちますよ。という事をお伝えしたいのです。
締め切りという言葉は、確かに子供じみた言い方に聞こえるかもしれません。大人の社会では「期限」という言葉の方がよく使われますよね。
しかし、学生時代は「締め切り」という言葉の方が使われており、その感覚からか「期限」よりも「締め切り」の言葉の方が緊張感が増す人も多いです。
個人差のある言葉遊びになりますが、それで仕事のスピードを高める事が出来るのなら、利用しない手はないですよね？
3, 優先順位を決める
色んな場面で使われる優先順位という言葉ですが、これほど奥の深い言葉はないですよね。
ビジネス書などを読むと「緊急度」「重要度」の2つの軸で・・・などとよく記載されていますが
ここは難しく考えず、もっとシンプルな考え方をお伝えします。
優先順位の付け方は、以下です。
- 期限を遅らせてしまうと、組織に迷惑がかかる事を最優先で行う (メール返信含む)
- 業務効率UPなどの、すぐに行う必要のない仕事は、「1日最低30分」無理やり時間を確保などの「行動目標」を立てる
- すぐに行う必要のない仕事は「月単位」で締め切りを設定する。(1か月後など)
以上が、非常にシンプルな考え方です。
私は実際に以上のように考えています。
「組織に迷惑がかかるか、かからないか」これが一番重要なポイントです。
しかし、目の前の仕事ばかりにとらわれていると、業務効率がいつまでたっても上がってこず、何年も同じやり方で、仕事の質が向上されない事態になります。
なので「1日最低30分」は無理やり時間を確保し、業務効率UPなどの優先順位が低い物に取り組む習慣をつける事が大事です。
一生懸命仕事に取り組んでいる人にとっては、非常に勇気が必要な決断だと思いますが、会社の将来を考えると、必ず行う必要のある仕事です。
全体のバランスを考えて、仕事を組み立てていきましょう。
4, 私の失敗談
上記の「優先順位を決める」の項で触れた「目の前の仕事にとらわれて、業務効率が上がらない」事について、経験から学んだ失敗談をお伝えします。
文章の通りなのですが、本当に目の前の仕事をこなす事にとらわれて、同じことを繰り返していました。
具体的には
- 類似作業をテンプレート化しない
- 反省をまとめない。(過去に起きたトラブルを再発させる)
- 情報、道具を整理整頓を後回し
特に「整理整頓」は、忙しければ忙しいほど後回しにしていました。
「今の考えと、この焦りの感覚を失いたくない」
という思いから、そのような行動を取っていましたが、大間違いでした。
いくら忙しくても、状況と道具を整理しながら仕事を進める事で、驚くほど落ち着きが保てて、思考が整理されます。
「整理整頓は仕事ではない」と考えている人は、まずその考えから改める事をお勧めします。
以前は、会社がそういう体質であった事もあり、私も近い考えを持っていましたが、頭がごちゃごちゃなまま仕事を進めても失敗ばかりする感覚に疑問を感じ、周囲の反応や声を無視して、整理整頓を徹底しました。
すると二度手間になる回数が明らかに減り、結果的に仕事のスピードと質が向上した事を体感できるほどになりました。
私は、会社の仕事を進める際に、自分より若い世代には「整理整頓」を勧めています。
「整理整頓は仕事を進める上で必要な事」という感覚を持ってほしいからです。
目の前の仕事に集中するという意味と取り組み方を間違えると、いつまでたっても業務効率は上がらず、スピードが落ちる結果となりますので注意してみてください。
5, 終わりに
冒頭でもお伝えしましたが、仕事が早いという事は、「仕事の経験がより多く積める事」が一番のメリットです。
実力をつけ、成果をあげるには、「経験を積み重ねて、業務効率UP」を継続する必要があります。
この記事の色々なところで「取り組み方を間違えなければ」と表現していますが、非常に重要なポイントです。
「目の前の仕事をがむしゃらにこなし続ける」事は、新人には大事な事ですが、監督者レベル以上にはふさわしくない考え方です。
会社全体の仕事の流れを見て、自分が属する組織がどの立ち位置で、どのようにふるまうべきか、自分なりによく考えて、業務効率UPに取り組みましょう。
私も引き続き、会社と自分の為に、業務効率UPに取り組みます！
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