「時間管理術」を身につけて、スケジュール遅れを防ぎましょう

こんにちは。
AOです。

会社で「スケジュールを遅らせないように日々、時間管理を確実に行う事」などと言われるけど、具体的に時間管理ってどんなことをすればいいんだろう？

この記事では、そのような疑問にお答えします。

更に、読んでいただくことで、時間管理術の基礎が身に付き、スケジュール管理の精度が向上できます。

それでは、進めていきましょう。

目次

1, 時間管理とは

結論から言います。「作業時間を把握し、計画に落とし込む」事です。
目的は「スケジュールを遅らせない」事になります。

時間管理を的確に行う方法として「時間管理術」と言われるものがあります。

正確な定義はなく、「手法」として認識されている程度のものですが、時間管理を行っていくうえで重要な方法です。

今日の記事で時間管理術を、3点ほど紹介します。

2, 時間管理術の紹介

代表的な方法として、以下があげられます。

1. 作業時間の見積は、通常の「1.5倍」でとる
2. 作業の「完了点」を明確にし、逆算して時間配分する
3. 「突発対応時間」を1日に「最低1時間」確保する

それでは、次の項にて、具体例と共に1つずつ、説明していきます。

3, 「時間管理術」の実践方法

1, 作業時間の見積は、通常の「1.5倍」でとる

不測の事態、突発的なトラブルが起きる事を想定し、計画が崩れる事を防ぐ為です。

具体的にどのような考え方になるのか、「作業」ではありませんが、共通して経験されている方も多い「通勤時間」で例えて、説明していきます。

自宅から会社まで、「徒歩 ⇒ バス ⇒ 電車」の方法で、だいたい『合計 40分』ほどかけて通勤しているとします。

以上より「通勤時間」の見積は『60分』になります。(40分の「1.5倍」)

想定が必要な「不測の事態」「突発的なトラブル」は、以下のようになります。

1. 忘れ物をしてバスに乗り遅れる
2. バスの通行ルート上で事故が起こり、長い渋滞に巻き込まれ、電車に乗り遅れる
3. 電車を待っている間に「お腹」の調子が悪くなり、トイレに行っている間に電車に乗り遅れる

非常に簡単ですが、以上のようになります。

このような「不測の事態」が発生した場合、1つのトラブルに対し、あっという間に「10分」は過ぎてしまいます。

運悪く3つ重なってしまうと、「遅刻」してしまうかもしれません。

しかし、最悪パターンばかり考えてしまうと、見積時間が長くなり、計画が立てられなくなりますので、「通常時間の1.5倍」で見積り、考えつくトラブルは未然に防ぐことが大事になります。

2, 作業の「完了点」を明確にし、逆算して時間配分する

「作業完了の定義」を明確にしておく事で「時間配分の抜け漏れ」「作業の抜け漏れ」を防ぎ、詳細の計画が立てられるようになる為です。

先ほど説明に利用した「通勤」を例に、説明していきます。

「通勤の完了」とは何になるのでしょうか。
私であれば、「自分のデスクに着席し、次の仕事に取り掛かる準備が完了した状態」と考えます。

「何を持って完了」か、ここを明確にせず、ただ漠然と作業時間を見積ると「〇〇時に出社する」や「〇〇発の電車に乗る」といった、「行動を起こす事」が目的になってしまいます。

大きく間違ってはいませんが、ゴールを決めておかないと、結果「あれ？これって時間的に成り立ってない？」といった状態になったり、「あ！これもやっておかなければいけなかった」といった状態に陥ります。

3, 「突発対応時間」を1日に「最低1時間」確保する

突発的に発生する優先順位の高い仕事を、受け入れられるようにする為です。

仕事をしていると、他部門や上司から「先にこれをやってほしい」などと、仕事を依頼され、急きょ優先順位を変えざるをえない状況になる事が多いと思います。

こうした事が原因で、計画が崩れる事のないように、1日に最低「1時間」はあけておきます。

「突発仕事」は発生する事を前提として、準備しておく事が大事になります。

 もし突発の仕事がなければ、「いつかやろう」と思って、控えていた「優先順位が低いが、重要な仕事」に位置づけられる、業務改善などの仕事を進める時間にあてがうなどすればいいと思います。

