「段取りの組み方」を知るだけで成果が上がる！周囲と差がつく考え方
こんにちは！AOです！
仕事を進めていく上で、こんな悩みを持ったことはありませんか？
「計画を立てて進めているはずなのに、なぜか途中から行き当たりばったりのような感じになって、ストレスや疲れがすごく溜まってしまう。上手に仕事をすすめる方法ってないのだろうか？」
今日の記事では、そのような悩みにお答えします。
こんな人におススメ！
・仕事が多く、普段から「時間が足りない！」と感じている人
・仕事を進めるモチベーションを維持し続けたい人
この記事を読むことで、段取りの組み方が身につき、時間に余裕をもって、仕事を進めることができるようになります。
それでは進めていきましょう。
目次
1, 段取りとは、道を作る事！
結論からお伝えすると、段取りとは道を作る事です。
道の目的地は成果を生む作業です。
いかに最短ルートで、障害を回避しながら目的地へたどり着くことができるか？
過程を左右するのが段取りです。
あなたは仕事を進める際に、「段取り」を組む習慣がありますか？
ないのであれば、今日から習慣づける事を強くお勧めします。
それでは早速、次の項で、「段取りを組まずに仕事を進めた場合に発生する問題」を紹介します。
2, 段取りを組まない事で発生する問題
結論からお伝えしますと
「計画していた時間通りに仕事が終わらず、結果的に次から次へと仕事がたまります」
段取りを組まずに、仕事を進めていくと、目的地である「成果を出す作業」に行きつく前に、色々な障害にぶつかります。
主な障害は、以下になります。
- 作業開始前に「必要な道具が準備されていない」事に気づき、貴重な作業時間を準備で消費する
- 作業時に一緒に仕事をする人が「作業内容を理解していない」事がわかり、貴重な作業時間を説明で消費する。
代表例に絞ると以上2点になりますね。
「そんなミスって新人しかしないだろ！？障害って大げさじゃない！？」
と思われる方も多いと思いますが、断言します。
新人のようなミスをする人、結構います。
上記2項に共通している点は準備不足で、しっかり準備すれば、事前に回避できる内容です。
正直、こんな事で貴重な作業時間が削られるのは非常にもったいないです。
「成果を生む作業」に集中する為にも、段取りを組む事は常識としてとらえ、当たり前のこととして取り組むべきです。
ここまでを読んで「ドキッ」として方がいれば、もう安心です。
この記事を読み進めてもらい、この後紹介する方法を実施していけば、上記のようなミスはなくなります。
問題点を把握した所で、次に、段取りを組む事で得られるメリットについて、紹介していきます。
3, 段取りを組む事で得られるメリット
1, 計画通りに仕事を終わらせる事が出来る
段取りの目的である「成果を生む作業」を目指し、以下の考え方で計画を立てるようになる為、結果的に計画通りに終わらせる事が可能になります。
全ての仕事には、以下の2点の要素が存在します。
- タイミング
- 作業時間
要は、今がチャンス！といえるベストな時があるわけです。
チャンスを逃すと、時間損失・機会損失につながります。
「成果が上がりやすいその時」に合わせて計画を立てて集中できる環境を作り、計画通り作業をこなせば、確実に成果が出ます！
以上の目線で作業を進めるので、結果的に計画を守る事ができるようになります。
2, 長期間の計画を立てられるようになる
1つ1つの短期的な仕事を計画通り終わらせる事で、長期的な計画が立てられます。
聞けば聞くほど「当たり前の事なんじゃないの？」と思われるような内容ばかりです。
しかし、その当たり前の事を続ける事が難しいのは、実際に行動に移している人ならだれでもわかる話です。
組織で進めるプロジェクト案件などは、1つの部門の1つの計画遅れが、じわじわと全体の遅れを生みます。
この後紹介する段取りの組み方を使って、仕事を計画内に完了させる事で、長期的な計画が確実に立てられるようになります。
3, トラブルを事前に想定し、予防できる
「段取りを組む」過程の中で、事前に「懸念点」を確認する事が出来る為です。
まず、段取りを組む際には、仕事のプロセスを全て正確に理解する必要があります。
プロセスとは、以下のような事です。
- 計画を立てる
- 準備する道具を選定する
- 関係者に情報を展開し、共有する
- 作業に取り掛かる前に実際に道具を準備する
- 関係者と詳細の打合せをする
- 目的の作業に取り掛かる
- 後片付けをする
- 効果の確認をする
- 作業実績をまとめる関係者及び上司に報告
最低限、以上のプロセスを踏む必要があるわけですね。
トラブルが生まれる可能性があるのが以下の2点です。
「2,準備する道具を選定する」
「3,関係者に情報を展開し、共有する」
この2点の精度をどこまで高める事が出来るかで、段取りの精度が決まります。
成果の差は、まさにここで出ます。
必要な「道具」「関係者」が不足していると、実際に作業に入った時に
「あっ！しまった！！」と気づき、貴重な作業時間中に、「準備」「連絡」をする事になり、少しずつ時間を蝕まれ、結果的に計画から遅れてしまいます。
上記のような「やる事リスト」を簡易的に準備し、「抜け漏れ」のない計画を立て続ければ、事前に懸念点を洗い出せて、トラブルを未然に防ぐことができます。
以上が、段取りをしっかり組むことで得られるメリットになります。
主に「時間の有効活用ができる」というところに焦点を当てています。
企業人に限らず、この地球上の生物に与えられた時間は有限で平等です。
楽しく、有意義に生きていく為に重要な要素の一つは「時間」ですよね。
無駄なく、使っていくことで、成果を上げていきましょう。
それでは、次の項にて「具体的な組み方」について、紹介していきます。
4, 段取りの組み方 3つのやるべき事
1, 「仕事完了」のゴールを明確にする
ゴールから逆算して、段取りを組むことにより、各作業の完了目標時間を決める為です。
その為にも、まずは作業の完了の定義を明確に決める必要があります。
例えば、あなたが作業者として「コピー機に部品を取り付ける」という仕事を受けているとして、何をもって「完了」にしますか？
簡単に例を挙げるとすれば・・・
- 部品を取り付ける
- 部品を取り付けた後、動作を確認し、問題なく動くことを確認
- 問題を見つけて、源流部門にフィードバック
以上のような感じになりませんか？
どれも「完了」と表現できる内容ですが、作業時間が明らかに変わりますよね。
ここでお伝えしたいのは、
「時間を把握する為にどこまでやるか決める必要があるよ」
という事です。
段取りを組む上で、この考え方は一番重要と言っても過言ではありません。
やるべき作業が決まった時点で
「この仕事の目的は何だ？」
「どの作業を行う事が成果につながるのだろうか？」
と考えて、作業の完了の定義を決めます。
2, 時間に余裕を持つ・・・見積時間は、スムーズに終了する作業時間の「1.5倍」
段取りを組む際に重要な事は正確な時間配分を行う事です。
見積時間を間違って、作業時間が明らかに不足してしまうと、計画遅れが生じ、時間を意識し過ぎて、作業に集中できなくなります。
そして結果的に成果が出ないという、最悪の事態に発展します。
このような仕事の進め方が続いてしまうと、進めている本人は、常に仕事に追われている感覚から抜け出せなくなり、自信喪失してしまいます。
モチベーションが下がり続け、仕事の質は低下する一方です。
このような負のスパイラル状態になる前に、全てを把握し、必ず時間に余裕を持った計画を立てましょう。
作業時間の見積は通常通り仕事を進めた場合に完了する時間の1.5倍で見積ります。
作業時間に余裕を持つことを「悪い」と考える人は、「最高のコンディションと最高の環境」で臨んだ場合の時間で見積を立てる傾向があります。
ここで伝えている「1.5倍の時間」の考え方は「体調不良や、他部門の協力者の都合による遅れ」などの「不測の事態」を加味した時間の見積を取る必要があるという事です。
この考え方は、計画を立てる際の基本になります。
気持ちよく仕事を進める為にも、時間の見積には余裕を持つ習慣をつけましょう。
3, 関係者と密に連絡を取り合い、「これでもか！」というほど計画に「抜け漏れ」の無い状態にする
「複数人の計画遅れを防ぐ」事で多大な時間損失を防ぐ為です。
組織で仕事を進める上で、必ず意識する必要がある事は
「2人以上で作業をする際は、最短時間で終わらせる事」
が非常に重要です。
1つの仕事の遂行に「2人分の時間」がかかっているわけですから、長引けば長引くほど、かかる時間費用は2人分そのまま増えていきます。
また、協力して進める仕事というのは、呼吸を合わせて仕事を進める事にもなります。
