「メモを取る事のメリットと有効な使い方」を理解し、効率よく仕事を進めましょう
こんにちは。AOです。
会社で
「メモを取りながら仕事を進めた方がいい」
とよく言われるけどメモを取る事で得られるメリットって何なんだろう？
この記事では、そのような疑問にお答えします。
これから説明する内容を読んでいただき、実践を続ける事で「仕事ができる人」「信頼できる人」に一歩近づけます。
それでは、進めていきましょう。
[目次]
1, メモを仕事中に取るメリット 3点
メリット1, メモを取る事で「忘れてもいい状況」をつくれる
メモを見直す事で「思い出す」事ができるようになる為です。記憶だけに頼ると、人間の脳は簡単に忘れていきますので、必ず「認識のズレ」が発生します。
では、「忘れてもいい状況」とはどういう状況なのでしょうか。実際に作成されている方の多いと思われる「日報」を例に考えてみましょう。
あなたは作業中、緊急度は低いが、効率を下げてしまう原因を発見し「上司に報告するべき」と判断しました。しかし、上司は離れた場所で作業しており、緊急度が低い問題を小出しで報告、修正を依頼するのは、効率がよくありません。そこで、日々送信している日報に入力し、報告する事にしました。
日報は「業務終了15分前から入力」というルールがあり、入力する時間まではまだかなりある為、忘れないよう「メモを取り」次の作業に取り掛かります。
そして、日報を入力する時間になったので、先ほど取っておいたメモを見ながら、「効率を下げてしまう原因」も同時に入力していく。こうする事で忘れることなく、スムーズに「上司へ報告」を行う事ができました。
もし「メモを取らなかった場合」どうなるか？
- パソコンの前で「思い出す」作業から取り掛かる為、時間ロスになり、業務終了時間を迎えてしまう
- 最悪、完全に忘れてしまい、次回同じ作業を行った際に、また同じ問題が発生する
上記のような失敗が発生します。
対策を「次からは忘れないように気をつけよう」と記憶だけに頼った対策を取ってしまうと、今度は以下のような問題が発生します。
「忘れてはいけない」と頭にとどめる事だけを意識してしまい、目の前の作業に集中できなくなる上に、結局忘れてしまい、問題の再発・集中力低下により低い成果になる
以上が「メモを取らない場合に発生する事態」になります。
メリット2, 状況を整理し、質の高いアウトプットが可能になる
並べたメモを見直す事で、「点」の情報である言葉をつなげて「線」の文章の情報に変化させ、適切なアウトプットができるようになる為。
言葉を並べると、「伝わる文章」を完成させる為に、必要な情報や不足している言葉を見つけやすくなります。
人間は、台本などを準備していない限り、思い付きや頭の中だけで整理して言葉を発信しているので、順序やまとまりがない状態が多い傾向があります。
例えば、上司から急に以下のような事を言われたとします。
「〇〇さん、取引先に、Aの件の請求書作成の現状の確認を取ってもらえる？」
「17時に定例で送信しているメールにくっつけてくれればいいから」
「そのメールに『Bの件の進捗確認』についても同時に送ってくれたら助かる」
「あっ、あと「Aの件について」課長にも伝えといてもらえる？もし連絡するなって言われたら、僕に言って」
以上の感じで、あなたの思考状態などお構いなしに思い付きで言葉を発してきます。その時に「要点をまとめて、順序良く説明してください」なんて、こちらから要望できませんよね？このような状態にこそ以下のようにメモを取り、後で文章として言葉をつなげる必要があります。
- 「取引先にAの件について、確認」
- 「定例メールにくっつける」
- 「Bの件もついでに聞く」
- 「Aの件、課長に最終確認。NGの場合、上司へ連絡」
以上のように一旦メモを取る様になると思います。まとめると以下のようになります。
「Aの件、課長に取引先に確認メールを送信する旨を伝えて、了承いただいたら、17時に送信予定の定例メールに「Aの件の請求書作成の現状確認」と「Bの件の現状確認」を同時に記載し、送信する。了承いただけなければ、上司へ連絡する」
ここまでは、単純に上司から言われた事を並べ直しただけの作業ですが、スムーズに仕事を進める為に、何を行うべきか？考えた場合に以下のようなことが一例として挙げられます。
