整理整頓する力を仕事で活かし、高い成果を出しましょう！！

こんにちは！
AOです。

「子供のころからならってきてた整理整頓っていう言葉を会社でもよく聞かされるけど、何がそんなに大事なんだろう？仕事に役に立つ整理整頓の方法って具体的にどのような事なんだろうか？」

この記事では、そのような疑問にお答えします。

この記事を読むことで「会社で整理整頓が必要な理由が明確になる」のと同時に「整理整頓の基礎を身につける」事ができます。

「整理整頓ができる人=仕事ができる人」と言っても過言ではないほど、整理整頓は重要なスキルです。
ぜひ、身につけていきましょう！

目次

1, 整理整頓とは

整理・・・いるものといらない物に分ける、いらない物は捨てること
整頓・・・必要な物をいつでも取り出せるようにすること

以上2点になります。

単純な内容ですが、案外出来ていない人や、組織が多く、「片づけができていない組織は利益が出ない」とまで言われます。

では、どのような効果があるのか、確認していきましょう。

2, 整理整頓が仕事にもたらす効果

代表例を3点ほど紹介します。

1, スペースを広く使う事ができるようになる

2, ものを探す時間がなくなる

3, 間違いがなくなる

以上3点があげられ、総合的に効率UPが期待できます。

次の項では、実際に身につける為の方法を、紹介いたします。

3, 整理整頓を仕事で活用できるようになるために取り組むべき事 

代表的な方法を3点ほど、紹介します。

STEP1, 同じ種類のものは、「1つ」だけ持つことにする。

目的・・・探す手間を作らない

普段から意識していないと「ボールペン」「シャーペン」「はさみ」などの文房具や、「もらったメモ帳」など、「1つあれば十分」の物が、意外とたまっちゃいます。
物が必要以上にあふれて、山を作ってしまうと、「探す手間」がめちゃくちゃ増えます。
物をかき分けて探す行為はまさに「砂場の砂に埋もれた物を探す」のと同じようなものです。

たまにデスクの引き出しを開けてジャラジャラ音を立てて「あれ？」などとつぶやいている人はいませんか？
その状態こそまさに砂場で砂をかき分けている状態になります。
私も何度もその経験はあります。。。笑

必要最低限の数に抑えておけば、山になる事はなくなるので、見た目もすっきりする為うんざりすることもなくなります。

STEP2, モノの置場を決める

目的・・・二重ストックを防ぐ

思いつくままに物を置いていると、いざ必要な時に「あれ？なくなってる」という状態になります。
そしてまた購入し、忘れたころに出てきて、ものがふえていくというサイクルになります。
「この作業が終わったら、ここに戻す」という簡単なルールを自分の中で決めて、物を管理する。

以上を徹底する事で少しずつ物が増えることはなくなります。

いくら気を付けていても、急ぎの場合など、上記のように重ねて購入してしまうケースもあると思います。
その場合には、安価な物は、誰かにあげちゃいましょう。

もったいない気がするのはわかりますが、物が増えた時の効率DOWNに比べると、確実にいいです。

置場を徹底すると、探す手間もなくなり、大きな効率UPになります。これはかなりおすすめです。

STEP3, 保管するものの数を決める

目的・・・使用するスペースと、出費を最低限に抑える

これについても決めておかないと無駄なスペースとストックばかり増えます。
「消しゴム」「ホッチキス」「印鑑」など、使用頻度が高く、長い期間持つものは「各1つ」保管しておきます。
「乾電池」「シャーペン」などの消耗品で、壊れた時や交換する必要のある物は「予備として更に各1個ずつ」準備しておけばいいと思います。

これまでのSTEPの中で一番重要ですが、難しい内容ではないと思うので、自分の中でルールを決めて実践してみるといいと思います。

4, 整理整頓ができないのは「先送り」の考えの現れ？

私の個人的な見解ですが、整理整頓ができない大部分は「先送り」の気持ちが強い印象があります。

作業が終わるのと同時に、「片づけ」や「次に使う時に備える」事を考えて行動すれば、必然的に「整理整頓」はできるはず。

というのが、私の経験からの結論です。

「作業完了」の定義も含めて考えると、全体的な効率が一気に上がる事が期待できます。ぜひ以下の記事を読んでみて、併せ技を使ってみてください。

www.jaoba.net

5, 私の失敗談

 

ここまでいろいろと紹介させていただきましたが、以前の私は、紹介した上記全てができていませんでした。

出来ていなかった場合、どのような影響が出るのか、経験談からお伝えしていきます。

まず、あきらかに蓄積される「疲労量」が変わります。
探す行為による「体力的な疲労」はもちろんですが、他にも「視覚的な疲労」も生まれます。

物が乱雑に置かれている光景を見ると、「探す気すら起きない」と感じた事ってありませんか？

朝などの体力が有り余っている時は、何も感じませんが、思考能力が低下する午後などはそんな状態を見ただけでうんざりしてきますよね。

そんな気持ちで探し物をしても、最短時間で見つかるはずがありません。

以上のような事を何度も経験し、試しに整理整頓をこころがけて日々生活してみると、少しずつ気持ちの変化が訪れて、今では物が乱雑に置かれている事が許せなくなってきました。笑

6, 私の実践方法

以上のように、整理整頓ができず、うんざりした経験の多い私が、今やっている整理整頓の実践内容を紹介します。
ほぼ復習に近い形になると思いますが、ぜひ参考にしてみてください。

1, デスクの引き出しごとに「何を入れるか」決める。

デスクの各引き出しに何を入れるか決める

物の置場を決めることで、作業効率をUPさせています。

2, 必要最低限の物しか持たない状態をこころがける

必要な物以外は持たない

デスクの中に全て納め、机の上に、物を置かない事で、視覚的な無駄な疲労を防ぐのと、目の前の作業に集中できる環境を作る様に心がけています。

3, 自分の作業内容と使用頻度で何を自分で持つか決めている。

作業によって、必要な物は決まっています。

パソコン作業 → パソコン
書類まとめ → ホッチキス・印鑑・シャーペンなどの文房具
スケジュール管理 → 手帳一冊

以上のように自分が行う作業に対して、必要な物を決め、使用頻度に応じて自分で保管するか、共用物に頼るか決めます。

例えば、毎日もしくわ3日に1回など、使用頻度が高い場合は自分の物を準備します。

1か月に1回使う程度の、使用頻度が低いものは、「事務所に共用物」として、使える物があるのであれば、そちらを頼ります。

 以上が、私が実践している内容になります。

はっきりいって「大した事してないじゃん」と思われた方も多いと思います。

その通りです。

簡単な事なので、まだやってない方は参考にしてみてください。

7, 終わりに

人のデスクの中を見た瞬間に「この人、多分仕事できないな」と感じる事が多いです。

整理整頓は仕事だけでなく、人生にも必ず役立つ知識・技術になりますので、普段の生活から整理整頓を意識し、更に精度を高める事で成果に繋げる事が出来るように頑張りましょう！

継続していくと「乱雑な状態を見ると、整理したくてうずうずする」状態に、なっているはずです！