ダラダラと一つの仕事をずっと続いてしまうと、呼吸が乱れ、体力の消耗が激しくなり、また、人間関係悪化につながりますので、特に気を付けましょう。
その為にも、これまで紹介した「ゴールの設定」「時間の見積」のほかにも「役割分担」も必要になるケースもあります。
作業内容を明確に把握し、適切な役割分担を事前に行う事で、無駄な時間浪費を事前に防ぎましょう。
5, 私の考え方
私は、仕事を進めていくうえで、大切にしている感覚があります。
それは「かっこよく仕事を進める」という自己満足感です。
「・・・はっ！？」って思われましたかね？
しかし、この自己満足って結構大事な感覚だと思っています。
モチベーションをキープするのに一番有効なのは、「褒められる事」ですよね。
何気ない誉め言葉のおかげで、気持ちよく仕事を進める事が出来た経験ってありませんか？
しかし、いくら頑張っても、周囲がいつも自分をほめてくれるとは限りません。
それでも、いつもあなたをほめてくれる人はいます。それはあなた自身ですよね。
段取りをうまく組んで、計画通りに仕事を完了させた時って、なんとも言えない達成感を感じますよね。
そんな時に
「こんなにスムーズに仕事を進められたあなたはえらい！誰にでもできる事じゃないよ！！」
と自分で自分をほめてあげる事で、自信がつきますし、何よりもモチベーションを保つことが出来ます。
モチベーションを保ったまま、高い成果をあげ続ける事ができるように仕事に取り組んでみるといいと思います。
5, 終わりに
段取りを組める事は、「できる人」と言われる最低条件です。
計画を立てずに仕事を進めてしまうと、準備が行き届かず、あっち行ったりこっち行ったり、急に色んな依頼を周囲の人にしまくったりと、バタバタしながら仕事を進めなければならない状況が続き、全くと言っていいほど、集中できない事態100%なります。あなたの周囲にもこんな感じの人、いませんか？笑
そのような仕事の進め方で、成果が上がるはずなんてありません。
もし、現段階で、段取りを組む習慣がついていない方は、段取りの重要性を理解していただき、今後の仕事の進め方を見直していただければ幸いです。
必ず生産性は向上しますので、ぜひ、参考にしてみてください。
私も、これからも、段取りにこだわり続けます！
仕事の円満解決方法！その名は議事録！
こんにちは！
仕事を進めていくうえで、以下のように疑問に感じたこと、ありませんか？
「せっかく関係者で会議や打合せをして、担当や納期を決めたのに、その通りに行動する人の方が少ないけど、これが普通なのかな～？」
今日の記事では、そのような疑問を解決します。
結論からお伝えしますと、普通と思ってはいけません。
関係者で決めた事は、必ず守るべきです。
でないと、仕事中、時間をとって集まって話した時間が全て無駄になります。
こう言ってしまうと
「そうは言っても、自分がいくら決定事項を守っても、周りの人間が同じ考えで行動してくれないから困ってるわけじゃないか！じゃぁどうすればいいんだよ！具体的に案を出してくれ！」
という意見が出てきそうですね。
ここで、活躍するのが、議事録になります。
議事録とは、会議・打合せの文字による記録です。
今日は、議事録を作る目的と、作成方法を紹介していきます。
ぜひ参考にしていただき、日々の仕事に役立てていってください！
こんな人におススメ！
・組織をまとめるリーダー的存在の人
・他部門と仕事を進める職場で働く人
目次
1, 議事録の目的は？それはプロジェクトの道しるべ！
まずは目的から紹介します。
- 会議の備忘録
- 情報の共有
- 決定事項の証拠・・・(「言った、言わない」の無駄な議論を予防)
以上3点が、議事録を作成する目的です。
あなたは、会議や打ち合わせを行った後、議事録を取る習慣はついていますか？
まだついてない場合は、今日からつけていくことを強くお勧めします。
なぜなら「議事録のない打合せ・会議は、ただの雑談」と言われるくらい、議事録のない会議はやった意味がなくなるからです。
勘違いしている方が多いのですが、「会議や打ち合わせは、実施したら終わり」ではありません。
「議事録を作成⇒関係者へ配布」して初めて完了です。
以上を大前提として読み進めてみてくださいね。
次の項より、作成するメリットを紹介していきます。
2, 議事録を作成する事で得られるメリット
1, 取り決め事項を、関係者で共有する事で、行き違いを予防できる
議事録内に「今後行うべき項目」「担当者」「期日」を残す事で、やる事が明確になりますよね。
こうする事で、関係者全員が、同じ方向を向けます。
更に「誰が、いつまでに」が明確になっている事で、組織として、仕事の進捗を管理する事が可能になります。
組織の進捗を個人で管理するのは、負担が大きいですからね。
トラブルが起きた時に、周囲や上司に助けを求めたくても
「もともとどういう話だったのか？ちゃんと事前に話し合っていたのか？」
と若干攻められ気味で終わりになる事は目に見えています。
逆に、議事録で「誰が、いつまでに、何をする」という流れを明確に表現しておくと、周囲の助けを得る事が出来ます。
いざという時に備えて、しっかり準備しておきましょう。
2, 「言った、言わない」の無駄な論争を予防する為の証拠になる
この経験、あなたもあるのではないでしょうか。
「この前の打合せでこう決まったはずです」
「いやいや、そんな事ない。俺はこう言ったはずだ！」
「いやいやいや。そもそもそれはそっちの仕事だろ」
・・・もはや子供のケンカです。
このような言い争いは、高確率で「声の大きい人」「無責任な人」が勝ちます。
しかし、結果的に「言った、言わない」は、お互いめちゃくちゃストレスがたまります。
そして、落としどころが作れません。
その後の人間関係にも影を落とす危険性もあります。
そんな事態を未然に防ぐことができるのが「議事録」になります。
この記事を読んでいるあなたには、今後、この言葉を徹底していただきたいです。
「口頭だけでの連絡は、言っていないのと同じ」
忙しい時間を割いて打合せを行っているわけですから、その時間を無駄にしないためにも、議事録を作成し、意見を共有した上で仕事を進める方が、何倍も生産性が高まります。
私は、会社で、部下や後輩に、必ず打合せした後は
「議事録を残せないんなら、せめてメールかチャットで関係者をccに入れて、決まった事を必ず送信して文面に残そう」
としつこく言い続けています。もちろん、私も徹底しています。
どんな形でもいいので、文面で残しておけば、このような事態は起きません。
必ず関係者を巻き込んで送信し、証人を作りましょう。
3, 記録に残す事ができる為、過去の資料の参考として活かす事が出来る
会社で仕事を進めていくうえで、「過去の資料をさかのぼって調べる」という作業をやったことがある方も多いのではないでしょうか。
「過去の資料」を使う場面としては以下のようになります。
- 仕事の振り返り
- 新人教育
- 似通った案件の仕事を請け負った時
いずれにしても、とても役に立ちます。
特に新人教育に適していて
「どの部門がどんな意見を持っているのか」
「会議を行う際には、どのような目線で議題をあげるのか」
「ケース毎の具体的な書き残し方」
など、場面を想定した教育を行う事ができます。
また、似通った案件の仕事を請け負った際にも
「他部門とのやり取り」
「全体日程の落とし込み方」
など、具体的な他人のやり方を参考にすることもでき、1から調べ直すなどの手間を省くことが出来、時間を効率よく使う事ができるようになります。
4, 会議・打合せに参加してない人たちにも内容・決定事項を共有する事が出来る
会議や打ち合わせに参加したくても、都合が合わず、参加できなかった人に、内容を伝える事にも役立ちます。
また、自部門を含む各部門の担当者の上司にも
「このようなメンバーで、このように打合せを行い、今後、このように進めていきます。フォローをお願いします」
というメッセージを送る事が出来ます。
何をするにも目に見える「文面による記録」を共有しながら進める事が、無駄なトラブルを省き、質の高い仕事結果に結びつけることができます。
3, 議事録作成のポイント
STEP1 最低限、必ず書き残す内容
- 会議名
- 場所
- 日時
- 参加者
- 会議の目的 (簡単に)
- 決定事項
- 新たに出た議題 ・・・ (必ず「今後の動き」「担当者」「納期」を書く)
- 今後の動き、活動方針
- その他の補足情報
- 次回会議予定
以上10項目は全て重要な内容です。「最低限、必ず書き残しましょう。
STEP2 表現は箇条書きで行う。
ご存知の通り、議事録は日記ではなく、あくまでも「決定事項」を記録する為の文書ですよね。
読み手を疲れさせないように、可能な限り短く、完結に表現します。
