伝わる連絡で、伝言ゲーム撲滅！スムーズに仕事が進む習慣 part1
こんにちは！
AOです。
組織で仕事を進める以上、「連絡」を取り合う必要が多々ありますよね。
そんなとき、こんな悩みを持つこと、ありませんか？
「うまくメンバーに伝わらず、何度も説明しなければならない時がある、どうやったらうまく伝わるんだろう？」
今回の記事では、以上のような悩みを解決します。
この記事を読み進めていただく事で、「伝わる連絡」ができるようになります。
私は16年間、サラリーマンを務め、今ではリーダー的な立場で仕事を進めています。
私がこれまで培ってきた経験談を惜しみなくお伝えしますので、ぜひ読んでいただき、今後の仕事の進め方の参考にしてみください。
目次
1, 伝わる連絡とは
結論からお伝えします。
組織で仕事を円滑に進める為に、やるべきこと・こころがけることを1度で理解してもらうことです。
何度も確認されるような連絡は伝わっていない可能性が高いといえます。
伝わる連絡の取り方を確認する前に、どのようなメリットが生まれるのか、紹介します。
2, 伝わる連絡がもたらすメリット
1, 時間と体力の消耗を抑える事ができる
冒頭で少し触れましたが、「何度も説明する」って体力も時間も消耗しますよね。
1度の連絡で、相手がやるべきことを理解し、完了させてくれればそれだけでずいぶんスムーズに仕事が進みます。
2, お互いの状況が共有できて、組織として、次にやるべき事が明確になる
連絡が上手く伝われば、相手もこちらの状況を把握できます。
お互いの現状を把握する事で「日程に対しての進み具合」が明確になり、各々が「いつまでに何をすべきか」が明確になります。
3, 「信頼関係」が構築できる。
伝わる連絡を取り合う事で「組織で仕事を進めている」実感を得る事ができます。
信頼関係を構築する事で、それぞれの役割を十分に発揮し、大きな成果を生むことができます。
3, 伝わる連絡がとれるようになるためにこころがける行動
1, 必ず文書を使って説明する
口頭だけの連絡では、忘れてしまう為。
どんなことでも、連絡をする際は、必ず「文書化」しましょう。
エビングハウスの忘却曲線によると、人は「1時間後には『56%』、1日経つと、なんと『74%』」も忘れるそうです。
10個説明しても2,3個しか覚えられないって事なんですね！
以上より、口頭のみでの連絡は「言っていないのと同じ！」くらいの感覚で認識されるといいと思います。
文書化って、簡単な連絡をするだけなのにわざわざ「連絡文書」を作成しなきゃいけないの！？
ってついつい熱くなってしまいそうですが、落ち着いて、一呼吸おいていただきたい。
「文書で表現」と、固い感じでお伝えしましたが、要は見返すことが目的になりますので、文字で見えるものであればなんでもOKです。
私は、常に持ち歩いている「メモ紙」に内容を書いて、説明するときに伝える相手と一緒に文字を読み上げるようにしています。
書くことで、頭の中の情報が整理され、伝わる文章がまとまりやすくなります。
更に、伝え終わって、メモをしまおうとすると大体の方は
「その紙いらないんならちょうだい」
と言ってきてくれます。
こうする事で、こちらの要望をかいたメモをいつでも相手が見返すことができるようになり、相手が忘れる確率が下がります。
2, できる限り目的を明確にわかりやすく伝え、相手が考える時間を省く
目的がわかりにくい連絡を受けた側は、理解する為に「考える」必要がでてきます。
他の業務と重なってじっくり考える余裕がなかったりすると、本来の目的からずれた理解になってしまう事もあります。
例えば、あなたの後輩が、自分を含める5人の昼の弁当の買い出しに行くことになったとします。
そこであなたは
「他の4人が休憩している間、自分は作業を続けるから、適当に後で食べられる物買ってきて」
などの抽象的な表現をしますが、心の中で
「弁当は冷めてしまうから、カップラーメンが欲しいんだけど、まぁそこまで言わなくてもわかるだろう」
という考えでした。しかし、その意図が後輩に伝わらず、普通に弁当を買ってきてしまい
「カップラーメンがよかったんだけど。。。」
とがっかりする結果になってしまいます。
あなたの心の中が、何もせずに伝わる事はまずありません。
上記の場合も「カップラーメンを買ってきてくれ」と明確に伝えるべきなのです。
依頼の内容が相手に伝わっていない原因は、依頼した側にもあるという気持ちで接することが、スムーズに進める秘訣になります。
