「精度の高いスケジュール」を立てる方法を身につけて、高い成果を出しましょう！！
こんにちは！AOです。
今回の記事では
「会社でスケジュールを立てなさいと言われるけど、そもそもスケジュールをたてるとどんなメリットがあるの？」
「どうやってたてればいいの？」
以上のような疑問にお答えします。
この記事を読むことでスケジュールを立てるメリットが理解でき、さらに精度の高いスケジュールを作れるようになります。
スケジュールを立てる事はできる人の常識といっても過言ではないくらい大事です。
ぜひ、この記事を見て、レベルUPしていきましょう。
目次
1 スケジュールを立てる目的
結論からお伝えします。
目標達成への道筋を明確にする事です。
次の項で、どんなメリットがあるのか、説明します。
2, スケジュールを立てる事で、生まれるメリット
代表的なもので、以下の3点になります。
- 効率よく仕事を進められる
- やるべき事 (タスク)が明確になる
- 仕事・プライベートの時間配分ができる
次の項で、スケジュール管理の実践方法を、具体例と私の失敗談も交えて説明していきます。
3, スケジュールの立て方
STEP1: 納期から現在までの日数を逆算し、成立性を確認する
仕事には必ず納期が設定されますよね。
納期が明確になった時点で、以下のように節目を作ります。
1, 納期から現在までの日数を計算する。
例：「5/2 (火) に受注」「5/19 (金) が納期」が納期の場合「実働13日」
※下図参照
2, やるべきことを作業単位でリストアップし、明確にする。
この時、「各作業のゴールを定義づける」(下図参照)
※上司不在などの「不測の事態」に備えて、「予備日」を設ける習慣を身に付けましょう。
3, リストアップした項目の作業工数を見積もる
上記のリストの右端の「必要工数」の欄の部分に当たります。
ここでは詳細の時間で表現せず、ざっくり「日数」を出します。
見積を行う際は通常時間の 1.5倍が理想。先日作成したブログを参考にしてみてください。
4, 納期までの対応日数が足りているか実際に日程表の中に並べて確認する。
このようにすることで「成立性」が視える様になります。
5, 成り立たず、納期を超えてしまう場合、まずは納期変更が可能か確認する
仕事を進める上での基本中の基本です。
あくまでも「見積」段階なので出来る事です。
受注後に納期変更の依頼をするのは、信頼関係が崩れる原因になりますので、絶対NGです。
6,変更不可能な場合は、「やるべき事」の見積時間をどこが減らせるか、同時並行できないか、検討する。
※人数を増やすことで同時並行が可能になる場合には、迷わず上司に進言する事をおすすめします。
以上のように、仕事が決まった時点で、仕事の全体像が見えるスケジュールをたて、成立性をまず確認する事が最重要になります。
繰返し言います。この成立性の確認は、非常に重要です。
見積を立てる時間を与えられ、「成立します」と応えて受注をもらえたにも関わらず、実際納期が近づいてきたときに
「やっぱりだめでした」
なんて事になった時には、依頼主の信頼はガラガラと音を立てて一瞬で崩れ去ってしまうということを覚えておきましょう。
会社間のやり取りで上記のようなことが起きた場合、会社のレベルを疑われる事になります。
STEP2: 仕事とプライベートの予定を一元管理する
両方の情報を共有する事で、より効率のいい、スケジュールをたてる事が出来る為。
仕事とプライベートの予定表を別々にしていると、必ず「重複」が起こります。
趣味をこの日にやると先に決め、周囲にあらかじめ宣言しておく事で、重複を回避することが可能になります。
重複を確実に防ぐには、色を変えて記載する事をおすすめします。
例：「仕事 = 黒」「プライベート = 紫」「消しこみ線 = 赤」
私が実践している方法です。一目瞭然になり、結構有効です。
個人的には、仕事の重要度にもよりますが、プライベートの予定をできる限り優先的に立てたほうが、人生楽しめると思います。
ちなみに私は、20代後半まで、「仕事優先」でスケジュールを立てていました。
プライベートの予定が入っていても、仕事が入らないようにする工夫などは、一切行っていませんでした。
今思えば「仕事だから仕方ない」と、その言葉を発して、自分に酔っていたんだと思います。
が、2年あたり前から、「プライベートスケジュールを守る」という事を優先して、仕事のスケジュールが後から入らないように意識して行動してみたところ、進め方など、良い方向に変わりました。
慣れない間は、強引に仕事を終わらせたりなど、粗さも目立ちましたが、続けていくうちに無理のない計画を組めるようになりました。
みなさんもぜひ、やってみてください。
STEP3: スケジュールは「2か月先」まで詳細に立てる
前もって計画をたてておく事で、追加で仕事の依頼がきた場合、以下のような対応が可能になります。
- 前倒しできる仕事の選別 → 実践。
- 重複するから無理な旨を、依頼段階から伝える
以上2点です。
どんな仕事にも全体計画があります。
まずは、個人レベルまで落とし込んでみてください。
相する事で、自分の役割を、効率よく果たすには、どこでどのように行動を起こせばいいのかがわかります。
更に、周囲が気づいていない問題を早い段階から発見し、高い成果をあげる事ができるようになるはずです。
また、STEP2でも紹介したように「プライベートのスケジュール」も併せて早い段階で立てておくと、両立させるスケジュールが可能になります。
時間をかけて必死で考えた成功への道筋も、管理しなければただの妄想になってしまいます。
そうならない為にも、しっかり管理しましょう。
4, 終わりに
仕事だけでなく、プライベートにおいても、スケジュールを立てて行動する事はとても重要です。
意識するだけで完璧にたてられるようになるほど甘いものではありません。
これからスケジュールを立てられるようになりたい方は、今日の記事に載せた方法を実践してみてください。
少しずつ習慣化する事が出来ていけば、必ず高い成果を生み出せます。
日々の生産性を高めるだけでなく、楽しい人生を送る為には、必須な能力ですので、ぜひこの記事を参考にして、精度が高いスケジュールをたてられるようになっていただきたいと思います。
一緒に頑張りましょう！！
スケジュール管理に関係する記事を貼っておきます。
よければ読んでみてください。
整理整頓する力を仕事で活かし、高い成果を出しましょう！！
こんにちは！
AOです。
「子供のころからならってきてた整理整頓っていう言葉を会社でもよく聞かされるけど、何がそんなに大事なんだろう？仕事に役に立つ整理整頓の方法って具体的にどのような事なんだろうか？」
この記事では、そのような疑問にお答えします。
この記事を読むことで「会社で整理整頓が必要な理由が明確になる」のと同時に「整理整頓の基礎を身につける」事ができます。