更に適度な余白を設けて、見やすさを追究し、伝わる資料として活かす事ができれば完璧です。
それを実現させるための表現方法が箇条書きですね。
文字ばかり並んでいると、読み手は非常に疲れます。
議事録で仕事仲間の体力を奪うようなことにならないように気を付けましょう。
少々強引に、箇条書きにしても問題ないので、簡潔にまとめる事を心がけましょう。
STEP3 目標「会議終了後、1時間以内に即配信」それが無理なら「24時間以内」
参加者の頭に「会議の中身が残っているうち」に配信する事で、ダメ押しとなる記憶の定着化を図ります。
とはいっても、色々な仕事を抱えている場合、会議後に別の仕事に移らざるを得ない事があるでしょう。
そんな時には24時間以内ならOKという考えを持っておく事をおおすすめします。
ちなみに私は、議事録を作成した後は、基本的に最低3時間はわざと寝かせます。
その間は他の仕事を行い、忘れたころに議事録の表現方法を見直します。
私の場合は、急いで作ると、「解りにくい表現」になってしまうので、「他人の目」を自ら作り出し、議事録を見る事で、完成度を高める様にしています。参考にしてみてください。
STEP4 議事録作成は主催者側で行う事。
主催していない他部門の人が作成した場合、好き勝手な事を書かれてせっかくの取り決めが台無しになります。
会議を行う場合、なぜわざわざ会議を行うのか？と考えた時、目的があるから会議を行うわけですよね？
「情報共有」「今後の仕事の方向性の決定」「承認をもらう」などなど
繰返しになりますが、会議の目的を果たせても、その後の記録がきちんと残っていないと、やった意味がなくなってしまいます。
会議招集した人が、議事録を作成するのは当然の事として、取り組みましょう。
STEP5 会議終了後は、簡単に打合せた内容を箇条書きにし、合意をもらう
「言った、言わない」を完璧に封じ込める為です。
会議終了に伴い、手書きでもなんでもいいので「決定事項」「今後の動き」など要点を箇条書きで簡単にまとめて
「この内容で議事録を発行します」と説明し、「直筆のサイン」をもらいます。
サインをもらう事で確実に内容に合意した証拠になります。
そして、会議終了後、内容を整理し、清書して関係者に配布。
という流れになります。
方法として、その場で議事録を書きあげて、そのまま配布する方法もあります。
議事録としてはそれが本来の姿という人もいますが、詳細の内容が書き残せなかったり、まとめている間、参加者を待たせる事になるので、私はお勧めしません。
4, 私の失敗談
失敗談の紹介に入る前にまず一言
「会議主催者が議事録を取る気がないなら、こちらで議事録を取った方がいいです」
これまでは、会議主催側の視線で、作り方のポイントを紹介しましたが、今回は、会議に招集される側の視線から、経験談を紹介します。
過去、私自身、子供のケンカに巻き込まれた痛い経験があります。
打合せに参加し、議事録を作成する立場の人間が全く作成せず、「議事録を作成して展開してくれ」とお願いし続けて半年間、結局配布されないまま仕事が進み、これまで見た事のない「迷宮入り」を経験する事になります。
- 大量の未完了タスク
- 大量すぎてもはや納期を決める事もできない
- 次のプロジェクトが始まり、対応できる人間がどんどんいなくなり、役割分担が崩壊
「あの時の話では、このように話しましたよね？」
「議事録が残っているわけじゃないから、よくわからない」
このようなやりとりの連続です。
いちいち最初から説明して、納得させる必要があるので、めちゃくちゃ時間がかかります。
私自身、経験から言うと、間違いなく「倍以上」時間がかかっています。
そんな状況が続いた私は、相手が作る気がなかったら、必ず「議事メモを自分で残そう」と決めました。
議事録を作成する事って、学校で習わないので、会社の中で、仕組み化されていない場合、作成しない人が多数存在します。
主催者でもないのに、作るなんて、それこそ時間の無駄に感じますが、そのあとの「倍以上時間がかかる」事に比べれば、ちっぽけなもんです。
議事メモを使ってしっかり合意を取りながら仕事を進める事が、無駄な時間を無くす一番の方法になります。
ぜひ、成果をあげる為の参考にしてみてください。
5, 終わりに
議事録を残す事で、仕事の効率は格段に上がります。
私の経験談から、間違いありません。
議事録を取らずに仕事を進める人は、「仕事をした気になっているだけ」と私は思っています。
議事録を取らない人は「会議をした事に満足」してしまい、目的が変わってしまう傾向があります。
重要なのは、仕事のゴールに向かって進む道筋を決める事です。
私のようなサラリーマンは「労働力・時間・成果」の対価として、会社から給料をもらっていますよね。
会社にいるだけの時間も、会社からすればお金を払っている事になります。
それが、「個人⇔会社」の構図だと言われればそれまでですが、貴重な人生の時間を使っているわけですから、個人にとっても、会社にとっても、有意義な時間になるように努力した方が、いいと私個人は思っています。
今回は、議事録についてのみ、考えを述べさせていただきましたが、今後も、仕事の取り組み方について、考えを発信していきます。
これからも、成果を伸ばし続ける事が出来るように、頑張っていきましょう！！
できる人が持っている「仕事をやり切る力」で、成果をUPし続ける!!
こんにちは！AOです。
社会人として、仕事を進めていく上で、こんなふうに考えた事ってありませんか？
「成果を出し続ける人って、いったいどんな考えで取り組んでいるんだろう？」
今日は、そのような疑問にお答えします。
こんな人にオススメ!!
・今の仕事が好きで、日ごろから向上心を持って取り組んでいる人
・仕事で成果を上げ続けたい人
それでは、進めていきましょう。
目次
1,高い成果をあげる為に必要な物・・・それは、「仕事をやり切る力」！
仕事において、成果を上げるために、必要な物とは何か、あなたは知っていますか？
「歩く百科事典のあだ名をつくほどの知識」
「100人を超える組織をひと声で操作できるリーダーシップが神レベル」
「国立大学出身の肩書を持つ高学歴」
全部違います。
仕事において、成果をあげるために必要な物は「やりきる力」、これだけです。
やりきる力というものは何なのか、考えた事はありますか？
あなたの周囲を見回してみてください。
- 「この人、評判良いよな」
- 「この人が関わる仕事はいつもスマートに完了するな」
と何となく感じる人、いませんか？
その人は、以下のような特徴がありませんか？
- 仕事に情熱を持っている
- 言い訳をしない
- 地道な作業を積み重ねている (ルーチン作業含む)
以上のような特徴を兼ね備えている人は、仕事をやりきる力の持ち主です。
成果をあげ続ける人には例外なく上記3点の共通点があります。
次の項で、具体的に説明していきます。
2, 「仕事をやり切る力」を感じる具体的な場面
1, 仕事への情熱を感じる
結論からお伝えすると自身が働く目的を、意識しながら行動に移している人です。
働く目的は、色々ありますよね。
例えば・・・
- 会社の経営理念から、トップダウンして個人レベルに落とす
- 会社での成果を、社会貢献につなげる
みたいな感じですかね。
この意識を見失わないように、普段から、発言、行動をしています。
「この人の言葉には重みがあるな」とか「すんなり入ってくるな」などと感じる理由は、明確な目的意識を持って行動しているからこそ、深い説得力がにじみ出てくるのです。
2, 全ての出来ごとに言い訳をせず、受け入れる事ができる。
どんな失敗をしても、言い訳をせず、受け止める人って周囲が協力したくなりますよね。
ちなみに、言い訳をする時ってどんな場面か、思い出してみてください。
失敗した時ですよね。
結局言い訳とは、「自分のせいではない」とアピールしている訳です。
やりきる力を持つ人が失敗した時は
ただ事実を受け止め、原因を分析し、再発防止を真っ先に考えます。
目の前の出来事だけではなく、全体の結果を俯瞰してみている事から
少々の失敗は必ず起こると考えていますので、寛大に受け止める事ができます。
3, 地道な作業を積み重ねる
「やりきる人」は目の前の大きな仕事だけをこなすのではなく、地味な仕事にも丁寧に対応します。
仕事の全体を俯瞰して見て、必要な作業を把握している為です。
出世を優先して考えている人は、大きな成果が見込める仕事しか見えていない為、小さな仕事は、他人に投げます。
そんな調子で、目の前の「小さいけども重要な仕事」の状況も把握しないまま、大きな事ばかりに手を出す為、小さなトラブルが、大きなトラブルに発展し、失敗に終ってしまうケースが多いように感じます。
「目の前の大きな結果だけにとらわれない事」が大事という事ですね。
