「精度の高いスケジュール」を立てる方法を身につけて、高い成果を出しましょう！！
こんにちは！AOです。
今回の記事では
「会社でスケジュールを立てなさいと言われるけど、そもそもスケジュールをたてるとどんなメリットがあるの？」
「どうやってたてればいいの？」
以上のような疑問にお答えします。
この記事を読むことでスケジュールを立てるメリットが理解でき、さらに精度の高いスケジュールを作れるようになります。
スケジュールを立てる事はできる人の常識といっても過言ではないくらい大事です。
ぜひ、この記事を見て、レベルUPしていきましょう。
目次
1 スケジュールを立てる目的
結論からお伝えします。
目標達成への道筋を明確にする事です。
次の項で、どんなメリットがあるのか、説明します。
2, スケジュールを立てる事で、生まれるメリット
代表的なもので、以下の3点になります。
- 効率よく仕事を進められる
- やるべき事 (タスク)が明確になる
- 仕事・プライベートの時間配分ができる
次の項で、スケジュール管理の実践方法を、具体例と私の失敗談も交えて説明していきます。
3, スケジュールの立て方
STEP1: 納期から現在までの日数を逆算し、成立性を確認する
仕事には必ず納期が設定されますよね。
納期が明確になった時点で、以下のように節目を作ります。
1, 納期から現在までの日数を計算する。
例：「5/2 (火) に受注」「5/19 (金) が納期」が納期の場合「実働13日」
※下図参照
2, やるべきことを作業単位でリストアップし、明確にする。
この時、「各作業のゴールを定義づける」(下図参照)
※上司不在などの「不測の事態」に備えて、「予備日」を設ける習慣を身に付けましょう。
3, リストアップした項目の作業工数を見積もる
上記のリストの右端の「必要工数」の欄の部分に当たります。
ここでは詳細の時間で表現せず、ざっくり「日数」を出します。
見積を行う際は通常時間の 1.5倍が理想。先日作成したブログを参考にしてみてください。
4, 納期までの対応日数が足りているか実際に日程表の中に並べて確認する。
このようにすることで「成立性」が視える様になります。
5, 成り立たず、納期を超えてしまう場合、まずは納期変更が可能か確認する
仕事を進める上での基本中の基本です。
あくまでも「見積」段階なので出来る事です。
受注後に納期変更の依頼をするのは、信頼関係が崩れる原因になりますので、絶対NGです。
6,変更不可能な場合は、「やるべき事」の見積時間をどこが減らせるか、同時並行できないか、検討する。
※人数を増やすことで同時並行が可能になる場合には、迷わず上司に進言する事をおすすめします。
以上のように、仕事が決まった時点で、仕事の全体像が見えるスケジュールをたて、成立性をまず確認する事が最重要になります。
繰返し言います。この成立性の確認は、非常に重要です。
見積を立てる時間を与えられ、「成立します」と応えて受注をもらえたにも関わらず、実際納期が近づいてきたときに
「やっぱりだめでした」
なんて事になった時には、依頼主の信頼はガラガラと音を立てて一瞬で崩れ去ってしまうということを覚えておきましょう。
会社間のやり取りで上記のようなことが起きた場合、会社のレベルを疑われる事になります。
STEP2: 仕事とプライベートの予定を一元管理する
両方の情報を共有する事で、より効率のいい、スケジュールをたてる事が出来る為。
仕事とプライベートの予定表を別々にしていると、必ず「重複」が起こります。
趣味をこの日にやると先に決め、周囲にあらかじめ宣言しておく事で、重複を回避することが可能になります。
重複を確実に防ぐには、色を変えて記載する事をおすすめします。
例：「仕事 = 黒」「プライベート = 紫」「消しこみ線 = 赤」
私が実践している方法です。一目瞭然になり、結構有効です。
個人的には、仕事の重要度にもよりますが、プライベートの予定をできる限り優先的に立てたほうが、人生楽しめると思います。
ちなみに私は、20代後半まで、「仕事優先」でスケジュールを立てていました。
プライベートの予定が入っていても、仕事が入らないようにする工夫などは、一切行っていませんでした。
今思えば「仕事だから仕方ない」と、その言葉を発して、自分に酔っていたんだと思います。
が、2年あたり前から、「プライベートスケジュールを守る」という事を優先して、仕事のスケジュールが後から入らないように意識して行動してみたところ、進め方など、良い方向に変わりました。
慣れない間は、強引に仕事を終わらせたりなど、粗さも目立ちましたが、続けていくうちに無理のない計画を組めるようになりました。
みなさんもぜひ、やってみてください。
STEP3: スケジュールは「2か月先」まで詳細に立てる
前もって計画をたてておく事で、追加で仕事の依頼がきた場合、以下のような対応が可能になります。
- 前倒しできる仕事の選別 → 実践。
- 重複するから無理な旨を、依頼段階から伝える
以上2点です。
どんな仕事にも全体計画があります。
まずは、個人レベルまで落とし込んでみてください。
相する事で、自分の役割を、効率よく果たすには、どこでどのように行動を起こせばいいのかがわかります。
更に、周囲が気づいていない問題を早い段階から発見し、高い成果をあげる事ができるようになるはずです。
また、STEP2でも紹介したように「プライベートのスケジュール」も併せて早い段階で立てておくと、両立させるスケジュールが可能になります。
時間をかけて必死で考えた成功への道筋も、管理しなければただの妄想になってしまいます。
そうならない為にも、しっかり管理しましょう。
4, 終わりに
仕事だけでなく、プライベートにおいても、スケジュールを立てて行動する事はとても重要です。
意識するだけで完璧にたてられるようになるほど甘いものではありません。
これからスケジュールを立てられるようになりたい方は、今日の記事に載せた方法を実践してみてください。
少しずつ習慣化する事が出来ていけば、必ず高い成果を生み出せます。
日々の生産性を高めるだけでなく、楽しい人生を送る為には、必須な能力ですので、ぜひこの記事を参考にして、精度が高いスケジュールをたてられるようになっていただきたいと思います。
一緒に頑張りましょう！！
スケジュール管理に関係する記事を貼っておきます。
よければ読んでみてください。