「整理整頓ができる人=仕事ができる人」と言っても過言ではないほど、整理整頓は重要なスキルです。
ぜひ、身につけていきましょう！
目次
- 1, 整理整頓とは
- 2, 整理整頓が仕事にもたらす効果
- 3, 整理整頓を仕事で活用できるようになるために取り組むべき事
- 4, 整理整頓ができないのは「先送り」の考えの現れ？
- 5, 私の失敗談
- 6, 私の実践方法
- 7, 終わりに
1, 整理整頓とは
整理・・・いるものといらない物に分ける、いらない物は捨てること
整頓・・・必要な物をいつでも取り出せるようにすること
以上2点になります。
単純な内容ですが、案外出来ていない人や、組織が多く、「片づけができていない組織は利益が出ない」とまで言われます。
では、どのような効果があるのか、確認していきましょう。
2, 整理整頓が仕事にもたらす効果
代表例を3点ほど紹介します。
1, スペースを広く使う事ができるようになる
2, ものを探す時間がなくなる
3, 間違いがなくなる
以上3点があげられ、総合的に効率UPが期待できます。
次の項では、実際に身につける為の方法を、紹介いたします。
3, 整理整頓を仕事で活用できるようになるために取り組むべき事
代表的な方法を3点ほど、紹介します。
STEP1, 同じ種類のものは、「1つ」だけ持つことにする。
目的・・・探す手間を作らない
普段から意識していないと「ボールペン」「シャーペン」「はさみ」などの文房具や、「もらったメモ帳」など、「1つあれば十分」の物が、意外とたまっちゃいます。
物が必要以上にあふれて、山を作ってしまうと、「探す手間」がめちゃくちゃ増えます。
物をかき分けて探す行為はまさに「砂場の砂に埋もれた物を探す」のと同じようなものです。
たまにデスクの引き出しを開けてジャラジャラ音を立てて「あれ？」などとつぶやいている人はいませんか？
その状態こそまさに砂場で砂をかき分けている状態になります。
私も何度もその経験はあります。。。笑
必要最低限の数に抑えておけば、山になる事はなくなるので、見た目もすっきりする為うんざりすることもなくなります。
STEP2, モノの置場を決める
目的・・・二重ストックを防ぐ
思いつくままに物を置いていると、いざ必要な時に「あれ？なくなってる」という状態になります。
そしてまた購入し、忘れたころに出てきて、ものがふえていくというサイクルになります。
「この作業が終わったら、ここに戻す」という簡単なルールを自分の中で決めて、物を管理する。
以上を徹底する事で少しずつ物が増えることはなくなります。
いくら気を付けていても、急ぎの場合など、上記のように重ねて購入してしまうケースもあると思います。
その場合には、安価な物は、誰かにあげちゃいましょう。
もったいない気がするのはわかりますが、物が増えた時の効率DOWNに比べると、確実にいいです。
置場を徹底すると、探す手間もなくなり、大きな効率UPになります。これはかなりおすすめです。
STEP3, 保管するものの数を決める
目的・・・使用するスペースと、出費を最低限に抑える
これについても決めておかないと無駄なスペースとストックばかり増えます。
「消しゴム」「ホッチキス」「印鑑」など、使用頻度が高く、長い期間持つものは「各1つ」保管しておきます。
「乾電池」「シャーペン」などの消耗品で、壊れた時や交換する必要のある物は「予備として更に各1個ずつ」準備しておけばいいと思います。
これまでのSTEPの中で一番重要ですが、難しい内容ではないと思うので、自分の中でルールを決めて実践してみるといいと思います。
4, 整理整頓ができないのは「先送り」の考えの現れ？
私の個人的な見解ですが、整理整頓ができない大部分は「先送り」の気持ちが強い印象があります。
作業が終わるのと同時に、「片づけ」や「次に使う時に備える」事を考えて行動すれば、必然的に「整理整頓」はできるはず。
というのが、私の経験からの結論です。
「作業完了」の定義も含めて考えると、全体的な効率が一気に上がる事が期待できます。ぜひ以下の記事を読んでみて、併せ技を使ってみてください。
5, 私の失敗談
ここまでいろいろと紹介させていただきましたが、以前の私は、紹介した上記全てができていませんでした。
出来ていなかった場合、どのような影響が出るのか、経験談からお伝えしていきます。
まず、あきらかに蓄積される「疲労量」が変わります。
探す行為による「体力的な疲労」はもちろんですが、他にも「視覚的な疲労」も生まれます。
物が乱雑に置かれている光景を見ると、「探す気すら起きない」と感じた事ってありませんか？
朝などの体力が有り余っている時は、何も感じませんが、思考能力が低下する午後などはそんな状態を見ただけでうんざりしてきますよね。
そんな気持ちで探し物をしても、最短時間で見つかるはずがありません。
以上のような事を何度も経験し、試しに整理整頓をこころがけて日々生活してみると、少しずつ気持ちの変化が訪れて、今では物が乱雑に置かれている事が許せなくなってきました。笑
6, 私の実践方法
以上のように、整理整頓ができず、うんざりした経験の多い私が、今やっている整理整頓の実践内容を紹介します。
ほぼ復習に近い形になると思いますが、ぜひ参考にしてみてください。
1, デスクの引き出しごとに「何を入れるか」決める。
物の置場を決めることで、作業効率をUPさせています。
2, 必要最低限の物しか持たない状態をこころがける
デスクの中に全て納め、机の上に、物を置かない事で、視覚的な無駄な疲労を防ぐのと、目の前の作業に集中できる環境を作る様に心がけています。
3, 自分の作業内容と使用頻度で何を自分で持つか決めている。
作業によって、必要な物は決まっています。
パソコン作業 → パソコン
書類まとめ → ホッチキス・印鑑・シャーペンなどの文房具
スケジュール管理 → 手帳一冊
以上のように自分が行う作業に対して、必要な物を決め、使用頻度に応じて自分で保管するか、共用物に頼るか決めます。
例えば、毎日もしくわ3日に1回など、使用頻度が高い場合は自分の物を準備します。
1か月に1回使う程度の、使用頻度が低いものは、「事務所に共用物」として、使える物があるのであれば、そちらを頼ります。
以上が、私が実践している内容になります。
はっきりいって「大した事してないじゃん」と思われた方も多いと思います。
その通りです。
簡単な事なので、まだやってない方は参考にしてみてください。
7, 終わりに
人のデスクの中を見た瞬間に「この人、多分仕事できないな」と感じる事が多いです。
整理整頓は仕事だけでなく、人生にも必ず役立つ知識・技術になりますので、普段の生活から整理整頓を意識し、更に精度を高める事で成果に繋げる事が出来るように頑張りましょう！
継続していくと「乱雑な状態を見ると、整理したくてうずうずする」状態に、なっているはずです！
「時間管理術」を身につけて、スケジュール遅れを防ぎましょう