4, 責任感を強く感じる
組織で仕事を進める際に、ありがちなのですが、責任の擦り付け合いで、全体の仕事が止まってしまう事態に遭遇した事、ありませんか？
特に、これまで経験のない仕事などはトラブルのオンパレードです。
こういう時、以下のような考えを持つ人も出てくると思います。
- 「責任をかぶりたくない」
- 「自分の領域はここまで！これ以上はやらないよ」
- 「自分が対応すれば、済む話だけど、みんなやらないし、自分のせいにされたら困るからほっとこう」
などなど。
ルール、規定でいくら組織の仕事の流れを定めても、必ず「穴」は存在します。
その穴にはまった時に、上記で紹介したような考えの人たちが行動を止め、組織全体の仕事が止まってしまうわけです。
やりきる人は上記のようなしがらみも全て理解した上で、行動します。
「本来、自分がやるべき仕事ではない」と考えながらも、組織の仕事が止まらない事を優先します。
また、コミュニケーション不足による情報の行き違いなどにも細心の注意を払い、「そこまでやる？」と思われるくらい、細かく情報伝達をします。
「言った、言ってない」の口頭連絡や「やってくれてると思ってた」などといったやりとりははっきり言って「子供のケンカ」です。
口頭連絡を入れた後、必ずメールやチャット、LINEでもいいので、記録に残る連絡をする事が重要です。
「やりきる人」が考えるのは、あくまでも「全体の仕事が止まらない」事ですので、未然に防げるトラブルは徹底的につぶし込みます。
連絡について、方法を以下のリンク先にまとめていますので、参考にどうぞ。
3, 「仕事をやりきる力」がない人の特徴
ここまで「やりきる人」について、紹介してきましたが、逆に「やりきる力がない人」とは、どのような人の事を言うのか、特徴をまとめていきます。
1, すぐに人のせいにする
以下は、誰でも、見た事、聞いた事のある発言です。
「○○さんがこう言ったから」
ミスやトラブルが起きて、状況確認をすると、誰も聞いていないのに、真っ先に第三者の名前を出す。
これは人のせいにしている代表的な対応です。
明らかに「自分の意思ではない」アピールをしています。
自分の意思で動いていない人が、仕事を全うする事ができるはずがないですよね。
人のせいにする人は「仕事の結果」よりも「自分をよく見せたい」という思いが先行している為、成果もあげられません。断言します。
以上の理由より、人のせいにする人をやりきる力がない人の特徴のトップバッターとして紹介しました。
次に紹介する内容も、似たような特性ばかりです。
2, 責任逃れが上手い (屁理屈が多い)
何かと屁理屈を言って、正論をふりかざし、自分のせいではない事をアピールします。
「○○さんがもともとあの仕事に手を出したんだから、責任はあっちにある」
「今まであそこの部門がやってきたから今回もあそこがやればいい」
以上のような屁理屈な言葉を平然と繰り出して、周囲を混乱させます。
そしてそのまま、逃げる事がとても上手なのが特徴です。
よく聞く「口だけ」なのですが、その根拠のない自信に騙される人もいます。
ちなみに私は、本当によく騙されるタイプです。笑
本当に泥臭く手を汚している人は誰なのか、あなたは見誤る事のないように、屁理屈を言う人に騙されないように気を付けてください。
組織で仕事を進める以上、大なり小なり必ずトラブルが発生します。
それは完璧な仕組みを作る事は不可能だからです。
人間は一人ひとり性格も能力も必ず違いますので。
正論をかざすのは誰でもできます。言葉に惑わされず、行動を見て判断しましょう！
3, 一つ一つの作業に目的意識がなく、達成するまで煮詰めない
一つの作業には全て目的がありますよね？
例えば・・・以下の2点の作業については
整理整頓は「効率UP」が目的ですよね。細かい内容として表現すると・・・
- 不要な思考を頭に整理するため
- 誰が作業をしても、同じスピードで行えるようにするため
連絡は「情報共有」が目的ですよね。細かい内容として表現すると・・・
- 遅れ具合を知り、フォローしあう
- 現在抱えている問題点を共有し、解決方法を共同で考えながら仕事を進める
などなど。
仕事をやりきる力がない人は、上記のような目的を意識せずに、ただ目の前の仕事を、感覚でこなしています。
何が目的なのか、分かっていない為、問題が起きても、自分が原因だという事に全く気付きません。
そんな状況で、仕事がうまく進むはずがありませんよね。
「なんのためにこの作業をやるのか？」と、常に自問自答し、組織における自分の立ち位置をよく理解した上で目の前の作業に取り組むと、真の目的が見えてくると思います。
目的がはっきり見えるようになると、中途半端な状況で仕事が終わることが許せなくなるはずです。
以上3点が、「やりきる力のない人」の特徴になります。
共通点は「責任感がない」事です。
仕事を完遂させるには、必ず「責任感」が必要になります。
目的意識と責任感をもって、自分が持っている仕事に取り組みましょう！
4, 終わりに
「やりきる力」を身につけるには、学力はまったく関係ありません。
もちろん、成果をあげるにも、学力はまっっったく関係ありません。
唯一、成果を上げる方法は
「仕事に情熱と責任をもって、やり遂げる」
のみです。
仕事に愛情を注ぎ、目の前の作業の目的をよく理解して取り組み続ける事で、かならず「やりきる力」は自然と身につきます。
職場、組織の雰囲気が悪い場合
「あまり真面目にやっていると、周囲との温度差ばかりが広がって、余計働きづらくかるからいやだ」
と思う人もいると思います。
その気持ち、非常によくわかります。
私も、昔、そうでした。しかし、安心してください。
情熱をもって仕事を続けると、周囲の人間にいい影響を与え、必ずあなたの味方になる人間が現れます。
実は、仕事に情熱を持っているのだけど、「あまり目立ちたくない」と考えている人が必ずいます。
勇気をもって行動を続けると、その人は必ず台頭します。自分の考えや気持ちを信じて、行動してみましょう！
今日からでも、「やりきる力」を身に着けるために、紹介させてもらった考え方を実践してみください。
これからも頑張っていきましょう！
合せて読みたい！
頭すっきり！スピード重視のアウトプットの考え方！これで仕事はたまらない
こんにちは！AOです。
仕事を進めるうえで、こんな悩みを抱えたこと、あると思います。
「一生懸命仕事を進めているのに、仕事がたまっていく一方だ」
「自身のスキルアップなど、やりたい事がたくさんあるのに全く手が出せない！」
今回の記事では、そんな悩みを解決する方法をお伝えします。
こんな方におススメ！
・仕事を溜めたくない
・色んな事に挑戦する時間を確保したい
それでは、進めていきましょう。
目次
- 1, スピード重視マインドで、ひたすらアウトプットし、仕事をためない体質を作る
- 2, スピード重視マインドを身につけて、挑戦する機会を増やしましょう
- 3, スピード重視マインドになる為の考え方
- 4, 私の失敗談
- 5,,終わりに
1, スピード重視マインドで、ひたすらアウトプットし、仕事をためない体質を作る
仕事をためてしまう人の特徴として「アウトプットが遅い」事がよく挙げられます。
私もご多分に漏れず、そうでした。
アウトプットが遅くなってしまう考え方としては
「もっとキレイに仕上げよう」
「もっとわかりやすく表現する方法ないかな？」
「誰が見ても一目で完璧にわかるように仕上げる為に、これをやってあれをやって・・・」
など、まぁよく言われる「完璧主義マインド」が、アウトプットを遅らせる要因となり、結果的に仕事がたまってしまう原因となっているようです。
仕事がたまってしまうと悩んでいるあなたも、同じ考え方で仕事を進めていませんか？
完璧主義による、仕事の進め方は、決して悪くないのですが、「仕事がたまる」原因になってしまいます。
「仕事をためない」為には、まずは、ひたすらスピード重視に切り替えて仕事を進めましょう。
しかし、こんな事を急に言われても、これまで一生懸命取り組んできたあなたからすれば
「いやいや、スピードばかり重視していたら、中身の品質が上がらないだろ？」
「早くできたって使い物にならなかったら意味がないじゃないか！だからスピードよりも完成度を重視して仕事を進めているんだ！」
と、噛みつきたい気持ちになると思います。非常によくわかります。
私も実際に、最初は
「スピードばかり意識していたら、見かけだけで中身がなくなってしまう」
そう思っていました。実際にそんな人多いですからね。
しかし、少しずつこのように考えを改めました。
「逆に完成度100%と、80%では何が違うんだろう？そこにこだわって本来5個できる仕事が、1個しかできない場合自分にとって、最良の選択と言えるのだろうか？」
