仕事の円満解決方法！その名は議事録！
こんにちは！
仕事を進めていくうえで、以下のように疑問に感じたこと、ありませんか？
「せっかく関係者で会議や打合せをして、担当や納期を決めたのに、その通りに行動する人の方が少ないけど、これが普通なのかな～？」
今日の記事では、そのような疑問を解決します。
結論からお伝えしますと、普通と思ってはいけません。
関係者で決めた事は、必ず守るべきです。
でないと、仕事中、時間をとって集まって話した時間が全て無駄になります。
こう言ってしまうと
「そうは言っても、自分がいくら決定事項を守っても、周りの人間が同じ考えで行動してくれないから困ってるわけじゃないか！じゃぁどうすればいいんだよ！具体的に案を出してくれ！」
という意見が出てきそうですね。
ここで、活躍するのが、議事録になります。
議事録とは、会議・打合せの文字による記録です。
今日は、議事録を作る目的と、作成方法を紹介していきます。
ぜひ参考にしていただき、日々の仕事に役立てていってください！
こんな人におススメ！
・組織をまとめるリーダー的存在の人
・他部門と仕事を進める職場で働く人
目次
1, 議事録の目的は？それはプロジェクトの道しるべ！
まずは目的から紹介します。
- 会議の備忘録
- 情報の共有
- 決定事項の証拠・・・(「言った、言わない」の無駄な議論を予防)
以上3点が、議事録を作成する目的です。
あなたは、会議や打ち合わせを行った後、議事録を取る習慣はついていますか？
まだついてない場合は、今日からつけていくことを強くお勧めします。
なぜなら「議事録のない打合せ・会議は、ただの雑談」と言われるくらい、議事録のない会議はやった意味がなくなるからです。
勘違いしている方が多いのですが、「会議や打ち合わせは、実施したら終わり」ではありません。
「議事録を作成⇒関係者へ配布」して初めて完了です。
以上を大前提として読み進めてみてくださいね。
次の項より、作成するメリットを紹介していきます。
2, 議事録を作成する事で得られるメリット
1, 取り決め事項を、関係者で共有する事で、行き違いを予防できる
議事録内に「今後行うべき項目」「担当者」「期日」を残す事で、やる事が明確になりますよね。
こうする事で、関係者全員が、同じ方向を向けます。
更に「誰が、いつまでに」が明確になっている事で、組織として、仕事の進捗を管理する事が可能になります。
組織の進捗を個人で管理するのは、負担が大きいですからね。
トラブルが起きた時に、周囲や上司に助けを求めたくても
「もともとどういう話だったのか？ちゃんと事前に話し合っていたのか？」
と若干攻められ気味で終わりになる事は目に見えています。
逆に、議事録で「誰が、いつまでに、何をする」という流れを明確に表現しておくと、周囲の助けを得る事が出来ます。
いざという時に備えて、しっかり準備しておきましょう。
2, 「言った、言わない」の無駄な論争を予防する為の証拠になる
この経験、あなたもあるのではないでしょうか。
「この前の打合せでこう決まったはずです」
「いやいや、そんな事ない。俺はこう言ったはずだ！」
「いやいやいや。そもそもそれはそっちの仕事だろ」
・・・もはや子供のケンカです。
このような言い争いは、高確率で「声の大きい人」「無責任な人」が勝ちます。
しかし、結果的に「言った、言わない」は、お互いめちゃくちゃストレスがたまります。
そして、落としどころが作れません。
その後の人間関係にも影を落とす危険性もあります。
そんな事態を未然に防ぐことができるのが「議事録」になります。
この記事を読んでいるあなたには、今後、この言葉を徹底していただきたいです。
「口頭だけでの連絡は、言っていないのと同じ」
忙しい時間を割いて打合せを行っているわけですから、その時間を無駄にしないためにも、議事録を作成し、意見を共有した上で仕事を進める方が、何倍も生産性が高まります。
