「段取りの組み方」を知るだけで成果が上がる！周囲と差がつく考え方
こんにちは！AOです！
仕事を進めていく上で、こんな悩みを持ったことはありませんか？
「計画を立てて進めているはずなのに、なぜか途中から行き当たりばったりのような感じになって、ストレスや疲れがすごく溜まってしまう。上手に仕事をすすめる方法ってないのだろうか？」
今日の記事では、そのような悩みにお答えします。
こんな人におススメ！
・仕事が多く、普段から「時間が足りない！」と感じている人
・仕事を進めるモチベーションを維持し続けたい人
この記事を読むことで、段取りの組み方が身につき、時間に余裕をもって、仕事を進めることができるようになります。
それでは進めていきましょう。
目次
1, 段取りとは、道を作る事！
結論からお伝えすると、段取りとは道を作る事です。
道の目的地は成果を生む作業です。
いかに最短ルートで、障害を回避しながら目的地へたどり着くことができるか？
過程を左右するのが段取りです。
あなたは仕事を進める際に、「段取り」を組む習慣がありますか？
ないのであれば、今日から習慣づける事を強くお勧めします。
それでは早速、次の項で、「段取りを組まずに仕事を進めた場合に発生する問題」を紹介します。
2, 段取りを組まない事で発生する問題
結論からお伝えしますと
「計画していた時間通りに仕事が終わらず、結果的に次から次へと仕事がたまります」
段取りを組まずに、仕事を進めていくと、目的地である「成果を出す作業」に行きつく前に、色々な障害にぶつかります。
主な障害は、以下になります。
- 作業開始前に「必要な道具が準備されていない」事に気づき、貴重な作業時間を準備で消費する
- 作業時に一緒に仕事をする人が「作業内容を理解していない」事がわかり、貴重な作業時間を説明で消費する。
代表例に絞ると以上2点になりますね。
「そんなミスって新人しかしないだろ！？障害って大げさじゃない！？」
と思われる方も多いと思いますが、断言します。
新人のようなミスをする人、結構います。
上記2項に共通している点は準備不足で、しっかり準備すれば、事前に回避できる内容です。
正直、こんな事で貴重な作業時間が削られるのは非常にもったいないです。
「成果を生む作業」に集中する為にも、段取りを組む事は常識としてとらえ、当たり前のこととして取り組むべきです。
ここまでを読んで「ドキッ」として方がいれば、もう安心です。
この記事を読み進めてもらい、この後紹介する方法を実施していけば、上記のようなミスはなくなります。
問題点を把握した所で、次に、段取りを組む事で得られるメリットについて、紹介していきます。
3, 段取りを組む事で得られるメリット
1, 計画通りに仕事を終わらせる事が出来る
段取りの目的である「成果を生む作業」を目指し、以下の考え方で計画を立てるようになる為、結果的に計画通りに終わらせる事が可能になります。
全ての仕事には、以下の2点の要素が存在します。
- タイミング
- 作業時間
要は、今がチャンス！といえるベストな時があるわけです。
チャンスを逃すと、時間損失・機会損失につながります。
「成果が上がりやすいその時」に合わせて計画を立てて集中できる環境を作り、計画通り作業をこなせば、確実に成果が出ます！
以上の目線で作業を進めるので、結果的に計画を守る事ができるようになります。
2, 長期間の計画を立てられるようになる
1つ1つの短期的な仕事を計画通り終わらせる事で、長期的な計画が立てられます。
聞けば聞くほど「当たり前の事なんじゃないの？」と思われるような内容ばかりです。
しかし、その当たり前の事を続ける事が難しいのは、実際に行動に移している人ならだれでもわかる話です。
組織で進めるプロジェクト案件などは、1つの部門の1つの計画遅れが、じわじわと全体の遅れを生みます。
この後紹介する段取りの組み方を使って、仕事を計画内に完了させる事で、長期的な計画が確実に立てられるようになります。
3, トラブルを事前に想定し、予防できる
「段取りを組む」過程の中で、事前に「懸念点」を確認する事が出来る為です。
まず、段取りを組む際には、仕事のプロセスを全て正確に理解する必要があります。
プロセスとは、以下のような事です。
- 計画を立てる
- 準備する道具を選定する
- 関係者に情報を展開し、共有する
- 作業に取り掛かる前に実際に道具を準備する
- 関係者と詳細の打合せをする
- 目的の作業に取り掛かる
- 後片付けをする
- 効果の確認をする
- 作業実績をまとめる関係者及び上司に報告
最低限、以上のプロセスを踏む必要があるわけですね。
トラブルが生まれる可能性があるのが以下の2点です。
「2,準備する道具を選定する」
「3,関係者に情報を展開し、共有する」
この2点の精度をどこまで高める事が出来るかで、段取りの精度が決まります。
成果の差は、まさにここで出ます。
必要な「道具」「関係者」が不足していると、実際に作業に入った時に
「あっ！しまった！！」と気づき、貴重な作業時間中に、「準備」「連絡」をする事になり、少しずつ時間を蝕まれ、結果的に計画から遅れてしまいます。
上記のような「やる事リスト」を簡易的に準備し、「抜け漏れ」のない計画を立て続ければ、事前に懸念点を洗い出せて、トラブルを未然に防ぐことができます。
以上が、段取りをしっかり組むことで得られるメリットになります。
主に「時間の有効活用ができる」というところに焦点を当てています。
企業人に限らず、この地球上の生物に与えられた時間は有限で平等です。