このように考え、完成度を考慮しつつ、スピードを早める仕事の進め方に変えていきました。
次の項で、仕事がたまってしまう事で損している部分を紹介していきます。せひ、参考にしてみてください。
2, スピード重視マインドを身につけて、挑戦する機会を増やしましょう
上記で説明したように、私自身、完成度などにこだわって、仕事をためてしまうタイプでした。
仕事をためてしまうと、以下のような不都合が生じませんか？少なくとも私にはありました。
1, 集中できない
1つの作業を行っている間に「次はこれをやらなきゃ」や「あっ！あれもやっとかないと」と、作業中に他に納期が迫ってきた仕事が頭に浮かんでくる経験、あなたにもあると思います。
次から次へと納期が迫る仕事に気づき、結果的に色んな仕事に手を出さざるを得なくなり、集中できずに、仕事が処理できない状態が続きます。
1つの作業に集中できない理由は、仕事量の整理ができていない事も要因の一つとして挙げられます。
2, 計画が立てられない
色んな事にこだわって、次から次へと思いつくままに手を出したり、取り入れたりすることで、結局処理時間が増えてしまい、ずるずる作業が続きます。
このような進め方をしてしまっている場合、「計画は、あってないような物」になってしまいます。
時間を意識して行動している人は「一度決めた事は、方向性をブラしません」
よって、よっぽどの事がない限り、作業途中で思い付きで色んな事に手を出すという事はほぼないと思います。
3, 新しい事に挑戦できない
一番はここです！
会社の設備や費用を利用して、スキルアップできるチャンスを、時間確保ができず、手放してしまう事になります。
非常にもったいないと思いませんか？
忙しい中でも、スキルアップなどの自己研鑽する時間を確保する努力は常に必要です。
まずは、仕事をためない事が大前提になります。
以上が、「仕事をためこんでしまう」人が持つ不都合な部分になります。
一つの仕事を極めることも、非常に良い考えですが、いつまでも同じところで立ち止まらず、次のステップに進む為に新しい事に挑戦する事も大事です。
成果も成長もあまり見込めない仕事をひたすらこなすのではなく、成果も成長も見込める新たな分野の仕事に積極的に挑戦してみませんか？
あなたの価値を高めて、人生の選択肢を増やすためにも、スピード重視のアウトプットを心掛け、時間を確保する事に力を費やしましょう。
次の項では、「スピード重視になる為の簡単な方法」をお伝えします。
3, スピード重視マインドになる為の考え方
もともと私自身「仕事をためこむ人」でありましたが、これから紹介する3つの事を心がける事で、少しずつ作業スピードが上がってきたと実感しています。ぜひ、参考にしてみてください！
STEP1 着手するスピードをあげる
とにかく早く手を出しましょう。
「これ、今やるべきなのかな？」と悩んでいる暇はありません。
納期が決まっているのであれば、すぐに納期に対する対応の日程を立てて、どこまでやるかを明確に決めます。
納期が決まっていないのであれば、勝手に決めちゃいましょう。
相手がいる場合には「〇〇までに提出するように計画します」と一言連絡します。
相手がいない、つまり、自分の改善や自己研鑽が対象の場合は、手帳・スマホなどのあなたが普段使っているスケジュール管理ツールに、即完了目標日を設定します。
あとは愚直に「80%」の品質を求めて、作業を続けるのみです。
考える暇があったら、すぐに行動！のマインドをセットしてみてください。
※ここでお伝えしている「考える暇」というのは、「実施しようか迷っている状態」の事です。
「日程・手法」については、事前に考える時間が必要ですので、そこは作業の一環と捉えていただき
差別化して考えてみてくださいね。
STEP2 まずやってみて、困った部分のみ、その場で調べて、知識をインプットする
「事前準備」に時間をかけすぎるパターンも、立派な「仕事をためてしまう」行動の一つです。
何を準備すればいいのかわからない場合には、完全に無策でもOKなので、まずはやってみましょう。
失敗しても、その経験が、次に成功に必ず一歩近づけてくれます。臆することなく取り組む習慣をつけましょう。
完全無策の挑戦をこれから始めるあなたに、私からぜひ取り組んでいただきたい事があります。
それは「メモをとりながら作業する」です。
作業内容を順番に、細かくメモを取りながら作業する事で、失敗した時の原因と、次に取り組む時の対策として役立ちます。
更に、今後、同じ作業を行おうとしている人に向けての「手順書」として、その後の活動に活きてきます。
少々面倒な作業になりますが、失敗の次につながる効果が大きくなるのであれば、やった方が得ですよね。
あなただけがわかる言葉で構いませんので、かならず記録に残すことを心がけましょう！
STEP3 目標を明確に定める
アウトプットを行う際には、かならず「提出期限」「提出先」の目標を決めます。
STEP1で紹介した、「納期に対する対応日程」を決める際に「何を、いつまでに、どうする」というレベルにまで落とし込んで考えます。
なぜこのような事をする必要があるのかというと。。。
目標が明確に決まった時点で、「一旦思考を停止して、目標点まで作業を行えばいいから」です。やる事を絞れば、作業スピードもぐんと上がります。
作業中、色々とアイデアが思いつく事が必ずあります。そんな時はメモを取り、とりあえずスルーしましょう。
そして、一度目標のポイントまえ作業を完了させた時点で、完成度を高める為に、作業実績内容と、メモを見返します。
その時に思いついたアイデアを取り込む事ができるのであれば、そのタイミングで折り込みましょう。
完成度がグンと上がるはずです。
途中で思いついたままに作業をしていては、必ずぶれて、計画が崩れます。
ぜひ、参考にしてみてください。
以上が、スピード重視マインドになる為の考え方になります。
まずは、簡単な内容のみ記載しておりますので、今日からでも使える内容になっているのではないかと思います。
4, 私の失敗談
私のこれまでのサラリーマン生活16年で、経験してきた考え方を告白します。
「なるほどね～。確かにこんな考え方ならそりゃ仕事もたまるよね！」と思っていただき、あなたの今後の行動にいい影響を感じていただければ幸いです。
ここまでで、何度か私も「仕事をためてしまうタイプ」だったとお伝えしてきました。
私なりに自分の行動や思考を分析した結果、仕事がたまる原因は以下のような考え方になろうかと思います。
「目の前の仕事の質を上げる事で、評価をあげようと思っていた」
この考え方に尽きますね。
「せっかく資料を作るのだから、使える資料にしないと意味ない」
そう考えて、仕事をしていました。
言葉だけを見ると「そんなの当ったり前だろ？」と思われたと思いますが、この言葉の中に隠された「使える」というのは
- 言葉をきれいに使う (教科書のような表現)
- 絵のレイアウトをきれいにまとめる
- 過剰な付加価値をつけて、周囲の資料に対し、差別化を図る
どの考え方も、正直、仕事を進める上では、ある程度は必要な事だと今でも言えます。
しかし、会社、組織で仕事をする場合、「自分だけの時間」はあまり存在しません。
次から次へと舞い込んでくる仕事を、タイムリーに処理しなければ、周囲の部門の仕事が止まり、組織が成り立たなくなります。
納期を間に合わせる事ができなければ、どんなに質の高い仕事をしても「無駄」になってしまいます。
つまり、必要以上に質を上げる事は「仕事ではなく趣味」と表現する事ができるわけですね。
私は、仕事がどんどんたまり、最終的に納期に間に合わせる事を目的とし
結局質をそこまで上げ切れずに仕事を終わらせるようになっている事に気づきました。
そこで初めて「自分の仕事が趣味の世界に入っている」事実に気づき、かなりショックでした。
今となっては気づく事ができてよかった！と心から思っていますけどね！
それからは、まずは最低限の質を確保しつつ、必要以上に質を求めないように、スピード重視の考え方に変えてきました。
要は全体を見て行動しなければいけないという事を知りました。
5,,終わりに
スピードにこだわりすぎて、重要な品質をおろそかにするようでは、また手直しの仕事がたまってしまいます。
最終的にはバランスが大事という結論になるのですが、今回の記事では、「質にこだわりすぎて仕事がたまってしまう」状態を改善する考え方を紹介させていただきました。
目の前の仕事を確実にこなし、積み上げることで、あなたのスキルも上がってくることは間違いではありませんが、本当にやるべき事、やりたい事はなにか、見直す事も非常に重要だと思います。
これからも一緒に頑張っていきましょう！
あわせて読みたい!!