こんにちは。
AOです。
会社で「スケジュールを遅らせないように日々、時間管理を確実に行う事」などと言われるけど、具体的に時間管理ってどんなことをすればいいんだろう？
この記事では、そのような疑問にお答えします。
更に、読んでいただくことで、時間管理術の基礎が身に付き、スケジュール管理の精度が向上できます。
それでは、進めていきましょう。
目次
1, 時間管理とは
結論から言います。「作業時間を把握し、計画に落とし込む」事です。
目的は「スケジュールを遅らせない」事になります。
時間管理を的確に行う方法として「時間管理術」と言われるものがあります。
正確な定義はなく、「手法」として認識されている程度のものですが、時間管理を行っていくうえで重要な方法です。
今日の記事で時間管理術を、3点ほど紹介します。
2, 時間管理術の紹介
代表的な方法として、以下があげられます。
- 作業時間の見積は、通常の「1.5倍」でとる
- 作業の「完了点」を明確にし、逆算して時間配分する
- 「突発対応時間」を1日に「最低1時間」確保する
それでは、次の項にて、具体例と共に1つずつ、説明していきます。
3, 「時間管理術」の実践方法
1, 作業時間の見積は、通常の「1.5倍」でとる
不測の事態、突発的なトラブルが起きる事を想定し、計画が崩れる事を防ぐ為です。
具体的にどのような考え方になるのか、「作業」ではありませんが、共通して経験されている方も多い「通勤時間」で例えて、説明していきます。
自宅から会社まで、「徒歩 ⇒ バス ⇒ 電車」の方法で、だいたい『合計 40分』ほどかけて通勤しているとします。
以上より「通勤時間」の見積は『60分』になります。(40分の「1.5倍」)
想定が必要な「不測の事態」「突発的なトラブル」は、以下のようになります。
- 忘れ物をしてバスに乗り遅れる
- バスの通行ルート上で事故が起こり、長い渋滞に巻き込まれ、電車に乗り遅れる
- 電車を待っている間に「お腹」の調子が悪くなり、トイレに行っている間に電車に乗り遅れる
非常に簡単ですが、以上のようになります。
このような「不測の事態」が発生した場合、1つのトラブルに対し、あっという間に「10分」は過ぎてしまいます。
運悪く3つ重なってしまうと、「遅刻」してしまうかもしれません。
しかし、最悪パターンばかり考えてしまうと、見積時間が長くなり、計画が立てられなくなりますので、「通常時間の1.5倍」で見積り、考えつくトラブルは未然に防ぐことが大事になります。
2, 作業の「完了点」を明確にし、逆算して時間配分する
「作業完了の定義」を明確にしておく事で「時間配分の抜け漏れ」「作業の抜け漏れ」を防ぎ、詳細の計画が立てられるようになる為です。
先ほど説明に利用した「通勤」を例に、説明していきます。
「通勤の完了」とは何になるのでしょうか。
私であれば、「自分のデスクに着席し、次の仕事に取り掛かる準備が完了した状態」と考えます。
「何を持って完了」か、ここを明確にせず、ただ漠然と作業時間を見積ると「〇〇時に出社する」や「〇〇発の電車に乗る」といった、「行動を起こす事」が目的になってしまいます。
大きく間違ってはいませんが、ゴールを決めておかないと、結果「あれ？これって時間的に成り立ってない？」といった状態になったり、「あ！これもやっておかなければいけなかった」といった状態に陥ります。
3, 「突発対応時間」を1日に「最低1時間」確保する
突発的に発生する優先順位の高い仕事を、受け入れられるようにする為です。
仕事をしていると、他部門や上司から「先にこれをやってほしい」などと、仕事を依頼され、急きょ優先順位を変えざるをえない状況になる事が多いと思います。
こうした事が原因で、計画が崩れる事のないように、1日に最低「1時間」はあけておきます。
「突発仕事」は発生する事を前提として、準備しておく事が大事になります。
もし突発の仕事がなければ、「いつかやろう」と思って、控えていた「優先順位が低いが、重要な仕事」に位置づけられる、業務改善などの仕事を進める時間にあてがうなどすればいいと思います。
以上3点が、時間管理術の基本ステップになります。
計画を立てる際に、ぜひ参考にしてみてください。
4, 私の失敗談
私は新人時代、上記で紹介した3点を全く頭に入れず、スケジュールを立てていました。
結果、「スケジュール遅れが常態化」してしまい、最終的には
「まぁスケジュールなんてあってないような物ですから。結局は目標であって少々前後するのは仕方ないですよね」
というような考え方になっていました。
私が勤めている会社でも「スケジュール遅れ」は全体的に多く、守れている人もいましたが割合でいうと守れない方が圧倒的に多い傾向でした。
しかし、その割合の少ない「スケジュールを守る人」たちの仕事ぶりを見ていると、
「スムーズに仕事をこなして、なおかつ余裕があってうらやましい」
と感じる事が増え、いつも余裕のない状態で仕事を進めている自分に嫌気がさして来るようになりました。
そして、少しずつでも改善出来ないか。と「守れる人」の話を聞いたり、色々な本を読み、実践していくことで少しずつスケジュール遅れを防ぐことができるようになってきました。
参考になるかわかりませんが、私の経験を基に実践している時間管理方法を、紹介します。
「こんなやり方もあるんだな」程度で参考にしていただければ幸いです。
5, 私の実践例
毎朝「PDCA 1日の時間割版」を作る
1日の業務ボリュームを整理し、成り立つかを確認する為です。
私の「PDCA 時間割版」を紹介いたします。
ポイント1 : 時間は「15分単位」で考えます。
ポイント2 : 「P (予定)」「D (実績)」「C (気づき)」「A (次回に向けて)」の4つの欄に分けます。
ポイント3 : 「P (予定)」は『業務時間内』の項目は全て記入します。(例えば「8:15 ～ 17:15」が業務時間であればその時間内の予定は全て記入します)
※他人が関係する業務は予定がたてづらいと思いますので、そういう場合はだいたいの目安程度の時間で作ります。(1.5倍の見積を意識)
ポイント4 : 「D (実績)」は最低2時間に1回つけます。(私の会社では、2時間に1回休憩時間が設けられていますので、休憩時間ごとに記入しています) 出来れば1つの作業が完了するごとにつけるのが理想ですが、最低でも2時間に1回はつけます。
ポイント5 : 「C (気づき)」の欄に「見積時間に対し、増減した場合の次に生かせそうな気付き」を記載する。
ポイント6 : 「A (次回に向けて)」の欄に対策や応用の「具体案」を記載する。
※ポイント5・6は無理に記入する必要はありません。特に気付きなどがなかった場合には私はスルーするようにしています。
全体的なポイントとして「簡単」で構いません。私が作成するときに気を付けている事は「とにかく記録に残す」事です。
