仕事の報告がスムーズに行えるようになる方法 part1
こんにちは！AOです。
今回の記事では
「会社で、細かく報告しなさい。と言われるけどどうして報告しなければいけないんだろう」
「どんな報告の仕方をすればいいんだろうか」
などといった悩みの解決方法をお伝えします。
更に、この記事を読んでいただく事で報告の重要性がわかるだけではなく仕事の成果が向上します。
組織で働く、基本的な考えとして役に立つと思いますので、ぜひ参考にしてみてください。
それでは、進めていきましょう。
目次
1, 報告の目的
結論からお伝えします。
上司と仕事の進捗(しんちょく)を共有する事になります。
では、共有する事でどのようなメリットが発生するのか、確認していきましょう。
2, 報告が生み出すメリット
1, 潜在的な問題に気付ける
共有する事で、上司の目線、角度から見た情報から指摘をもらう事ができ、それまで気付かなかった問題に気づく事ができる為です。
仕事を進める上で、守るべきは日程です。
上司は「日程を守れなくなる問題の要素」を、常に担当者とは違う目線から、観察しています。
他にも、経験からくる注意点など、貴重な情報を与えてもらえる事で、担当者に見えていない問題に気づけるようになります
2, 担当レベルでは、進まないような問題を解決してもらえる
上司の力で、足を引っ張っている部門・人物のお尻を叩いてもらえる為です。
組織で仕事を進める以上、必ず周囲との連携が必要になる作業が発生します。
「あの部門の仕事が終わらないと、こっちの仕事が進まない」
などといった状況になる事もあります。
例えば、関係部署の担当者が他に仕事を抱えており、仕事を停滞させているにも関わらず
「処理したいけど、他の仕事がたくさんあってるから、とりあえず後回しにする」
などといったパニック状態になり、担当レベルで話が進まなくなってしまった時に、上司の出番になります。
上司から関連部門の責任者に連絡してもらい、仕事の優先順位を変えるよう依頼してもらうなど、対策をとってもらう事ができます。
これも、報告を行う事によるメリットになります。
3, 上司に安心感をもってもらえるようになる
一人で勝手に仕事を進める事はないという安心感を持ってもらえることが出来る為です。
上司にとって、一番怖いのは損失が発生する事態です。
組織で仕事を進める以上、部下のミスの責任は、上司が取る事になります。
従って、上司は仕事がスムーズに進んでいるかを常に意識しています。
ここまでくれば解ると思いますが、上司に安心してもらう為にこまめな報告が必要になるというわけです。
更に、報告を続ける事で
「この人は問題が発生した時には、ちゃんと報告してきてくれるだろう」
という信頼感を与え、細かい仕事の進め方に口を出してこなくなり、仕事が進めやすくなります。
何事も細かい事を指示されるのは、ストレスがたまる原因になりますからね。
3, よい報告を行う為にとるべき行動
STEP1, 数字を使って表現する
判断基準が明確になる為です。
例えば、簡単な例で、日程遅れを報告する際には
「問題が発生しています。このままでは日程を守れません」
というざっくりした報告の仕方ではなく
「予定に対して、現在3日遅れの状況です。このままでは日程を守れません」
と、「3日遅れ」という具体的な言葉を足すだけで、上司への伝わり方のインパクトが大きく変わります。
また、「目で見てわかるもの」があれば、伝わり方は更に向上されます。
日程遅れを報告する際には「日程表」を使用し、問題を報告する際には「問題の内容が解る図解」を使用しながら説明する事で、報告を受ける側の理解が深まります。
STEP2, 悪い報告ほど早めに行う
問題の被害や影響が小さいうちに、解決する事が出来る為です。
例えば、「不具合品」をお客様に流出させてしまったことが発覚したにも関わらず
「自分のミスと思われない為に、公になる前に自分で解決しよう」
とこそこそ行動してしまうと、個人で動く事になります。
個人の動きはたかがしれており、「行動範囲」「行動スピード」共に組織の動きに比べて大きく劣ります。
そして、以下のようになります。
- 不具合品流出
- お客様に気づかれる
- クレームを受ける
- 会社の評価が下がる
このような悪い流れになるでしょう。
もし、上司に事前に報告していた場合、会社の信頼を落とさない為に、上司は早急に下記のような行動を取ります。
- まずはお客様に素直に「不良品を納品してしまった」事の報告と簡単な謝罪連絡
- すぐに良品と取り替えさせてもらうように依頼
- 即取り替え
- 責任者と、関係者で謝罪しに出向く
起きてしまった問題をお客様が気付く前にこちらから手を打つ事が重要になります。
その行動で、会社のレベルを決められてしまうからです。
誠心誠意をもってお客様と向き合う事で信頼関係は保てます。
もちろん、一番は「ミスをしない」事ですが、新しい事を始めた時などは、仕組みが出来ていない為、必ず起こります。
ミスをしてしまった時には、隠さずに勇気をもって早く報告する事が非常に大事になります。
自分のミスは素直に暴露してしまったほうが、上司の心証は間違いなく良化します。
ミスを認めている相手を攻撃するような人は自分の事しか考えていない人間です。
そんな人の言う事は右から左へスルーしましょう。
謝罪する真摯な姿勢を見て、協力してくれる人は必ず現れます。
STEP3, 中間報告を必ず行う
スムーズに進んでいる場合も、問題を抱えている場合も、報告する事で安心してもらえる為です。
定期的に途中経過を伝える事で、上司の行動は変わります。
・スムーズに進んでいる場合
上司は、特に何もしなくていい状況になります。
しいて言うなら、自分の経験から細部を確認してくる程度です。
・問題を抱えている場合
上司は、問題が大きくなる前に、手を打つ準備に入ります。
その為の的確な指示を出してもらう事であるでしょうし
上司自身が、自分の出番のタイミングを見計らい、場合によっては他部門へ「根回し」を行います。
以上のように上司自身も、行動の方向性を決める必要がありますので、中間報告が必要になります。
少々うざがられるくらい、報告しましょう。
4,私の失敗例
私は20代前半のころまでは
「報告すると、色々といちゃもんをつけられて、やる事が増えるから期限ぎりぎりで注文をつけられないタイミングを狙って報告しよう」
という考えを持っていました。
今考えると本当に自分の事しか考えていない典型でした。
そんな考えを持っているので、全体の仕事の精度があがるわけがありません。
私の仕事の成果は、今考えると非常に低く、周囲の部門にめちゃくちゃ迷惑かけていたと反省しています。
基本的に、自分が楽をする分、他人が苦しむという考え方が身についたのは、自分の後ろの工程が苦労している姿を見てからですね。
会社で働く以上、常に会社の利益を追究する必要があります。
そのために、情報を共有し、個人プレーを減らし、問題を未然に防ぐ事は、基本中の基本という考えにいきつくまでに時間がかかりました。
5, 終わりに
本日お伝えさせていただいたのは詳細な手法ではなく、大きな考え方のみ紹介させていただきました。
報告の方法にも、順番など、細かい技術がありますが、また別の記事で紹介させてください。
仕事を円滑に進める為には、「報告」は必要不可欠なツールです。
私個人としては「やりすぎ」くらいでちょうどいいと思っています。
自身の仕事の精度と成果を上げる為に、ぜひ身につけていただければと思います。
それでは、これからも一緒に頑張っていきましょう！