仕事のミス？そんなのあって当たり前！の気持ちに切り替えられる考え方
こんにちは！
AOです！
会社で仕事をしていると、どんなに気を付けても、ミスしてしまう事ありますよね。
そんな時、こんなふうに考えてしまったり、していませんか？
「何度やってもミスばかり。自分はこの仕事に向いていないのかな・・・」
「ミスして落ち込んで、またミスしての繰り返し。。。いつになったらミスをしなくなるのだろうか。。。」
安心してください。
この記事を読み進めてもらう事で「落ち込んでもすぐに立ち直る方法」と「そもそもミスをミスとして、マイナスにとらえなくなる方法」が身につき、全て解決します。
それでは、進めていきましょう。
目次
- 1, 仕事でミスをしたらなんで落ち込むの？
- 2, ミスして、落ち込んだところで仕事に何も活きない
- 3,ミスして落ち込んでも、すぐに切り替えて仕事に取り組める方法
- 4, 仕事でのミスを、ミスとしてとらえなくなる方法
- 5, 終わりに
1, 仕事でミスをしたらなんで落ち込むの？
結論からお伝えすると、以下2点の考え方が原因です。
- プライドが高い
- 「これで終わる」と決めつけている
ミスをして、落ち込んでしまう人は、うすうす感づいているのではないでしょうか。
「自分はこんな事でミスをするような人間ではない！」
であったり
「これで、終わるはず！自分の考えに間違いはない！」
と考えてしまうからです。
いやいや、そんなことない！と思われましたか？
それならばなおのこと
「なぜ、落ち込んでしまうんだろうか？自分は一体、どんな考え方で仕事に取り組んでいるんだろうか？」
と、しっかり自問自答を行い、答えを探してみてください。
上記のような考えを持ってしまっている事に気づけると思います。
ミスをして落ち込んだところで、仕事には何の役にも立ちません。
次の項で、その理由を説明していきます。
2, ミスして、落ち込んだところで仕事に何も活きない
落ち込んだところで、仕事に悪い影響しかありません。
どのような影響があるのか、2点ほど、説明していきます。
1, 集中できず、通常の精神状態の2倍近く時間がかかる
落ち込むという精神状態は、自分のミスをひきずっている状態です。
「なんであの時、あんな簡単な作業でミスをしたんだろう・・・」
「あの人だったらこんなミスしないだろうなあ・・・」
「完全に使えないやつってみんなから思われているだろうなぁ・・・オワタ」
上記のような事ばかり考えてしまいます。
このような思考状態で、成果を上げる為に集中して取り組むことができるでしょうか。
絶対に無理です。
落ち込んだことがないという方はほとんどいないと思いますので、感覚的にはわかっていただけると思います。
2, 自分に自信が持てず、行動出来なくなる
「この前あんな簡単な事で失敗してしまったんだ。また失敗して、こんな気持ちになりたくない」
と、必要以上に自分を過少評価し、行動を自己制限してしまいます。
普段なら、難なくこなせることでも、極端に弱気になり、勇気が持てず、行動できません。
しかし、このような状態は、時間が解決するパターンが多く、大抵の人は何日か経つと、元に戻ります。
ということは・・・
「やっぱりできるんじゃないかい！」
という結論になり、「落ち込む」という精神状態は、自分で作り出している事に気づきます。
この時間が解決パターンも、少なからず、誰でも経験のある事だと思いますので、わかっていただけると思います。
あなたは大好きな人にふられた後、一生立ち直れませんか？
時間がたつと、記憶が風化して新たな恋に動きますよね。それと同じです。
(ふられた事がないというつわものにはこれからふられてもらって、一度地獄を見てもらいましょう。笑)
以上2点が、仕事に与える悪い影響になります。
共通している点は「時間が解決する」です。
人生は長くありません。
考え方を変えれば、時間が解決してくれるのを待たなくて済み、時間をもっと有意義に使えるようになります。
成果を出し、楽しく生きていきたいのであれば、落ち込んでいる暇なんか、ないと思いますよ！
次の項で、その考え方について、説明させていただきます。
3,ミスして落ち込んでも、すぐに切り替えて仕事に取り組める方法
それでは、ミスをしてしまっても、落ち込まない方法をお伝えしていきます。
実は、私自身も、落ち込んでは迷惑をかけての繰り返しを経験してきた人間ですので、それなりに信頼性はあると確信しています。
難しい事は言いませんので、今日から、落ち込んだ気持ちと決別したい方は、ぜひ参考にしてみてください！
STEP1, ミスをした時、自分のレベルが不足していたと素直に認める
ミスを受け入れる事で、「次に同じミスをしない為の対策を考える」ようになる為です。
冒頭で、ミスをして落ち込む原因は、「プライドが高いから」とお伝えさせていただきました。
プライドが高い事は決して悪い事ではありません。
「自分ならできる」という自信にもつながりますのである程度のプライドを持って仕事をするべきだと私も思います。
ですので、ミスした時には落ち込まず
「単純に経験不足だったんだな。いい経験になったと考えよう！」
と受け入れる心を持てば、今以上に成長スピードが、グンと上がる事間違いなしです。
プライドは、普段から仕事に真剣に取り組んでいるからこそ、生まれます。
気持ちのコントロールができるようになれば、能力が一気に上昇する人が多い印象があります。
適度なプライドを持ちつつ、失敗を受け入れ、更にレベルアップしましょう！
STEP2, ミスをした原因を探る
そもそも個人レベルではどうしようもない問題が発生することも必ずある為です。
ミスをしてしまう要素として
- 個人の力量不足
- 仕事の仕組みの問題
以上2点の要素が存在します。
個人の力量不足であれば、素直に
- 自分の仕事の進め方
- 何が不足していてこのようなミスが起きたのか
をしっかり見直して、対策を考え、次の機会で効果を試せばいいのですが
仕事の仕組みに問題がある場合、個人の問題ではない為、慎重に行動を起こす必要があります。
仕組みの問題とは、どういう例があるのか、簡単に挙げていきます
- 日程が成り立っていない (小さなミスも許されないギチギチの日程)
- 標準化されていない (手順などが全くない、個人のレベルで結果が大きく変動する)
大きなくくりで、以上2点に絞られます。
共通して言えることは「段取りができない」事です。
仕事で高い成果を出すためには、必ず段取りが必要です。
段取りができない=ミスが起きる、当たり前の話です。
段取りについて、詳しく知りたい人は、下記リンク先をどうぞ
仕組みの問題に気づいたら、まずは、しっかり段取りができる体制ができるように、上司・先輩に、問題点を相談し、変える動きを取っていきましょう。
相談について、詳しく知りたい人は、下記リンク先をどうぞ
www.jaoba.net
STEP3, ミスは誰でもすると開き直る
正直、この一言で全て解決できます。笑
ミスをしない人なんて絶対にいません。
「ミスしたことない！」などと豪語する人でも、必ず何かしらミスはしているはずです。
隠しているか、ミスと思っていないか、どちらかです。笑
プライドが邪魔をして、ミスを認めない姿は、経験を積んだ人からは一瞬で見抜かれます。
何度も言いますが、ミスをすること自体、悪い事でもなんでもありません。
「次からどうすれば回避できるのか」をしっかり考えます。
もし、自分のミスによって迷惑をかけてしまった人がいる場合は
誠意を込めた謝罪の言葉を一度だけ伝えれば、もうおしまいでOKです。
組織で仕事を進める中で、ミスなんてお互い様です。謝罪に行った際に激しい剣幕で怒ってくる来る人は、「じゃぁあなたはミスしないの？」と考えながら右から左でOKです。
そんな人をまともに相手していても、時間の無駄です。
人生は長くないので、出来る限り無駄な時間は省きましょう！
簡単ですが、以上が、切り替えて仕事に取り組む為の考え方になります。
心の持ち方でいくらでも流せるようになるはずです。
4, 仕事でのミスを、ミスとしてとらえなくなる方法
私の経験談と、私が実際に行っている事を簡単にお伝えします。
どんなミスをしても「まぁ、仕方ない」とまずは頭の中で必ず考える様にしています。
というよりも、最近は、勝手にこの考えになりますね。
上記のSTEP3に非常に近い考え方になりますが、ミスには必ず原因があります。
「自分の力量不足」
「仕組みの問題」
いずれにしても起きてしまったことを悔やんでも、全く意味がありません。
多少なりとも「しまった」と思う事はありますが、私は落ち込む事はほとんどありません。
何度もお伝えさせていただいていますが落ち込む時間は本当に時間の無駄です。
落ち込んでいる暇があったら「次に活かす方法」を考えたほうが、あなたにとっても、会社にとっても絶対にいいと言い切れます。
「次に活かす方法」を考えるには、まずは原因を深堀する必要があります。その深堀する行為こそが「反省」になります。
ミスなんて誰でもします。
完璧な仕組みなんてありえません。
世の中の殺人事件や、幼児虐待がこの世からなくならないのは、仕組みに問題があるからです。
国も問題を防止しようと一生懸命仕組みづくりに取り組んでいますが、正解が見つからないからひたすら対策の繰り返しが続いています。
5, 終わりに
私は、基本的に考え方で全ていい方向に向かえると考えています。
仕事のミスなんて、誰でもするし、それをいちいち怒ってくる方がおかしいと思います。
取り組み方に問題があった場合なども、怒らず、本人が気付くように周囲から言うべきなのです。