すぐに具体的な次の行動に移せない・生かせなかったとしても、記録さえ残しておけば、見返した時に思い出し、最良な対策案に昇華できることもあります。
難しく考えてしまうと、苦痛に感じてしまい、習慣化できなくなりますので。
以上が、簡単ですが、私の実践している内容になります。
私は、これをやる事でスケジュール管理ができるようになりました。
色んなやり方があると思いますので、あなたにあったやり方が見つかるまでの参考例として扱っていたければ幸いです。
6, 終わりに
時間管理は非常に難しく、完璧にこなせる人の方が少ないと思います。
私自身も、色々と試した結果、今のやり方に落ち着いていますが、まだまだ手間をかけすぎている印象が強いので、今後も勉強と実践を繰り返し、よりいい時間管理術を身に着けていきたいと思います。
いい方法が見つかり次第、載せていきますので、よろしければぜひ参考にしてみください。
それでは、明日からでも時間管理について、見直していただき、スケジュール遅れが発生しない状況を作り、大きな成果に結びつくように頑張ってみてください。
「コミュニケーション能力」を高めて、良質な人間関係を築きましょう
こんにちは
AOです。
「仕事で大きな成果を残すには高いコミュニケーション能力が必要」などといった事をよく聞くけどコミュニケーション能力ってそもそも何なんだろう。高いコミュニケーション能力が身についたら、どんな結果に結びつくんだろう。
この記事ではそのような疑問にお答えします。
更に、読んでいただく事でコミュニケーション能力の高め方が身につき、良質な人間関係を築くことができるようになります。
それでは、進めていきましょう。
目次
- 1, コミュニケーション能力とは
- 2, 高いコミュニケーション能力とは
- 3, 高いコミュニケーション能力を身に付ける具体的な方法
- 4, 私の失敗談
- 5, 私がコミュニケーションをとる際に気を付けている事。
- 6, 終わりに
1, コミュニケーション能力とは
結論からお伝えしますと 意思疎通をスムーズに行う能力 です。
コミュニケーション能力を高める事で、他者との信頼関係を築くことができ、良質な人間関係を築く事ができます。
そして、良質な人間関係を築くことで、仕事へのモチベーションが高まり、高い集中力を発揮できます。
2, 高いコミュニケーション能力とは
結論からお伝えします。自分主体ではなく、相手主体で物事を考え、最終的に同じ目的の方向に向く・向かせる力 です。
組織で働く以上、一人で仕事は進められません。仕事が大きいほど、かかる「時間」も「人数」も増えます。そして、人数が増えれば、その分「意見」も増えます。
意見をまとめず、仕事を進めていくと、必ずどこかでつまづき、時間損失が多く生まれる結果になります。
ここで、必要になるのが高いコミュニケーション能力をもって、意見をまとめる人になります。
では、「高いコミュニケーション能力」とはどんなものなのか、解説していきます。
- 質問が上手い ⇒ 相手の意見・考えを引き出す事が出来る
- 話を聞くのが上手い ⇒ 相手にしゃべってもらい、モチベーションをアップさせる事が出来る
- 意見を相手に伝えるのが上手い ⇒ 気持ちよく相手に自分の意見を理解してもらう事が出来る
以上が「高いコミュニケーション能力」の一部です。今回は以上3点の能力を高める方法について、説明していきます。
3, 高いコミュニケーション能力を身に付ける具体的な方法
先ほど紹介した「3点のコミュニケーション能力」の身に付け方を紹介します。
まずは、以下に並べる方法を実践してみて、習慣化できるように取り組んでみましょう。習慣化できれば、いつのまにか「高いコミュニケーション能力」が身についているはずです。ぜひ、参考にしてみてください。
STEP1, 共感する
これを実践する事で「1, 質問が上手い」人に近づけます。
その理由は、「相手の価値観を理解しよう」とする姿勢が、相手の承認欲求を満たし、モチベーションをあげられる為です。
あなたは何でも頭ごなしに意見を否定してくる人に対し、話をする気になりますか？「もう好きにしてください」とヤケになる人が大半だと思います。
質問の回答が、少しずれていても「なるほどね～」「確かにね～」などと、まずは受け入れて、共感してあげる事で、相手の承認欲求が満たされ、その後の、こちら側から発信した意見に耳を傾けてくれるようになります。
質問する前にまずは、相手の考え、価値観に共感してあげる事を心がけてみてください。
STEP2, 相手の目を見て話を聞く。相槌を打つ。
これを実践する事で「2, 話を聞くのが上手い」人に近づけます。
その理由は「会話できている」という安心感を感じてもらう事が出来る為です。
あなたは「無視」をされた経験はありませんか？大半の人は「余裕のない教師」や「意地悪な先輩・同級生」などから、1度はされた経験があると思います。
「無視」をしてくる相手と話したいとは思いませんよね。
相手の目を見て話を聞かない。相槌を打たないのは無視している事と同じです。
相手の説明意欲がなくなります。話している相手が、どうやったら気持ちよく話ができるか、よく考えてあげてみてください。
以上より、話を聞く際には 、相手の目を見て話しを聞く。聞く際には、相槌を打つ。を心がけてみてください。
STEP3, 相手が話し終わるまで口を挟まない
これを実践する事でも「2, 話を聞くのが上手い」人に近づけます。
その理由は「話を聞いている」明確な意思表示になる為。
相手が話している最中に、言葉をかぶせる人は「会話しようとしていません」自分の意見を押し付けているだけです。STEP2と同様、そんなのは「無視」しているのと同じです。
STEP4, 伝える時は「5W1H」で解りやすく
これを実践する事で「3, 意見を相手に伝えるのが上手い」人に近づけます。
「5W1H」とは「When =いつ、Where = どこで、Who = 誰が、What = 何を、 Why = なぜ、 How = どのように」の事を差します。
その理由は、相手と自分の思考は違うため、詳細を正確に伝えないと、確実に伝わらない為です。
例えば、仕事中に、配偶者から以下のようにLINE連絡が入ってきたとします。
「今日の仕事が終わった後でいいから、帰り道にある、〇〇 (店名) でマスクを1箱買って帰ってきて。あと3枚しか残っていなくて、明日にはなくなってしまうから。支払いはこの前渡した、電子マネーで済ませてくれればいいから。よろしく～」
以上が連絡の内容になります。「5W1H」に分けるとか以下のようになります。
When =今日の仕事の終わった後
Where = 帰り道にある〇〇
Who = あなた
What = マスク1箱
Why = あと3枚しか残ってないから
How = 電子マネーで支払って
簡単な例ですが、以上のようになります。このくらい明確に伝える事が出来ればほぼ確実に相手に「やってほしい事」が伝わっているはずです。
