共有フォルダのルールを仕組み化！！無法地帯からの脱却！！Part1
こんにちは！AOです。
早速ですが、このような悩みを、お持ちではないでしょうか。
「会社でせっかくネットワークを利用した共有フォルダがあるのに、使い方が決まってなくて、まさに無法状態」
「せっかくの機能をほぼ活用できてなくて、めちゃくちゃもったいない。もっと成果の出る使い方があるはずだ！」
以上のように高い意識を持っていても、
「結局、どうすればいいんだろう？」
という状態になっていませんか？
この記事では、上記のような悩みを解決します。
最後まで読んでいただく事で「社内ネットワークを利用した共有フォルダの有効な使い方」が身につきます。
それでは、早速進めていきましょう
目次
1, 共有フォルダの目的、知っていますか？
結論からお伝えします。
「個人PCによる属人化防止」
「資料、ノウハウを会社の財産として残す」
以上2点になります。
どちらも、組織の成果向上が目的です。
共有フォルダはとても便利なのですが、便利すぎるがゆえに、データがどんどん蓄積され、「どこから整理しようか・・・」と頭を抱えてしまうケースも多いです。
今回は、目的を見失わず、かつ成果を上げられる方法について、説明していきます。
それでは、実際に使いこなす基本実用編の紹介に入る前に共有フォルダを活用した時の効果について、説明していきたいと思います。
2, 共有フォルダを使うと、どんないい事があるの？
ここでは、共有フォルダをうまく使うと、どんないい事があるのか、説明します。
この記事を読んだ後、「とりあえず取り組んでみようかな」という気持ちになってもらえると、うれしいです！
1, 属人化を防げる
属人化とは、担当者など、特定の人物にしかできない作業の事を言います。
情報や、業務の進め方が共有できていない場合に、よく見られる光景ではありますが・・・
正直、どこの企業にもよくある話だと思います。
組織の仕事の一部が属人化されている場合、担当者が不在の時に、トラブルが起きると、組織全体の仕事が止まってしまいます。
仕事に関わる人数が多ければ多いほど、損失が大きくなることはわかっていただけると思います。
以上のような事が続くと、担当者は、休みが取れない状況が続き、最悪の場合、体調を崩してしまう危険性が生まれます。
さらに、「交通事故」や「身内の不幸」など、不足の事態で、一定の期間、会社に来れない期間が発生する事も考えられます。
そういった事態も考えた上で、普段から組織の体制をつくり、属人化を廃止することが、全体の成果を上げる事につながります。
2, 情報を共有できる
情報を共有する事で、組織関係者が、作った人の知識や経験も共有できます。
共有フォルダに保存してある事で、誰でも気軽に資料が見れる為
「資料の作り方」
「考え方」
の勉強になり、結果的に会社の利益につながります。
3, ペーパーレスにつながる
紹介した上記2項は、実は他に解決手段があります。
それは印刷して書類で残すやり方です。
印刷して、ファイリングして、棚に収めておけば、情報を共有できます。現に今でもそうしている会社は多いのではないでしょうか。
私の勤める会社でももちろん、書類はたくさん存在します。
しかし、書類は、「用紙」「書類ファイル」「保存スペース」を用意する必要があり、時代背景も手伝って、コスト削減を義務付けられています。
そこで、共有フォルダを利用する事で、上記3点が不要となり、コスト削減につながっています。
「承認原紙」を証拠として、残す必要のある書類は、ファイルを作成しますが
それ以外の「打合せ資料」であったり「連絡文書」などについては、データで残す習慣をつける事が総合的に有効です。
3, 共有フォルダを使いこなす基本テクニック (初歩編！)
ここまで、共有フォルダを使うと、こんな効果があるとお伝えしてきました。
しかし、効果の出る使い方をしないと、何の意味もありません。
これから紹介する以下の3点を実践することで、有効な使い方が出来るようになります。
簡単な内容ばかりですので、ぜひ、気軽に取り込んでみてください。
STEP1, 各フォルダのタイトルの頭に番号を付けて検索スピード大幅UP。
無秩序に並んだフォルダを見ると、まず、うんざりしませんか？
納期に追われている時は、探す以外に選択肢はないため、「時間」と「体力」を使って、目的の物を探します。
が、やはりできることなら、スッと出したいですよね。
探している資料の名称が分かった時点で、10秒でたどり着けるよう、仕組みを作ってしまいましょう。
その手段の一つとして、フォルダの頭に「番号」を振ります。
まず番号の付け方は、主に下記の2パターンになると思います。
- 業務進行順
- 年月順
この2つのパターンさえ押さえておけば、検索スピードが向上できます。
それでは、1つずつ、イメージを見ながら説明します。
業務進行順
プロジェクトなど、日常業務とは違う仕事の資料を保管するフォルダに適用される考え方になります。