(わざと周囲に迷惑をかけるように、悪意のある行為を続けた場合は、そういうわけにはいきませんが)
今からでも、ミスをミスと思わない思考を取り込み、会社とあなた自身の成長に役立てていってみてください。
私自身、これからもメンタルコントロールを身につけて、人生を更に楽しく過ごしていきたいと思っています！頑張りましょう！！
合せて読みたい！
共有フォルダのルールを仕組み化！！無法地帯からの脱却！！Part1
こんにちは！AOです。
早速ですが、このような悩みを、お持ちではないでしょうか。
「会社でせっかくネットワークを利用した共有フォルダがあるのに、使い方が決まってなくて、まさに無法状態」
「せっかくの機能をほぼ活用できてなくて、めちゃくちゃもったいない。もっと成果の出る使い方があるはずだ！」
以上のように高い意識を持っていても、
「結局、どうすればいいんだろう？」
という状態になっていませんか？
この記事では、上記のような悩みを解決します。
最後まで読んでいただく事で「社内ネットワークを利用した共有フォルダの有効な使い方」が身につきます。
それでは、早速進めていきましょう
目次
1, 共有フォルダの目的、知っていますか？
結論からお伝えします。
「個人PCによる属人化防止」
「資料、ノウハウを会社の財産として残す」
以上2点になります。
どちらも、組織の成果向上が目的です。
共有フォルダはとても便利なのですが、便利すぎるがゆえに、データがどんどん蓄積され、「どこから整理しようか・・・」と頭を抱えてしまうケースも多いです。
今回は、目的を見失わず、かつ成果を上げられる方法について、説明していきます。
それでは、実際に使いこなす基本実用編の紹介に入る前に共有フォルダを活用した時の効果について、説明していきたいと思います。
2, 共有フォルダを使うと、どんないい事があるの？
ここでは、共有フォルダをうまく使うと、どんないい事があるのか、説明します。
この記事を読んだ後、「とりあえず取り組んでみようかな」という気持ちになってもらえると、うれしいです！
1, 属人化を防げる
属人化とは、担当者など、特定の人物にしかできない作業の事を言います。
情報や、業務の進め方が共有できていない場合に、よく見られる光景ではありますが・・・
正直、どこの企業にもよくある話だと思います。
組織の仕事の一部が属人化されている場合、担当者が不在の時に、トラブルが起きると、組織全体の仕事が止まってしまいます。
仕事に関わる人数が多ければ多いほど、損失が大きくなることはわかっていただけると思います。
以上のような事が続くと、担当者は、休みが取れない状況が続き、最悪の場合、体調を崩してしまう危険性が生まれます。
さらに、「交通事故」や「身内の不幸」など、不足の事態で、一定の期間、会社に来れない期間が発生する事も考えられます。
そういった事態も考えた上で、普段から組織の体制をつくり、属人化を廃止することが、全体の成果を上げる事につながります。
2, 情報を共有できる
情報を共有する事で、組織関係者が、作った人の知識や経験も共有できます。
共有フォルダに保存してある事で、誰でも気軽に資料が見れる為
「資料の作り方」
「考え方」
の勉強になり、結果的に会社の利益につながります。
3, ペーパーレスにつながる
紹介した上記2項は、実は他に解決手段があります。
それは印刷して書類で残すやり方です。
印刷して、ファイリングして、棚に収めておけば、情報を共有できます。現に今でもそうしている会社は多いのではないでしょうか。
私の勤める会社でももちろん、書類はたくさん存在します。
しかし、書類は、「用紙」「書類ファイル」「保存スペース」を用意する必要があり、時代背景も手伝って、コスト削減を義務付けられています。
そこで、共有フォルダを利用する事で、上記3点が不要となり、コスト削減につながっています。
「承認原紙」を証拠として、残す必要のある書類は、ファイルを作成しますが
それ以外の「打合せ資料」であったり「連絡文書」などについては、データで残す習慣をつける事が総合的に有効です。
3, 共有フォルダを使いこなす基本テクニック (初歩編！)
ここまで、共有フォルダを使うと、こんな効果があるとお伝えしてきました。
しかし、効果の出る使い方をしないと、何の意味もありません。
これから紹介する以下の3点を実践することで、有効な使い方が出来るようになります。
簡単な内容ばかりですので、ぜひ、気軽に取り込んでみてください。
STEP1, 各フォルダのタイトルの頭に番号を付けて検索スピード大幅UP。
無秩序に並んだフォルダを見ると、まず、うんざりしませんか？
納期に追われている時は、探す以外に選択肢はないため、「時間」と「体力」を使って、目的の物を探します。
が、やはりできることなら、スッと出したいですよね。
探している資料の名称が分かった時点で、10秒でたどり着けるよう、仕組みを作ってしまいましょう。
その手段の一つとして、フォルダの頭に「番号」を振ります。
まず番号の付け方は、主に下記の2パターンになると思います。
- 業務進行順
- 年月順
この2つのパターンさえ押さえておけば、検索スピードが向上できます。
それでは、1つずつ、イメージを見ながら説明します。
業務進行順
プロジェクトなど、日常業務とは違う仕事の資料を保管するフォルダに適用される考え方になります。
例えば私の勤める会社では
「開発 → 設計 → 製作(試作) → 検証 → 量産」
と、ざっくり以上のようなプロセスでプロジェクトが進みますので、こういう
日常のルーティンワークと違い、プロジェクト単位で仕事が進む場合は、プロジェクト別で「業務進行順」を利用します。
年月順
日常業務のデータ保管に適しています。
・作業日報
・安全日誌
・チェックリスト
など、完全に「ルーティンワーク」として扱われる業務に対しては、まずは、以上のようにフォルダを作り、保存します。
ここで、「どこが年月順なんだよ！」と思われた方も多いと思います。
もっともな意見ですが、ここからが肝心です。
このようなルーティンワークとは、日ごろの作業の積み重ねが非常に大事なので、データ数も膨大になります。
その膨大なデータを「年月順」で並べる事で、データの吸出しが容易になり、共有フォルダに保存する理由が明確になります。
こうする事で、必要なデータの居場所がわかりやすくなり、いつでもだれでも、効率よくデータを収集できることが可能になります。
上記のようなルールがない事で、よくある失敗談として
「資料がだぶって作られている」
「作った資料が、全く生かされず、何年もだれからも見られることなく処分される」
といった事を聞きます。
まさにその通りで、私も新人時代に心当たりがあります。
まだ入社間もない時に、暇つぶしに共有フォルダの中に保存された色々な人が作った資料をネットサーフィン感覚で見るのが楽しかった時がありました。
しかし、その資料たちは、その後、一度も見られることなく、処分され、今は存在すらしない資料になってしまっています。
そんな私くらいしか、共有フォルダの中の資料は見られないくらい、化石化していた事を思い出しました。
STEP2 各資料のタイトルの最後尾に「改訂履歴」を必ずつける
どの資料が最新の情報なのか、明確にする為です。
共有フォルダはデータを色んな人が自由に編集できます。
その時によくあるのが、失敗してもいいようにと資料をコピペ後、資料を編集します。
ここまでは、考え方としていいと思うのですが、問題はここからです。
せっかく分けて、情報を更新したのに、保存後の資料のタイトルを更新せず、どれが最新かわからない状態にしてしまう事がよくあります。
そして次に編集する人が、間違えて更新前の資料をそのまま更新し、「あれっ！？」とパニックを起こす人が出ます。(パニックを起こすのは、もちろん1度前に更新した人です)
そしてその直しに多大な工数がかかるのです。
こうなってしまうと、うかつにデータを消せない事態になり、データは増えていくし、必要な情報が効率よく取り出せないし、場合によっては、何も知らない第3者が勝手にデータを消去してしまう事態も考えられます。
このような無駄な時間をかけてしまうような事態を発生させないためにも、改訂履歴を徹底してつける習慣をつけましょう。
ちなみに私の勤める会社では「revision(リビジョン)番号」として、資料の最後尾に「rev.○○」と記載するルールがあります。
ルールが定着しなければ、共有フォルダは有効に使えません。
有効に使えないのであれば、共有フォルダに保存する意味がなくなってしまうので、個人パソコンの中に保存して運用したがマシ！という判断になってしまうわけです。
STEP３ 年に一度「バックアップ」を取る
予期せぬ事態に備える為です。
他のネットワークを利用して、保存するか、外付けHDDを利用するなどして、必ず復元できる状態にしておきましょう。
ちなみに、ここでいう予期せぬ事態とは
- 操作ミスによるデータ消去
- ネットワーク上の問題によるデータ消去
以上2点になります。
共有フォルダは基本的にネットワークを通じて行われており、間違えて消去してしまった場合、戻る事はありません。
個人パソコンのローカル上で削除した場合には、「ゴミ箱」の中にデータが残っている為、復元は可能ですが。
また、ネットワーク環境上の問題によるデータ消去は、運用の歴史が浅い会社などでは、起こりえる可能性があると考えた方がいいでしょう。
苦労して培ってきたこれまでの経験から作り上げてきたノウハウが、なくなってしまうのは、個人にとっても、会社にとっても、大きな損失になります。