STEP5 自分がやられて嫌だと思う事はしない
これは「全てに通じる」話です。
ここは具体的な説明は必要ないと判断します。自分がやられて嫌な事は、基本的に周囲の人間も嫌なはずです。常に自分の心と向き合いましょう。
4, 私の失敗談
私はもともと短気で神経質な性格です。
これまで書いてきた内容については、ほぼ全て出来ていませんでした。
少し前まで「コミュニケーションの取り方でモチベーションが変わるような人は、それがその人の能力だから、自分には関係ない」といった、かなり危険な考えを持っていました。
当然、良質な人間関係など築けるはずもなく、仲間とどれだけ苦労して仕事を完了させても、関係が深まる事はありませんでした。
どことなくギクシャクしていましたし、私と話す時の表情が常に緊張している様子の人が多かった記憶があります。
そんな私に「仕事の相談」がくるはずもなく、いつも、特に実績を残していないがコミュニケーション能力が高い先輩に相談がいっていました。
私は「仕事で結果を出してやる！」と鼻息が荒いタイプなので、私ではなく、先輩に仕事の話を持って行かれるのが、悔しくて仕方がありませんでした。
相談をよく受ける先輩は、仕事中に揉める事もないし、相手に気持ちよく仕事をさせてあげている印象が強かったので、何が違うんだろう。と自分を見つめ直した時に、最終的に気づけたのが、コミュニケーションの取り方でした。
私は反省し、仕事の進め方を見直しました。そして、以下に書いている事を実践していくことにより、少しずつではありますが、私にも「仕事の相談・依頼」が来るようになりました。
5, 私がコミュニケーションをとる際に気を付けている事。
少し話させていただいたように、私はもともと短気でかなり自己中な性格でした。
そんな私の、普段こころがけている事を紹介させていただきます。効果は保証できませんが、参考にしてみてください。
- 呼ばれたら、相手が誰であろうと必ず返事をする
- パソコンなどの作業中、話かけられたら「ちょっと待ってもらっていいですか？」と言ってきりのいい所まで作業して、相手に身体を向けて話を聞く
- 話すときは極力相槌を打つ
- 自分と違う意見を言われた場合も必ず「なるほど」「確かにその考え方もありますね」と否定せず、受け入れる
- イラっとくることを言われたり、されたりしたときは心の中で「この人小さいな」とつぶやいて笑う
心の中では何と思おうと、相手に伝わらなければ、少々いいと思っています。それくらいの気持ちでいないと、私の場合は、身が持ちません。
6, 終わりに
ここ数年の「企業が人材に求めている能力」を調査した所、色んな所で「コミュニケーション能力」が1位になっているそうです。
そのくらい注目されている能力という事を知った上で、身に着け、磨いていくと必ず高い成果を生み出す事ができます。
コミュニケーション能力は奥が深く、まだまだたくさんの要素が存在します。今後も別の記事にて、紹介していきたいと思いますので、ぜひ、参考にしていっていただければと思います。
普段からの行動に気を付けて、良質な人間関係を築くことで、組織及びチーム一丸となって、大きな成果を上げる事ができるように頑張ってみてください。
なお、「人間関係構築」について、他にも記事を作っています。もしよろしければ、少しでも参考になるかもしれませんので、下記リンク先を、のぞいてみてください。
【集中力を高める食事のとり方】を理解し、高い成果をあげましょう。
こんにちは
AOです。
「集中力は食事のとり方が関係しているとよく聞くけれど、どんな関係があるのだろうか。また具体的にどうすれば集中力が高まるんだろう？」
この記事では、そのような疑問にお答えします。
この記事を読むことで「集中力」を確保し、『高い成果を出せる』ようになります。
更に、やり切る事で「ダイエット効果」も期待できます。
それでは、進めていきましょう。
目次
1, 食事と集中力って関係あるの？
結論からいうとあります。
食品に含まれる栄養素や成分が、「脳神経を活性化」させることで「集中力」や「判断力」「記憶力」を高めるからです。
それでは、代表的な成分を、本当に簡単にですが、整理していきます。
集中力を高めるといわれる代表的な栄養素・成分
1, 炭水化物 (栄養素)
含まれる食品・・・「白米」「麺類」
2, レシチン (成分)
含まれる食品・・・「卵・・・ゆで卵、目玉焼き」「豆類・・・納豆、豆乳」
3, DHA (成分)
含まれる食品・・・「青魚 (サバ)」「くるみ」
4, カフェイン (成分)
含まれる飲み物・・・「コーヒー (100mlに約60g)」「紅茶(100mlに約30mg)」
(1日当たりの摂取量目安・・・成人400mgかつ、1度の摂取量200mg未満」)
以上が「集中力を高める」といわれている、栄養素及び成分です。
ここでは、ホルモンの生成など、詳細の説明は省きます。
興味のある方は、以下のリンク先をのぞいてみてください。
2, 集中力を保つ食品及び料理 (隣にとれる成分と目的を書いてます)
STEP1 朝食編 (1日のスタートダッシュ)
洋食
「食パン」・・・炭水化物 (エネルギー・集中力確保)
「目玉焼きorゆで卵」・・・レシチン (集中力・記憶力確保)
「サラダ」・・・血糖値の上昇をゆるやかに変換
「コーヒー(食後)」・・・カフェイン (集中力確保)
和食
「ごはん」・・・炭水化物 (エネルギー・集中力確保)
「納豆」・・・レシチン (集中力・記憶力確保)
「豆乳」・・・レシチン (集中力・記憶力確保)
「サバ」・・・DHA (集中力確保)
「コーヒー (食後)」・・・カフェイン (集中力確保)
「サラダ」・・・血糖値の上昇をゆるやかに変換
STEP2 昼食編 (一日の中間地点)
「ごはん」・・・炭水化物 (ブドウ糖に変えて脳のエネルギー確保)
「豚肉」・・・ビタミンB1 (炭水化物に含まれる糖質をエネルギーに変換)
「サラダ」・・・血糖値の上昇をゆるやかに変換
STEP3 夕食編 (質のいい睡眠をとり、明日へつなげる)
「ごはん」炭水化物 (ブドウ糖に変えて脳のエネルギー確保)
「牛肉 or 豚肉 or 鶏むね肉」(トリプトファンを摂取し、セロトニンを分泌させる)
「魚(カツオ、マグロ赤身)」(トリプトファンを摂取し、セロトニンを分泌させる)
「木綿豆腐」(トリプトファンを摂取し、セロトニンを分泌させる)
※トリプトファンなどの知識については、こちら
STEP4 間食編 (適度にとる事で空腹感を無くし、集中力を維持)
「くるみ」・・・DHA (集中力確保)
以上が、一般的に「集中力を高める成分がとれる食品及び料理」となります。
では、次に「集中力を下げてしまう食事のとり方」について、紹介します。
3,集中力を下げてしまう食事のとり方
集中力確保に重要なかかわりを持っている人体の要素があります。
「血糖値」です。