以上3点が、時間管理術の基本ステップになります。

計画を立てる際に、ぜひ参考にしてみてください。

4, 私の失敗談

私は新人時代、上記で紹介した3点を全く頭に入れず、スケジュールを立てていました。

結果、「スケジュール遅れが常態化」してしまい、最終的には

「まぁスケジュールなんてあってないような物ですから。結局は目標であって少々前後するのは仕方ないですよね」

というような考え方になっていました。

私が勤めている会社でも「スケジュール遅れ」は全体的に多く、守れている人もいましたが割合でいうと守れない方が圧倒的に多い傾向でした。

しかし、その割合の少ない「スケジュールを守る人」たちの仕事ぶりを見ていると、

「スムーズに仕事をこなして、なおかつ余裕があってうらやましい」

と感じる事が増え、いつも余裕のない状態で仕事を進めている自分に嫌気がさして来るようになりました。

そして、少しずつでも改善出来ないか。と「守れる人」の話を聞いたり、色々な本を読み、実践していくことで少しずつスケジュール遅れを防ぐことができるようになってきました。

参考になるかわかりませんが、私の経験を基に実践している時間管理方法を、紹介します。

「こんなやり方もあるんだな」程度で参考にしていただければ幸いです。

5, 私の実践例

毎朝「PDCA 1日の時間割版」を作る

1日の業務ボリュームを整理し、成り立つかを確認する為です。

私の「PDCA 時間割版」を紹介いたします。

ポイント1 : 時間は「15分単位」で考えます。

ポイント2 : 「P (予定)」「D (実績)」「C (気づき)」「A (次回に向けて)」の4つの欄に分けます。

ポイント3 : 「P (予定)」は『業務時間内』の項目は全て記入します。(例えば「8:15 ～ 17:15」が業務時間であればその時間内の予定は全て記入します)

※他人が関係する業務は予定がたてづらいと思いますので、そういう場合はだいたいの目安程度の時間で作ります。(1.5倍の見積を意識)

ポイント4 : 「D (実績)」は最低2時間に1回つけます。(私の会社では、2時間に1回休憩時間が設けられていますので、休憩時間ごとに記入しています) 出来れば1つの作業が完了するごとにつけるのが理想ですが、最低でも2時間に1回はつけます。

ポイント5 : 「C (気づき)」の欄に「見積時間に対し、増減した場合の次に生かせそうな気付き」を記載する。

ポイント6 : 「A (次回に向けて)」の欄に対策や応用の「具体案」を記載する。

※ポイント5・6は無理に記入する必要はありません。特に気付きなどがなかった場合には私はスルーするようにしています。 

全体的なポイントとして「簡単」で構いません。私が作成するときに気を付けている事は「とにかく記録に残す」事です。

すぐに具体的な次の行動に移せない・生かせなかったとしても、記録さえ残しておけば、見返した時に思い出し、最良な対策案に昇華できることもあります。

難しく考えてしまうと、苦痛に感じてしまい、習慣化できなくなりますので。

以上が、簡単ですが、私の実践している内容になります。

私は、これをやる事でスケジュール管理ができるようになりました。
色んなやり方があると思いますので、あなたにあったやり方が見つかるまでの参考例として扱っていたければ幸いです。

6, 終わりに

時間管理は非常に難しく、完璧にこなせる人の方が少ないと思います。

私自身も、色々と試した結果、今のやり方に落ち着いていますが、まだまだ手間をかけすぎている印象が強いので、今後も勉強と実践を繰り返し、よりいい時間管理術を身に着けていきたいと思います。

いい方法が見つかり次第、載せていきますので、よろしければぜひ参考にしてみください。

それでは、明日からでも時間管理について、見直していただき、スケジュール遅れが発生しない状況を作り、大きな成果に結びつくように頑張ってみてください。