私は、会社で、部下や後輩に、必ず打合せした後は
「議事録を残せないんなら、せめてメールかチャットで関係者をccに入れて、決まった事を必ず送信して文面に残そう」
としつこく言い続けています。もちろん、私も徹底しています。
どんな形でもいいので、文面で残しておけば、このような事態は起きません。
必ず関係者を巻き込んで送信し、証人を作りましょう。
3, 記録に残す事ができる為、過去の資料の参考として活かす事が出来る
会社で仕事を進めていくうえで、「過去の資料をさかのぼって調べる」という作業をやったことがある方も多いのではないでしょうか。
「過去の資料」を使う場面としては以下のようになります。
- 仕事の振り返り
- 新人教育
- 似通った案件の仕事を請け負った時
いずれにしても、とても役に立ちます。
特に新人教育に適していて
「どの部門がどんな意見を持っているのか」
「会議を行う際には、どのような目線で議題をあげるのか」
「ケース毎の具体的な書き残し方」
など、場面を想定した教育を行う事ができます。
また、似通った案件の仕事を請け負った際にも
「他部門とのやり取り」
「全体日程の落とし込み方」
など、具体的な他人のやり方を参考にすることもでき、1から調べ直すなどの手間を省くことが出来、時間を効率よく使う事ができるようになります。
4, 会議・打合せに参加してない人たちにも内容・決定事項を共有する事が出来る
会議や打ち合わせに参加したくても、都合が合わず、参加できなかった人に、内容を伝える事にも役立ちます。
また、自部門を含む各部門の担当者の上司にも
「このようなメンバーで、このように打合せを行い、今後、このように進めていきます。フォローをお願いします」
というメッセージを送る事が出来ます。
何をするにも目に見える「文面による記録」を共有しながら進める事が、無駄なトラブルを省き、質の高い仕事結果に結びつけることができます。
3, 議事録作成のポイント
STEP1 最低限、必ず書き残す内容
- 会議名
- 場所
- 日時
- 参加者
- 会議の目的 (簡単に)
- 決定事項
- 新たに出た議題 ・・・ (必ず「今後の動き」「担当者」「納期」を書く)
- 今後の動き、活動方針
- その他の補足情報
- 次回会議予定
以上10項目は全て重要な内容です。「最低限、必ず書き残しましょう。
STEP2 表現は箇条書きで行う。
ご存知の通り、議事録は日記ではなく、あくまでも「決定事項」を記録する為の文書ですよね。
読み手を疲れさせないように、可能な限り短く、完結に表現します。
更に適度な余白を設けて、見やすさを追究し、伝わる資料として活かす事ができれば完璧です。
それを実現させるための表現方法が箇条書きですね。
文字ばかり並んでいると、読み手は非常に疲れます。
議事録で仕事仲間の体力を奪うようなことにならないように気を付けましょう。
少々強引に、箇条書きにしても問題ないので、簡潔にまとめる事を心がけましょう。
STEP3 目標「会議終了後、1時間以内に即配信」それが無理なら「24時間以内」
参加者の頭に「会議の中身が残っているうち」に配信する事で、ダメ押しとなる記憶の定着化を図ります。
とはいっても、色々な仕事を抱えている場合、会議後に別の仕事に移らざるを得ない事があるでしょう。
そんな時には24時間以内ならOKという考えを持っておく事をおおすすめします。
ちなみに私は、議事録を作成した後は、基本的に最低3時間はわざと寝かせます。
その間は他の仕事を行い、忘れたころに議事録の表現方法を見直します。
私の場合は、急いで作ると、「解りにくい表現」になってしまうので、「他人の目」を自ら作り出し、議事録を見る事で、完成度を高める様にしています。参考にしてみてください。
STEP4 議事録作成は主催者側で行う事。
主催していない他部門の人が作成した場合、好き勝手な事を書かれてせっかくの取り決めが台無しになります。