血糖値は、食事の量・取り方で「大きく、早く上昇させる」事ができます。
血糖値が高くなると、膵臓から大量分泌されたインスリンが血糖値を一気に下げてしまい、脳にブドウ糖が届かず、エネルギーが充填されない状態になります。
昼食後の仕事中、「眠くなる」経験は、多くの方がされてきたのではないでしょうか。
エネルギーが充填されない為、脳が「眠気」を引き起こしているのです。
では、具体的にどのような事で血糖値が上昇してしまうのか、説明していきます。
1, 食べすぎ (満腹状態になる)
集中力維持には、「腹八分目」が理想です。
「満腹状態」は、眠気が襲う以外にも、動きにキレがなくなるなど、パフォーマンスを低下させる原因の一つになります。
「もう少し食べたいな」と思うところで「もういいや」と歯止めをかける事が重要です。
2, 空腹状態の時間が長い
空腹状態の時間が長いと、人体は通常時と比べて何倍も吸収しようと頑張ってしまいます。そうなると血糖値が急上昇し、「インスリン大量分泌」が始まり、満腹時と同様に「眠気」に襲われる結果となります。
血糖値の上昇を抑える方法
・しっかり噛んでゆっくり食べる
・低GI食品をえらぶように心がける
・血糖値の上昇をゆるやかにする食品を優先的に食べる
・血糖値の上昇をゆるやかにする食品と一緒に食べる
・適度に間食を取り、空腹時間を短くする
※低GI食品とは「糖質の吸収を穏やかにし、インスリンの過剰分泌を抑える効果の高い食品(単純に言うと血糖値の上昇を緩やかにする)」です。興味のある方はリンク先をのぞいてみてください。
従って血糖値のバランスをとる事が「集中力維持」につながります。
4,私の食生活
ここまで、理想論を並べてきましたが、「窮屈」に感じた方もいらっしゃると思います。
自分への戒めも込めて、ここで私が普段心がけている食生活を残します。
もちろん、これまで書いてきた食事のとり方を完全に実践できておりません。理想と現実は違うというのが私の持論ですので。
「こんなやつもいるんだ」程度で、ぜひ、読んでみてください。
1, 朝食
・納豆ご飯1杯
・牛乳
・ヨーグルト
・食後のコーヒー
2, 昼食 (会社支給の弁当)
・ご飯 (茶碗半分 ～ 3/2くらいを目安)
・野菜 (とりあえず入っている野菜は、よっぽど口に合わない場合以外は、全部食べます)
・肉などのメイン料理 (半分以下!!)
・食後のコーヒー
※腹八分目を保つ為に、罪悪感を持ちつつ「毎日半分近く」残しています。
可能な限り、適切な量の弁当を自分で準備した方が、確実にいいと思います。
3, 夕食 (奥さん担当なので栄養コントロール不可)
・ご飯 (絶対に1杯でやめる)
・おかずは残さず食べる (満腹になりそうなときは翌朝食べます)
4, 間食
・各休憩時間 (2時間1度のペース) に「ミックスナッツ」を食べています。
理想の食生活とはかけはなれていますが、現在の私の大体の食生活は以上のような感じです。
肝心なのは「集中できている」という自己感覚だと思いますので、日々色々な事に取り組んでみて一番いい感覚をつかむ方法がわかればいいと思います。
私は上記の生活を心がけはじめてから、仕事が手につかないほど眠くなる事はなくなりましたので、参考にしてみてください。
補足情報ですが、食生活を改善する事で「ちょっとやつれてきたんじゃないか？心労が溜まってるの？」などといじられるくらい痩せてしまいました。。。笑
5,私の過去の失敗談
「朝食・昼食はいっぱい食べないと逆に太る」「間食は太るからダメ」「夕食は白米をぬかないと太る」などの思考から、まさにこの通りの食生活を送っていました。このような認識をお持ちの方も多いと思います。
朝も昼も眠気を感じる時間が「1時間」は確実に存在していました。笑
体重も今よりも「5kg」は重かったのは間違いありません。
この経験が今、私の中で非常に役に立っていて、集中状態維持の充実感は、半端ないですね。
6,終わりに
「集中力を維持する為の食事」について、
共通項として一番気を付けるべき内容は「腹八分目」に抑えるといったところでしょうか。
世の中には様々な職業がありますので、一概に「食べすぎがよくない」という考え方が逆に通用しない事もあると承知しています。
あくまでも一般的な考え方の一つですので、ぜひ、参考としていただければ幸いです。
よろしければ今日から1つでも食生活について、見直しをかけていただき、「集中できるようになった」と実感を得る事ができた事を習慣化し、生産性を高め、日本の経済発展に少しでも貢献できるように頑張りましょう！
「メモを取る事のメリットと有効な使い方」を理解し、効率よく仕事を進めましょう
こんにちは。AOです。
会社で
「メモを取りながら仕事を進めた方がいい」
とよく言われるけどメモを取る事で得られるメリットって何なんだろう？
この記事では、そのような疑問にお答えします。
これから説明する内容を読んでいただき、実践を続ける事で「仕事ができる人」「信頼できる人」に一歩近づけます。
それでは、進めていきましょう。
[目次]
1, メモを仕事中に取るメリット 3点
メリット1, メモを取る事で「忘れてもいい状況」をつくれる
メモを見直す事で「思い出す」事ができるようになる為です。記憶だけに頼ると、人間の脳は簡単に忘れていきますので、必ず「認識のズレ」が発生します。
では、「忘れてもいい状況」とはどういう状況なのでしょうか。実際に作成されている方の多いと思われる「日報」を例に考えてみましょう。
あなたは作業中、緊急度は低いが、効率を下げてしまう原因を発見し「上司に報告するべき」と判断しました。しかし、上司は離れた場所で作業しており、緊急度が低い問題を小出しで報告、修正を依頼するのは、効率がよくありません。そこで、日々送信している日報に入力し、報告する事にしました。
日報は「業務終了15分前から入力」というルールがあり、入力する時間まではまだかなりある為、忘れないよう「メモを取り」次の作業に取り掛かります。
そして、日報を入力する時間になったので、先ほど取っておいたメモを見ながら、「効率を下げてしまう原因」も同時に入力していく。こうする事で忘れることなく、スムーズに「上司へ報告」を行う事ができました。
もし「メモを取らなかった場合」どうなるか？
- パソコンの前で「思い出す」作業から取り掛かる為、時間ロスになり、業務終了時間を迎えてしまう
- 最悪、完全に忘れてしまい、次回同じ作業を行った際に、また同じ問題が発生する
上記のような失敗が発生します。
対策を「次からは忘れないように気をつけよう」と記憶だけに頼った対策を取ってしまうと、今度は以下のような問題が発生します。
「忘れてはいけない」と頭にとどめる事だけを意識してしまい、目の前の作業に集中できなくなる上に、結局忘れてしまい、問題の再発・集中力低下により低い成果になる
以上が「メモを取らない場合に発生する事態」になります。
メリット2, 状況を整理し、質の高いアウトプットが可能になる