例えば私の勤める会社では
「開発 → 設計 → 製作(試作) → 検証 → 量産」
と、ざっくり以上のようなプロセスでプロジェクトが進みますので、こういう
日常のルーティンワークと違い、プロジェクト単位で仕事が進む場合は、プロジェクト別で「業務進行順」を利用します。
年月順
日常業務のデータ保管に適しています。
・作業日報
・安全日誌
・チェックリスト
など、完全に「ルーティンワーク」として扱われる業務に対しては、まずは、以上のようにフォルダを作り、保存します。
ここで、「どこが年月順なんだよ！」と思われた方も多いと思います。
もっともな意見ですが、ここからが肝心です。
このようなルーティンワークとは、日ごろの作業の積み重ねが非常に大事なので、データ数も膨大になります。
その膨大なデータを「年月順」で並べる事で、データの吸出しが容易になり、共有フォルダに保存する理由が明確になります。
こうする事で、必要なデータの居場所がわかりやすくなり、いつでもだれでも、効率よくデータを収集できることが可能になります。
上記のようなルールがない事で、よくある失敗談として
「資料がだぶって作られている」
「作った資料が、全く生かされず、何年もだれからも見られることなく処分される」
といった事を聞きます。
まさにその通りで、私も新人時代に心当たりがあります。
まだ入社間もない時に、暇つぶしに共有フォルダの中に保存された色々な人が作った資料をネットサーフィン感覚で見るのが楽しかった時がありました。
しかし、その資料たちは、その後、一度も見られることなく、処分され、今は存在すらしない資料になってしまっています。
そんな私くらいしか、共有フォルダの中の資料は見られないくらい、化石化していた事を思い出しました。
STEP2 各資料のタイトルの最後尾に「改訂履歴」を必ずつける
どの資料が最新の情報なのか、明確にする為です。
共有フォルダはデータを色んな人が自由に編集できます。
その時によくあるのが、失敗してもいいようにと資料をコピペ後、資料を編集します。
ここまでは、考え方としていいと思うのですが、問題はここからです。
せっかく分けて、情報を更新したのに、保存後の資料のタイトルを更新せず、どれが最新かわからない状態にしてしまう事がよくあります。
そして次に編集する人が、間違えて更新前の資料をそのまま更新し、「あれっ！？」とパニックを起こす人が出ます。(パニックを起こすのは、もちろん1度前に更新した人です)
そしてその直しに多大な工数がかかるのです。
こうなってしまうと、うかつにデータを消せない事態になり、データは増えていくし、必要な情報が効率よく取り出せないし、場合によっては、何も知らない第3者が勝手にデータを消去してしまう事態も考えられます。
このような無駄な時間をかけてしまうような事態を発生させないためにも、改訂履歴を徹底してつける習慣をつけましょう。
ちなみに私の勤める会社では「revision(リビジョン)番号」として、資料の最後尾に「rev.○○」と記載するルールがあります。
ルールが定着しなければ、共有フォルダは有効に使えません。
有効に使えないのであれば、共有フォルダに保存する意味がなくなってしまうので、個人パソコンの中に保存して運用したがマシ！という判断になってしまうわけです。
STEP３ 年に一度「バックアップ」を取る
予期せぬ事態に備える為です。
他のネットワークを利用して、保存するか、外付けHDDを利用するなどして、必ず復元できる状態にしておきましょう。
ちなみに、ここでいう予期せぬ事態とは
- 操作ミスによるデータ消去
- ネットワーク上の問題によるデータ消去
以上2点になります。
共有フォルダは基本的にネットワークを通じて行われており、間違えて消去してしまった場合、戻る事はありません。
個人パソコンのローカル上で削除した場合には、「ゴミ箱」の中にデータが残っている為、復元は可能ですが。
また、ネットワーク環境上の問題によるデータ消去は、運用の歴史が浅い会社などでは、起こりえる可能性があると考えた方がいいでしょう。
苦労して培ってきたこれまでの経験から作り上げてきたノウハウが、なくなってしまうのは、個人にとっても、会社にとっても、大きな損失になります。
このような事態が起きても困らないよう、事前に対策を打っておく事が大事です。
4, 終わりに
このような共有できる物を上手に使いこなす事ができるようになれば、間違いなく組織はレベルアップします。
組織で取り組む仕事の一人の力はたかが知れています。
一緒に働く人たちの協力を得て、うまく発揮させる事が出来れば、成果はおのずと大きくなります。
ぜひ、大きな成果を上げる為に、個人の力の発揮にこだわるのではなく、組織全体の力を発揮させる方法について、学んでいってみてはいかがでしょうか。
他にも、整理整頓など、会社のレベルアップに、あなた自身が貢献できることは多々あるはずです！
一緒に頑張っていきましょう！
