「段取り8分仕事2分」を理解し、効率よく仕事を進めましょう
こんにちは。AOです。
会社で
「段取り8分仕事2分」
などとよく聞くけど、具体的にどのような意味でどのような場面で使うのだろうか？
この記事では、そのような疑問にお答えします。
成果を出したい方、これからリーダーを目指す方はぜひ、参考にしてみてください。
まず、「段取り」とは、「事がうまく運ぶように、前もって手順をととのえること」をいいます。この言葉の意味を踏まえたうえで、進めていきましょう。
1, 「段取り8分仕事2分」とはどういう意味？
主に「段取りの重要度を表す言葉」として使われます。
よく「仕事を計画通り終えるには『段取りが8割の重要度を占める』」と表現されます。聞いたことがある方も、多いのではないでしょうか。
そのくらい、「段取りをすることは大事なのだ」という考え方です。
理由としては、「段取りをうまく組めない時点で、大きな損失が発生する為」です。
具体例として、小学生時代に経験された事が多い修学旅行を例に考えてみましょう。
「6クラス (1クラス当たり30人)」の生徒を連れて京都へ修学旅行へ行くとします。
行事の一環に「清水寺見学」があります。
見学の目的
「生徒に日本の文化・歴史を理解してもらう」
目的を果たす方法
「現地ガイドから生徒へ、現物を見ながら説明してもらう」
※これが「仕事2分」の『仕事』に当たります。
目的を果たすために、当日までに、以下の事を行う必要があります。
①「清水寺管理者(組合)に修学旅行で訪問すると連絡する」
②「生徒の拝観料を、事前に支払っておく」
③「6名の現地ガイドの予約」
④「クラス別の見学コース決定」
⑤「現地ガイドに当日のコーストスケジュールを説明し、共有しておく」
⑥「ガイド側の計画変更依頼など、必要に応じてスケジュールを修正」
これらは全て目的を果たすための「段取り」になります。
繰返しになりますが「現地ガイドから生徒へ、現物を見ながら説明してもらう」事が『目的を果たす方法 (仕事)』になります。
では、段取りがどのくらい重要なのでしょうか。
例として④の「クラス別の見学コース決定」を事前に行っていない場合を想定してみましょう。おそらく、以下のような事態が発生します。
- 6名の現地ガイドにまかせっきりになる。(それぞれのガイドは面識がない)
- お互いのスケジュールを把握していない為、見学ポイントにクラスが重複してしまう。
- 重複してしまったことで、現物をうまく見せられず、説明の芯が伝わらない。
- うまく説明しきれないまま、期限時刻が来てしまい、説明途中で終了。
- 「日本の歴史・文化を理解させる」という目的を果たせなかった。仕事で結果を残せなかった事となる。
以上のように、一つでも段取りが抜けてしまうと、悲惨な結果になります。
段取りを全て終わらせる事が出来れば、目的を果たすための仕事はほんの少しの労力で終わらせる事が出来ます。
段取りの重要性についての説明は、以上になります。
「損失が発生する」という根拠がわかっていただけたでしょうか？
次の項では、段取りの組み方について、4つのSTEPで説明していきます。ぜひ参考にしてみてください。
2, 効率のいい段取りの組み方 (時程表の作成)
結論からお伝えします。
スムーズに目的を果たすには、「全体のスケジュールを把握し、完了時間から各作業時間を逆算し、計画を成り立たせる」必要があります。
ここでも、「修学旅行」を例に挙げて、考えていきます。
今回は、「清水寺を見学する時間の確保」を行う為の考え方を説明します。
今後、作業を計画する際の参考にしていただければ幸いです。
STEP1, スケジュールの「開始時間」と「終了時間」を決める
「作業完了」に向けて、逆算する準備を行う為です。
まずは、以下のように「開始時間」と「終了時間」を決めます。
(開始時間)
13:30 清水寺到着
(終了時間)
15:30 次の目的地へ移動
こうする事で、「計画を立てられる時間」が見えるようになります。
ここでの見方は「13:31 ～ 15:29 (118分)」の間が、「計画を立てる対象時間」となります。
STEP2, 目的を果たす時間を決定。(一番重要)
確実に目的を達成する時間確保する為です。
目的を果たすには「現地ガイドに現物を見ながら説明してもらう」必要があります。
説明時間を仮に「1時間(60分)」と設定し。以下のように追記します。
13:30 清水寺到着
見学 (最低60分)
15:30 次の目的地へ移動
以上のようにすることで、「目的を果たす時間」が確保できました。
STEP3, 「開始 ～ 完了まで」の作業項目を全て書き出す。
全て書き出す事で、仕事全体を把握する事ができるようになります。
先ほどのタイムスケジュールに追記していきます。
- 13:30 清水寺到着
- 清水寺の入り口で、生徒の点呼をとる
- 「見学中の注意点」を生徒に説明
- 見学 (最低60分)
- 終了後、清水寺の入り口に集合
- 生徒の点呼を取る
- 事前に配布している「スケジュール」を見ながら、次の予定を生徒に説明
- バスに乗る
- 15:30～ 次の目的地へ移動
以上のように「作業項目」を全て洗い出します。
こうする事によって、スケジュール全体が、完全に見えるようになりました。
これで、時間の割り振りが出来るようになります。
STEP4, 洗い出した「作業項目」に、余った「時間」を割り当てる。
各作業ごとに割り当てられる時間を逆算し、成り立つか確認する為
では、先ほど並べた作業項目に、時間情報を付け加えていきましょう。
- 13:30 清水寺到着
- 13:30 ～ 13:40 バスから降りる
- 13:40 ～ 13:45 清水寺の入り口で、生徒の点呼を取る
- 13:45 ～ 13:50 「見学中の注意点」を生徒に説明
- 13:50 ～ 15:00 清水寺見学 (※ここが『仕事』時間)
- 15:00 清水寺の入り口に集合
- 15:00 ～ 15:05 生徒の点呼を取る
- 15:05 ～ 15:20 事前に配布している「スケジュール」を見ながら、次の予定を生徒に説明
- 15:20 ～ 15:30 バスに乗る
- 15:30 次の目的地へ移動
以上のように「開始時間」「目的を果たす時間」「終了時間」から決めていくことで、項目別に時間を割り当てる事が出来ました。
作成時のポイント①
「作業別で標準時間」を事前に決めていると、楽になります。
・「点呼を取る時間・・・5分」
・「バス昇降時間・・・10分」など
※標準時間の考え方について、なじみのない方は下記リンク先を見てみてください。
作成時のポイント②
作業時間を設定する時には「スムーズに終わる時間の1.5倍」にしましょう。
こうする事により、「不測の事態」が発生した際にも、柔軟に対応する事が可能になります。
3, 終わりに
今回は、身近な例として「修学旅行の計画」を焦点に説明させていただきましたが、どんな仕事にも応用しやすい内容だと思います。
特にリーダーとなり、多数の組織、ヒトを相手にまとめる立場にある人には、必須の考え方と言って、まず間違いありません。
「段取り」は学校で習うものではないので、個人で理解に差があるのが実情です。
これといった「正解」はありませんので、各々で考え方を昇華させていくといいと思います。
ぜひ、段取りの重要性を認識し、明日からの仕事に役立てていきましょう。
そして、効率よく働く事で、日本の経済発展に少しでも貢献できるように頑張りましょう！