並べたメモを見直す事で、「点」の情報である言葉をつなげて「線」の文章の情報に変化させ、適切なアウトプットができるようになる為。
言葉を並べると、「伝わる文章」を完成させる為に、必要な情報や不足している言葉を見つけやすくなります。
人間は、台本などを準備していない限り、思い付きや頭の中だけで整理して言葉を発信しているので、順序やまとまりがない状態が多い傾向があります。
例えば、上司から急に以下のような事を言われたとします。
「〇〇さん、取引先に、Aの件の請求書作成の現状の確認を取ってもらえる？」
「17時に定例で送信しているメールにくっつけてくれればいいから」
「そのメールに『Bの件の進捗確認』についても同時に送ってくれたら助かる」
「あっ、あと「Aの件について」課長にも伝えといてもらえる？もし連絡するなって言われたら、僕に言って」
以上の感じで、あなたの思考状態などお構いなしに思い付きで言葉を発してきます。その時に「要点をまとめて、順序良く説明してください」なんて、こちらから要望できませんよね？このような状態にこそ以下のようにメモを取り、後で文章として言葉をつなげる必要があります。
- 「取引先にAの件について、確認」
- 「定例メールにくっつける」
- 「Bの件もついでに聞く」
- 「Aの件、課長に最終確認。NGの場合、上司へ連絡」
以上のように一旦メモを取る様になると思います。まとめると以下のようになります。
「Aの件、課長に取引先に確認メールを送信する旨を伝えて、了承いただいたら、17時に送信予定の定例メールに「Aの件の請求書作成の現状確認」と「Bの件の現状確認」を同時に記載し、送信する。了承いただけなければ、上司へ連絡する」
ここまでは、単純に上司から言われた事を並べ直しただけの作業ですが、スムーズに仕事を進める為に、何を行うべきか？考えた場合に以下のようなことが一例として挙げられます。
「課長に確認メールを送信する了承をいただく時に、今までのやり取りの記録を見てもらう為にプリントアウトしておこう。課長もいろいろ業務を持っているからいきなり話を持って行っても思い出すのに時間がかかるだろうし」
などのように、追加情報を加える事が出来れば、課長の立場からすると非常に助かります。
極端な例ではありますが、以上のように情報を整理する事により、どうしたらスムーズに仕事が流れるか、答えを見つけやすくなります。
メリット3, パートナーに信頼感を与える事ができる
「行き違いを防ぐことで、スムーズに仕事を終わらせようとしてくれている」といった感覚を持ってもらう事が出来る為
簡単な比較の例になりますが、こちらが指示を出しているのに対し「ウン、ウン」とただ相槌をうつだけの相手を見て「理解してくれているな」「一生懸命聞き洩らさないようにしてくれているな」と感じる事ができますか？
話を聞いてはいるのだと思いますが、指示は相談とは違います。出す側と受け取る側の要点がずれてしまうと、やり直しの時間が発生します。
やり直しの経験がある方であれば、間違いなくメモを取らない相手に対しては「不信感」しか持たないでしょう。
以上がメモを取る3つのメリットになります。
メモを取る事の大事さについてご理解いただけましたでしょうか？
次の項では、「メモの取り方」についてのポイントを「3つに分けて」説明していきます。
2, 取ったメモを無効化しない為に行うべき行動
STEP1, 気づきは「形にこだわらず、解る事にこだわって」記入する事
形にこだわると、こだわっている最中に記憶が薄れて、メモの質が下がる為です。
書き方にこだわっていると、数ある要点を書きもらしてしまう危険性があります。どんなに字が汚くても、順序がめちゃくちゃでも、後で見直した時に「要点を整理する事ができるかどうか」が一番重要になります。
形にこだわらずに、とにかく書き残す事を徹底してみましょう。
STEP2, 「日付・時間・場所」の情報も同時に残す
見返す際に、情報がこんがらがってしまう為
「後で見返す」という行為が何日後になるかわからない場合もあります。
メモは、とればとるほど積み重なり、情報が重複してしまう事態が発生します。
そして見直しに、期間があけばあくほど、「この内容はいつのものだったかな？」と混乱してしまいます。そうなってしまうと「メモした目的」「メモした順番」を確認するという無駄な時間が発生してしまう為、必ず最低でも「日付」を記載する習慣を身に付けましょう。
STEP3, 取ったメモに「自分の意見 (コメント)」をつける
コメントを付ける事で思考が深まり、次に取るべき行動が、明確になる為です。
メモに矢印をつけたりなどして「〇〇さんの意見も聞いておく」や「ここを記入する際には、この情報が必要」などの追加作業も記載しておくと、後で見直した際に、スムーズに次の行動につながります。STEP2でも説明した通り、メモを取った後、アウトプットまでの期間があけばあくほど、人の記憶は薄くなり、情報が使い物にならなくなる危険があるからです。
3, メモを取る時のポイント
1, メモを取る際は「手書き」を推奨します
個人差はあると思いますが、紙とペンさえあれば、「ほぼ無意識に文字を書ける」為、メモを取りやすくなります。電子ツールは、メモの画面に行くまでに思考が働いたりするので、メモの内容がうすくなったりする危険がありますが、あくまでも推奨ですので、やりやすい方で進めてみてください。
2, 「プライベート」「仕事」と分けずに、一元管理を推奨します
「こだわり」がなくなり、メモ帳を選ぶ行動が省ける為です。
3, 「自分だけのルール」を作る事を推奨します
「打合せなどで残すメモはノートの頭から記入」「思いついたメモはノートの最後尾から記入」など個人で使いやすいルールを決めると、より無意識に、より早く、より内容の濃いメモを残せるようになります。
4, 終わりに
「メモを取る」という作業は、学校で教えてもらう事ではないので「具体的な効果」「具体的な方法」について、知らない人の方が、確実に多いです。
形にこだわらず、まずはメモを取って、成果を上げる体験を積み重ね、自分のやり方を確立していくことが一番重要です。
今後も、メモについて、具体的な方法が見つかり次第発信していきます。
それでは、今日から一つでも行動を習慣化し、生産性を高め、日本の経済発展に少しでも貢献できるように頑張りましょう。
「段取り8分仕事2分」を理解し、効率よく仕事を進めましょう
こんにちは。AOです。
会社で
「段取り8分仕事2分」
などとよく聞くけど、具体的にどのような意味でどのような場面で使うのだろうか？
この記事では、そのような疑問にお答えします。
成果を出したい方、これからリーダーを目指す方はぜひ、参考にしてみてください。
まず、「段取り」とは、「事がうまく運ぶように、前もって手順をととのえること」をいいます。この言葉の意味を踏まえたうえで、進めていきましょう。
1, 「段取り8分仕事2分」とはどういう意味？