会議を行う場合、なぜわざわざ会議を行うのか？と考えた時、目的があるから会議を行うわけですよね？
「情報共有」「今後の仕事の方向性の決定」「承認をもらう」などなど
繰返しになりますが、会議の目的を果たせても、その後の記録がきちんと残っていないと、やった意味がなくなってしまいます。
会議招集した人が、議事録を作成するのは当然の事として、取り組みましょう。
STEP5 会議終了後は、簡単に打合せた内容を箇条書きにし、合意をもらう
「言った、言わない」を完璧に封じ込める為です。
会議終了に伴い、手書きでもなんでもいいので「決定事項」「今後の動き」など要点を箇条書きで簡単にまとめて
「この内容で議事録を発行します」と説明し、「直筆のサイン」をもらいます。
サインをもらう事で確実に内容に合意した証拠になります。
そして、会議終了後、内容を整理し、清書して関係者に配布。
という流れになります。
方法として、その場で議事録を書きあげて、そのまま配布する方法もあります。
議事録としてはそれが本来の姿という人もいますが、詳細の内容が書き残せなかったり、まとめている間、参加者を待たせる事になるので、私はお勧めしません。
4, 私の失敗談
失敗談の紹介に入る前にまず一言
「会議主催者が議事録を取る気がないなら、こちらで議事録を取った方がいいです」
これまでは、会議主催側の視線で、作り方のポイントを紹介しましたが、今回は、会議に招集される側の視線から、経験談を紹介します。
過去、私自身、子供のケンカに巻き込まれた痛い経験があります。
打合せに参加し、議事録を作成する立場の人間が全く作成せず、「議事録を作成して展開してくれ」とお願いし続けて半年間、結局配布されないまま仕事が進み、これまで見た事のない「迷宮入り」を経験する事になります。
- 大量の未完了タスク
- 大量すぎてもはや納期を決める事もできない
- 次のプロジェクトが始まり、対応できる人間がどんどんいなくなり、役割分担が崩壊
「あの時の話では、このように話しましたよね？」
「議事録が残っているわけじゃないから、よくわからない」
このようなやりとりの連続です。
いちいち最初から説明して、納得させる必要があるので、めちゃくちゃ時間がかかります。
私自身、経験から言うと、間違いなく「倍以上」時間がかかっています。
そんな状況が続いた私は、相手が作る気がなかったら、必ず「議事メモを自分で残そう」と決めました。
議事録を作成する事って、学校で習わないので、会社の中で、仕組み化されていない場合、作成しない人が多数存在します。
主催者でもないのに、作るなんて、それこそ時間の無駄に感じますが、そのあとの「倍以上時間がかかる」事に比べれば、ちっぽけなもんです。
議事メモを使ってしっかり合意を取りながら仕事を進める事が、無駄な時間を無くす一番の方法になります。
ぜひ、成果をあげる為の参考にしてみてください。
5, 終わりに
議事録を残す事で、仕事の効率は格段に上がります。
私の経験談から、間違いありません。
議事録を取らずに仕事を進める人は、「仕事をした気になっているだけ」と私は思っています。
議事録を取らない人は「会議をした事に満足」してしまい、目的が変わってしまう傾向があります。
重要なのは、仕事のゴールに向かって進む道筋を決める事です。
私のようなサラリーマンは「労働力・時間・成果」の対価として、会社から給料をもらっていますよね。
会社にいるだけの時間も、会社からすればお金を払っている事になります。
それが、「個人⇔会社」の構図だと言われればそれまでですが、貴重な人生の時間を使っているわけですから、個人にとっても、会社にとっても、有意義な時間になるように努力した方が、いいと私個人は思っています。
今回は、議事録についてのみ、考えを述べさせていただきましたが、今後も、仕事の取り組み方について、考えを発信していきます。
これからも、成果を伸ばし続ける事が出来るように、頑張っていきましょう！！