このような事態が起きても困らないよう、事前に対策を打っておく事が大事です。
4, 終わりに
このような共有できる物を上手に使いこなす事ができるようになれば、間違いなく組織はレベルアップします。
組織で取り組む仕事の一人の力はたかが知れています。
一緒に働く人たちの協力を得て、うまく発揮させる事が出来れば、成果はおのずと大きくなります。
ぜひ、大きな成果を上げる為に、個人の力の発揮にこだわるのではなく、組織全体の力を発揮させる方法について、学んでいってみてはいかがでしょうか。
他にも、整理整頓など、会社のレベルアップに、あなた自身が貢献できることは多々あるはずです！
一緒に頑張っていきましょう！
「相談」は、仕事ができる人の基本！ガンガン吸収して、レベルUPしていきましょう！
こんにちは！AOです。
仕事を進めていく上でこんな話をよく聞きます。
「仕事をもらったのは、いいけど、分からないことだらけだ。
上司、先輩も忙しそうにしてるし。。。どうしたらこの状況から抜け出せるだろうか」
そんなあなたに、私から提案です。
相談することを覚えて、苦しい状況から脱却しませんか？
この記事を読んでいただく事で相談することの効果がわかり、どうすればいいのかわからない状況から脱却できるようになります。
それでは、進めていきましょう！！
目次
1, 仕事上における相談の目的
あなたは相談する目的を意識していますか？
結論から申しますと、仕事における相談の目的は
抱えている問題・課題解決に向けての「方向性の確認」「ゴールの決定」になります。
組織で仕事を進める上で、一人で解決が難しい場面が必ず発生します。
そんな時、一人で抱え込まず、上司や先輩など、周囲の関係者に相談する事で、少しずつ解決に進める事が出来るようになります。
2, 相談する事で生まれるメリット
相談には、「問題解決」以外にも、メリットがありますので、3点ほど紹介します。
2-1, 相談中、解決策を思いつく
言葉でアウトプットする事で、自分の思考を客観視する事ができるようになる為なんだそうです。
課題解決方法を相談している最中に、「あ、これならいけるかも！」と急にひらめいた経験ってありませんでしたか？
人間は、自分の思考を自分の主観の角度から見ている場合がほとんどです。
言葉を発したり、明文化する事で、もう一人の自分が、別の角度から観察する事ができるようになります。
2-2, 考え方を変えられる
他人の意見を聞くことで、自分の偏った思考にメスをいれる事ができます。
自分が経験したことのない話や、自分にはない価値観、信念を聞かせてもらう事で、新たな考え方が身につき、色んな場面で柔軟な対応が可能になります。
2-3 周囲を巻き込んで仕事を進めることができる
相談をすることで、力を借りるだけでなく、一緒に作業を進めることが可能になります。
進め方がわからなくなったり、困ったことがおきてしまい、相談した際に、相手の承認欲求が満たされ、問題解決の手助けをしてくれるようになります。
一人で出せる結果なんて、たかが知れています。
協力者を増やして、成果を上げていきましょう！
簡単ですが以上3点が、相談をする事で生まれるメリットになります。
3, 相談を気持ちよく受けてもらえる為に心がけること
相談する事で生まれるメリットがわかった所で、いよいよ実践方法について、説明します。
以下の事を、最低限心がける事で、トラブルなく、相談を受けてもらうことができるようになります。
STEP1, 相談する時は、クローズドクエスチョンを！
相談相手の、回答までの負担を極限まで軽減できる為。
クローズドクエスチョンとは、「YES or NO」のみの回答を相手に要求するような質問方法です。
まずは、悪い例の紹介からいきます。
「この資料を作成する時の考え方を教えてほしいのですが、どうすればいいのでしょうか？」
このような質問の仕方は、極端な話、別の言い方をすると
「考えた結果を、全部教えてください」
と、言っているようなものです。
完全に思考停止し、相談相手に答えを出すよう丸投げしている状態です。
このような相談を受けた相手は、真剣に考えてくれる事はないでしょう。
次にいい例
・「この資料を作成する時の考え方を教えてほしいのですが、これであっていますか？」
・「このポイントを表現するのに、こうしようと思うのですが、よろしいですか？」
以上のように回答の出だしが『YES or NO』になるように質問をすれば、相談を受ける側の、考える負担が軽減されます。
相談する相手にも、有限な時間があります。
出来る限り相手の思考力と時間を奪わないよう、できる限り配慮してあげてください。
ちなみに私は新人の頃、先輩に声をかけた後、質問の内容を整理し始めた事があり
「ちゃんと事前に聞きたい事をまとめてから聞きに来い！」
と、怒られたことがあります。
今思えば、ありえませんよね。。。笑
STEP2, 相談に行くときには必ず事前に確認を取ってから！
相手の都合を見計らって相談する事で、一緒に考えてもらえる可能性が高くなります。
相談したい相手も、仕事をしています。
自分の都合の為だけに存在しているわけではないので、配慮が必要です。
相談したい時には、相手の手が止まっている時を見計らって
「○○さん、○○の件で、相談したいのですが、5分ほどお時間よろしいでしょうか」
のように聞くと効果的です。
ここで、重要なポイントが3点ほどあります。
- 名前をまず呼ぶ
- 要件を伝える
- 相談にかかる目安時間を伝える (想像でOK)
最低限、以上3点を心がけましょう。
以下は私が勤める会社で実際見た光景なのですが
相手への配慮が苦手で、直球型な(要は空気読めない)Aさんと、作業に集中している時に邪魔されるのを極端に嫌うBさんで、以下のようなやり取りがありました。
Bさんが、耳栓をして、鬼のような形相でパソコンでタイピングしているところに
A「ちょっと、この件なんだけど、こっちに必要な情報が書かれて・・・」
B「今俺が何してるのか、わからないのか！？俺と話したいんならちゃんと予約してから来い！」
と怒鳴っていました。
磁石のN極同士を向かい合わせた時並みに、反発するタイプの2人のやりとりを見て
「予約って・・・」
と笑ってしまいましたが
「確かに話しかける時は最低限相手に配慮しないといけないな」
と、強く感じました。
※この二人、当時「42歳」です。
STEP3, 普段の態度に気をつけないと、いざという時助けてもらえない
ここにきて精神論のような話になりますが、普段からいい加減に仕事に取り組んでいると、信頼関係が築かれず、相手にしてもらいにくいです。
相談相手が上司やチームメイトの場合、失敗されては困るので、「仕事が成功するまでの指示」をもらう事はできるかもしれませんが、「成長につながるアドバイス」はもらえないでしょう。
相談とは、相手の思考を取り込む行為でもあります。
普段から、信頼関係をしっかり築いて、色んな人の知識を自分の物にしていきましょう。
実際に、どんなに若くて、見かけがチャラチャラしてても
「仕事を完遂させる！」
という強い信念を感じる人には、周囲は協力してくれます。
逆に、「自分の分野だけ適当に終わらせて、他の人なんて知らない」なんていう態度で普段から仕事に取り組んでいる人には、協力は得にくいです。
ちなみに私は若いころ、よく色んな人に
「お前見た目はチャラチャラして、いい加減に見えるけど、意外に真面目なんだな」
と言われていました。
ほめてくれているのか、わからない表現ですよね。笑
4, これだけはやめよう！相手を困らせてしまう相談
私の過去の経験談より、「これをやってしまうと、100% 相手に迷惑になってしまう相談の持ち掛け方」を紹介します。
それはずばり「何を相談したいのか、明確にしてないまま、話しかける」事です。
「こころがける事 STEP1」でも、簡単に説明しましたが相談を受ける側は「時間を奪われる」事になります。
上司、チームメイトに勢いよく
「あっ！すみません！ちょっといいですか！？」
と呼び止めて、要件を聞かれてから
「え～と、ちょっと待って下さいね～。え～っと・・・さっき部長が言っていた件なんですけど、、、あ～ちょっと待ってくださいね。確か・・・」
と、手帳を見ながら確認を始めたり、顎に手をかけて自分の頭上を見つめながら、思い付きで質問を考え始めました。
あなたならどう思いますか？
特に急ぎの仕事もなく、普段から深い関係を築けている後輩なら100歩譲って笑えますが
忙しかったり、そこまで関係が深くない関係の後輩がそのような所作を取ってきたら・・・
「暇じゃないんだよ！！早くしてくれ！！！」
と、言いたくなるのではないでしょうか。
私はそのような場面を後輩や部下が作ってきた場合、喉元ギリギリまで出てきている暴言を吐きださないように、自分の理性と戦っています。
相談する前に、極限まで聞きたいことを絞り込んで、声をかけるように気を付けましょう。
5, 終わりに
社会人になると、「報(ほう)・連(れん)・相(そう)」という言葉を耳にする機会も増えてくることと思います。
「報告・連絡・相談」の省略した言い方です。
仕事の基本となる「報・連・相」の中でも一番重要なのが「相談」になるといわれています。
なぜなら、仕事の成果につながるだけでなく、人の思考を吸収する事で、個人的なスキルレベルUPに一番効果的と言われている事からです。
この機会にぜひ、「相談」について、理解を深めていただき、今後もレベルアップしていってください！
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