3, 伝え終わった後、「念のため」メール・チャットなどのツールで再連絡する
ここまでやって初めて伝えたと胸を張れます。
このようにダメ押しをすることで「忘れてた」「聞いてない」と言われなくなるようになります。
「仕事あるある」になりますが、せっかくメモを書いたり、もらったりしても、存在自体を忘れるって経験ありませんか？
更に、人間は、自分の欲求から発生した依頼は頭に残りやすいのですが、人から頼まれた依頼は忘れやすい傾向があるようです。
私はその特性を嫌というほど経験してきましたので、仕事で人に依頼した後には必ず関係者をccに入れて
「先ほど依頼した件、念のためメール連絡させていただきますね」
のような具合でほぼ必ずメールもしくわチャット連絡します。
ちょっとうざがられるかな？といつも心に思いながらも、メール連絡させてもらってます。笑
私の希望的観点かもしれませんが、依頼したことをやってもらった後、必ずお礼を言えば、大抵の人は許してくれます。
要は仕事を完遂させたいという気持ちが伝わる事が大事だと思いますので。
絶対にやってはいけない事があります。
「恩着せがましく言う事」です。
「俺があそこまで言わなかったら絶対忘れてたでしょ？」
「あなたは絶対忘れると思って何度も連絡させてもらいました」
などのような言い方は絶対NGです。一瞬で信頼関係が崩れるので、このような言い方は絶対にやめましょう。
私は、上記のような言い方をする人は「自己満足の塊」のカテゴリに分類します。
4, 情報のギブ＆テイクの徹底
一方的に連絡を入れるのではなく、こちらの状況を伝えてあげる事も重要です。
「こっちに一方的に連絡ばかりよこすけど、向こうはどういう状況なんだろう？」
と疑問を抱き始めると、少しずつ信頼関係に亀裂が入り始めます。
組織で仕事を進める以上、リーダーを含めてみんな対等の立場です。
遅れている場合は特に、早めに関係者に伝えておく事が大切です。
日程が遅れている原因は、個人の努力だけでは補えない物も存在します。
日ごろから信頼関係を構築していくために、勇気をもって、伝える様にしましょう。
4, 私の失敗談
私は、仕事を進めるうえで特に「伝えたつもり」の失敗がダントツで多いです。
口頭で伝えた時に相手の口から「わかった」というセリフを聞いた時
「あの人わかったって言ってたみたいだから、もう自分の責任にはならないだろう」
などと、あくまでも自分の責任逃れを考えていました。
そして、いざ、仕事を進めていく上で、連絡したことが実行されておらず、問題が発生したときに
「あの時こういいましたよね？なぜやっていないのですか？」
と確認連絡すると
「そんなこと聞いていない」
「あれってそういう意味だったの？」
といったコメントが返ってくることが多々あり、何度もチームメイトと衝突したことがあります。
しかし、そのような衝突は結局時間の無駄です。
「言った。言ってない」の討論は、子供のケンカと言われるくらいレベルの低い争いです。
会社は誰がどのようなミスをしようと関係ないのです。
必要なのは結果であり、利益です。
極端な話、会社側からすれば、「何でもいいから上手にプロジェクトを進めろ」という結論になるわけです。
(もちろん、役割分担は重要であり、仕事の邪魔しかしないような人材は、排除されて当然ですよ!!)
そのような経験を重ね、私は、責任の押し付け合いをやめました。
伝わる連絡ができていない自分の取り組み方を見つめ直し
それからはどうやったら無駄なく仕事を進めることができるのか？
そのような目線で仕事を進めることに決め、ここまで説明してきた手法を徹底して使っています。
この考え方は、組織で働く人間としては、最低限必要な考え方になると思いますので、この記事を読んでくださっている皆様にも、ぜひ参考にしていただければと思います。
5,終わりに
トラブルなどが起きた時
「ちょっと事前に確認しておけば、こんなミス防げた」
などという言葉を聞いたり、思ったことはありませんか？
連絡によるチームのコミュニケーションが途絶えた時、このような言葉が飛び交います。
組織で進める仕事は「人間関係」が非常に大事です。高い成果を出すために、上手に周囲の方々と付き合っていけるようコミュニケーション能力を高める必要があります。
無駄な争い、無駄な時間を少しでも減らし、成果を上げることに集中し、日本経済の発展に少しでも貢献できるように頑張りましょう！