主に「段取りの重要度を表す言葉」として使われます。
よく「仕事を計画通り終えるには『段取りが8割の重要度を占める』」と表現されます。聞いたことがある方も、多いのではないでしょうか。
そのくらい、「段取りをすることは大事なのだ」という考え方です。
理由としては、「段取りをうまく組めない時点で、大きな損失が発生する為」です。
具体例として、小学生時代に経験された事が多い修学旅行を例に考えてみましょう。
「6クラス (1クラス当たり30人)」の生徒を連れて京都へ修学旅行へ行くとします。
行事の一環に「清水寺見学」があります。
見学の目的
「生徒に日本の文化・歴史を理解してもらう」
目的を果たす方法
「現地ガイドから生徒へ、現物を見ながら説明してもらう」
※これが「仕事2分」の『仕事』に当たります。
目的を果たすために、当日までに、以下の事を行う必要があります。
①「清水寺管理者(組合)に修学旅行で訪問すると連絡する」
②「生徒の拝観料を、事前に支払っておく」
③「6名の現地ガイドの予約」
④「クラス別の見学コース決定」
⑤「現地ガイドに当日のコーストスケジュールを説明し、共有しておく」
⑥「ガイド側の計画変更依頼など、必要に応じてスケジュールを修正」
これらは全て目的を果たすための「段取り」になります。
繰返しになりますが「現地ガイドから生徒へ、現物を見ながら説明してもらう」事が『目的を果たす方法 (仕事)』になります。
では、段取りがどのくらい重要なのでしょうか。
例として④の「クラス別の見学コース決定」を事前に行っていない場合を想定してみましょう。おそらく、以下のような事態が発生します。
- 6名の現地ガイドにまかせっきりになる。(それぞれのガイドは面識がない)
- お互いのスケジュールを把握していない為、見学ポイントにクラスが重複してしまう。
- 重複してしまったことで、現物をうまく見せられず、説明の芯が伝わらない。
- うまく説明しきれないまま、期限時刻が来てしまい、説明途中で終了。
- 「日本の歴史・文化を理解させる」という目的を果たせなかった。仕事で結果を残せなかった事となる。
以上のように、一つでも段取りが抜けてしまうと、悲惨な結果になります。
段取りを全て終わらせる事が出来れば、目的を果たすための仕事はほんの少しの労力で終わらせる事が出来ます。
段取りの重要性についての説明は、以上になります。
「損失が発生する」という根拠がわかっていただけたでしょうか？
次の項では、段取りの組み方について、4つのSTEPで説明していきます。ぜひ参考にしてみてください。
2, 効率のいい段取りの組み方 (時程表の作成)
結論からお伝えします。
スムーズに目的を果たすには、「全体のスケジュールを把握し、完了時間から各作業時間を逆算し、計画を成り立たせる」必要があります。
ここでも、「修学旅行」を例に挙げて、考えていきます。
今回は、「清水寺を見学する時間の確保」を行う為の考え方を説明します。
今後、作業を計画する際の参考にしていただければ幸いです。
STEP1, スケジュールの「開始時間」と「終了時間」を決める
「作業完了」に向けて、逆算する準備を行う為です。
まずは、以下のように「開始時間」と「終了時間」を決めます。
(開始時間)
13:30 清水寺到着
(終了時間)
15:30 次の目的地へ移動
こうする事で、「計画を立てられる時間」が見えるようになります。
ここでの見方は「13:31 ～ 15:29 (118分)」の間が、「計画を立てる対象時間」となります。
STEP2, 目的を果たす時間を決定。(一番重要)
確実に目的を達成する時間確保する為です。
目的を果たすには「現地ガイドに現物を見ながら説明してもらう」必要があります。
説明時間を仮に「1時間(60分)」と設定し。以下のように追記します。
13:30 清水寺到着
見学 (最低60分)
15:30 次の目的地へ移動
以上のようにすることで、「目的を果たす時間」が確保できました。
STEP3, 「開始 ～ 完了まで」の作業項目を全て書き出す。
全て書き出す事で、仕事全体を把握する事ができるようになります。
先ほどのタイムスケジュールに追記していきます。
- 13:30 清水寺到着
- 清水寺の入り口で、生徒の点呼をとる
- 「見学中の注意点」を生徒に説明
- 見学 (最低60分)
- 終了後、清水寺の入り口に集合
- 生徒の点呼を取る
- 事前に配布している「スケジュール」を見ながら、次の予定を生徒に説明
- バスに乗る
- 15:30～ 次の目的地へ移動
以上のように「作業項目」を全て洗い出します。
こうする事によって、スケジュール全体が、完全に見えるようになりました。
これで、時間の割り振りが出来るようになります。
STEP4, 洗い出した「作業項目」に、余った「時間」を割り当てる。
各作業ごとに割り当てられる時間を逆算し、成り立つか確認する為
では、先ほど並べた作業項目に、時間情報を付け加えていきましょう。
- 13:30 清水寺到着
- 13:30 ～ 13:40 バスから降りる
- 13:40 ～ 13:45 清水寺の入り口で、生徒の点呼を取る
- 13:45 ～ 13:50 「見学中の注意点」を生徒に説明
- 13:50 ～ 15:00 清水寺見学 (※ここが『仕事』時間)
- 15:00 清水寺の入り口に集合
- 15:00 ～ 15:05 生徒の点呼を取る
- 15:05 ～ 15:20 事前に配布している「スケジュール」を見ながら、次の予定を生徒に説明
- 15:20 ～ 15:30 バスに乗る
- 15:30 次の目的地へ移動
以上のように「開始時間」「目的を果たす時間」「終了時間」から決めていくことで、項目別に時間を割り当てる事が出来ました。
作成時のポイント①
「作業別で標準時間」を事前に決めていると、楽になります。
・「点呼を取る時間・・・5分」
・「バス昇降時間・・・10分」など
※標準時間の考え方について、なじみのない方は下記リンク先を見てみてください。
作成時のポイント②
作業時間を設定する時には「スムーズに終わる時間の1.5倍」にしましょう。
こうする事により、「不測の事態」が発生した際にも、柔軟に対応する事が可能になります。
3, 終わりに
今回は、身近な例として「修学旅行の計画」を焦点に説明させていただきましたが、どんな仕事にも応用しやすい内容だと思います。
特にリーダーとなり、多数の組織、ヒトを相手にまとめる立場にある人には、必須の考え方と言って、まず間違いありません。
「段取り」は学校で習うものではないので、個人で理解に差があるのが実情です。
これといった「正解」はありませんので、各々で考え方を昇華させていくといいと思います。
ぜひ、段取りの重要性を認識し、明日からの仕事に役立てていきましょう。
そして、効率よく働く事で、日本の経済発展に少しでも貢献できるように頑張りましょう！