「課長に確認メールを送信する了承をいただく時に、今までのやり取りの記録を見てもらう為にプリントアウトしておこう。課長もいろいろ業務を持っているからいきなり話を持って行っても思い出すのに時間がかかるだろうし」
などのように、追加情報を加える事が出来れば、課長の立場からすると非常に助かります。
極端な例ではありますが、以上のように情報を整理する事により、どうしたらスムーズに仕事が流れるか、答えを見つけやすくなります。
メリット3, パートナーに信頼感を与える事ができる
「行き違いを防ぐことで、スムーズに仕事を終わらせようとしてくれている」といった感覚を持ってもらう事が出来る為
簡単な比較の例になりますが、こちらが指示を出しているのに対し「ウン、ウン」とただ相槌をうつだけの相手を見て「理解してくれているな」「一生懸命聞き洩らさないようにしてくれているな」と感じる事ができますか？
話を聞いてはいるのだと思いますが、指示は相談とは違います。出す側と受け取る側の要点がずれてしまうと、やり直しの時間が発生します。
やり直しの経験がある方であれば、間違いなくメモを取らない相手に対しては「不信感」しか持たないでしょう。
以上がメモを取る3つのメリットになります。
メモを取る事の大事さについてご理解いただけましたでしょうか？
次の項では、「メモの取り方」についてのポイントを「3つに分けて」説明していきます。
2, 取ったメモを無効化しない為に行うべき行動
STEP1, 気づきは「形にこだわらず、解る事にこだわって」記入する事
形にこだわると、こだわっている最中に記憶が薄れて、メモの質が下がる為です。
書き方にこだわっていると、数ある要点を書きもらしてしまう危険性があります。どんなに字が汚くても、順序がめちゃくちゃでも、後で見直した時に「要点を整理する事ができるかどうか」が一番重要になります。
形にこだわらずに、とにかく書き残す事を徹底してみましょう。
STEP2, 「日付・時間・場所」の情報も同時に残す
見返す際に、情報がこんがらがってしまう為
「後で見返す」という行為が何日後になるかわからない場合もあります。
メモは、とればとるほど積み重なり、情報が重複してしまう事態が発生します。
そして見直しに、期間があけばあくほど、「この内容はいつのものだったかな？」と混乱してしまいます。そうなってしまうと「メモした目的」「メモした順番」を確認するという無駄な時間が発生してしまう為、必ず最低でも「日付」を記載する習慣を身に付けましょう。
STEP3, 取ったメモに「自分の意見 (コメント)」をつける
コメントを付ける事で思考が深まり、次に取るべき行動が、明確になる為です。
メモに矢印をつけたりなどして「〇〇さんの意見も聞いておく」や「ここを記入する際には、この情報が必要」などの追加作業も記載しておくと、後で見直した際に、スムーズに次の行動につながります。STEP2でも説明した通り、メモを取った後、アウトプットまでの期間があけばあくほど、人の記憶は薄くなり、情報が使い物にならなくなる危険があるからです。
3, メモを取る時のポイント
1, メモを取る際は「手書き」を推奨します
個人差はあると思いますが、紙とペンさえあれば、「ほぼ無意識に文字を書ける」為、メモを取りやすくなります。電子ツールは、メモの画面に行くまでに思考が働いたりするので、メモの内容がうすくなったりする危険がありますが、あくまでも推奨ですので、やりやすい方で進めてみてください。
2, 「プライベート」「仕事」と分けずに、一元管理を推奨します
「こだわり」がなくなり、メモ帳を選ぶ行動が省ける為です。
3, 「自分だけのルール」を作る事を推奨します
「打合せなどで残すメモはノートの頭から記入」「思いついたメモはノートの最後尾から記入」など個人で使いやすいルールを決めると、より無意識に、より早く、より内容の濃いメモを残せるようになります。
4, 終わりに
「メモを取る」という作業は、学校で教えてもらう事ではないので「具体的な効果」「具体的な方法」について、知らない人の方が、確実に多いです。
形にこだわらず、まずはメモを取って、成果を上げる体験を積み重ね、自分のやり方を確立していくことが一番重要です。
今後も、メモについて、具体的な方法が見つかり次第発信していきます。
それでは、今日から一つでも行動を習慣化し、生産性を高め、日本の経済発展に少しでも貢献できるように頑張りましょう。