楽しく、有意義に生きていく為に重要な要素の一つは「時間」ですよね。
無駄なく、使っていくことで、成果を上げていきましょう。
それでは、次の項にて「具体的な組み方」について、紹介していきます。
4, 段取りの組み方 3つのやるべき事
1, 「仕事完了」のゴールを明確にする
ゴールから逆算して、段取りを組むことにより、各作業の完了目標時間を決める為です。
その為にも、まずは作業の完了の定義を明確に決める必要があります。
例えば、あなたが作業者として「コピー機に部品を取り付ける」という仕事を受けているとして、何をもって「完了」にしますか？
簡単に例を挙げるとすれば・・・
- 部品を取り付ける
- 部品を取り付けた後、動作を確認し、問題なく動くことを確認
- 問題を見つけて、源流部門にフィードバック
以上のような感じになりませんか？
どれも「完了」と表現できる内容ですが、作業時間が明らかに変わりますよね。
ここでお伝えしたいのは、
「時間を把握する為にどこまでやるか決める必要があるよ」
という事です。
段取りを組む上で、この考え方は一番重要と言っても過言ではありません。
やるべき作業が決まった時点で
「この仕事の目的は何だ？」
「どの作業を行う事が成果につながるのだろうか？」
と考えて、作業の完了の定義を決めます。
2, 時間に余裕を持つ・・・見積時間は、スムーズに終了する作業時間の「1.5倍」
段取りを組む際に重要な事は正確な時間配分を行う事です。
見積時間を間違って、作業時間が明らかに不足してしまうと、計画遅れが生じ、時間を意識し過ぎて、作業に集中できなくなります。
そして結果的に成果が出ないという、最悪の事態に発展します。
このような仕事の進め方が続いてしまうと、進めている本人は、常に仕事に追われている感覚から抜け出せなくなり、自信喪失してしまいます。
モチベーションが下がり続け、仕事の質は低下する一方です。
このような負のスパイラル状態になる前に、全てを把握し、必ず時間に余裕を持った計画を立てましょう。
作業時間の見積は通常通り仕事を進めた場合に完了する時間の1.5倍で見積ります。
作業時間に余裕を持つことを「悪い」と考える人は、「最高のコンディションと最高の環境」で臨んだ場合の時間で見積を立てる傾向があります。
ここで伝えている「1.5倍の時間」の考え方は「体調不良や、他部門の協力者の都合による遅れ」などの「不測の事態」を加味した時間の見積を取る必要があるという事です。
この考え方は、計画を立てる際の基本になります。
気持ちよく仕事を進める為にも、時間の見積には余裕を持つ習慣をつけましょう。
3, 関係者と密に連絡を取り合い、「これでもか！」というほど計画に「抜け漏れ」の無い状態にする
「複数人の計画遅れを防ぐ」事で多大な時間損失を防ぐ為です。
組織で仕事を進める上で、必ず意識する必要がある事は
「2人以上で作業をする際は、最短時間で終わらせる事」
が非常に重要です。
1つの仕事の遂行に「2人分の時間」がかかっているわけですから、長引けば長引くほど、かかる時間費用は2人分そのまま増えていきます。
また、協力して進める仕事というのは、呼吸を合わせて仕事を進める事にもなります。
ダラダラと一つの仕事をずっと続いてしまうと、呼吸が乱れ、体力の消耗が激しくなり、また、人間関係悪化につながりますので、特に気を付けましょう。
その為にも、これまで紹介した「ゴールの設定」「時間の見積」のほかにも「役割分担」も必要になるケースもあります。
作業内容を明確に把握し、適切な役割分担を事前に行う事で、無駄な時間浪費を事前に防ぎましょう。
5, 私の考え方
私は、仕事を進めていくうえで、大切にしている感覚があります。
それは「かっこよく仕事を進める」という自己満足感です。
「・・・はっ！？」って思われましたかね？
しかし、この自己満足って結構大事な感覚だと思っています。
モチベーションをキープするのに一番有効なのは、「褒められる事」ですよね。
何気ない誉め言葉のおかげで、気持ちよく仕事を進める事が出来た経験ってありませんか？
しかし、いくら頑張っても、周囲がいつも自分をほめてくれるとは限りません。
それでも、いつもあなたをほめてくれる人はいます。それはあなた自身ですよね。
段取りをうまく組んで、計画通りに仕事を完了させた時って、なんとも言えない達成感を感じますよね。
そんな時に
「こんなにスムーズに仕事を進められたあなたはえらい！誰にでもできる事じゃないよ！！」
と自分で自分をほめてあげる事で、自信がつきますし、何よりもモチベーションを保つことが出来ます。
モチベーションを保ったまま、高い成果をあげ続ける事ができるように仕事に取り組んでみるといいと思います。
5, 終わりに
段取りを組める事は、「できる人」と言われる最低条件です。
計画を立てずに仕事を進めてしまうと、準備が行き届かず、あっち行ったりこっち行ったり、急に色んな依頼を周囲の人にしまくったりと、バタバタしながら仕事を進めなければならない状況が続き、全くと言っていいほど、集中できない事態100%なります。あなたの周囲にもこんな感じの人、いませんか？笑
そのような仕事の進め方で、成果が上がるはずなんてありません。
もし、現段階で、段取りを組む習慣がついていない方は、段取りの重要性を理解していただき、今後の仕事の進め方を見直していただければ幸いです。
必ず生産性は向上しますので、ぜひ、参考にしてみてください。
私も、これからも、段取りにこだわり続けます！
